浅谈如何做好高校人事档案的开发利用工作

文/昆明学院人事处 朱莎

一、引言

对当前我国人事档案利用工作中存在的问题进行分析研究，并提出有效的策略，对提高高校人事档案的利用效果具有十分重要的意义。

二、高校人事档案开发利用工作存在的问题

（一）开发利用的意识薄弱。随着我国教育改革的深入发展，对高校人事档案开发利用的需求不断加大，其利用服务工作已经逐步成为了体现档案工作价值的重要因素。但是现实是，一些高校对人事档案开发利用的理念还比较落后和薄弱，受传统的“重藏轻用”的观念影响较大，各部门的工作人员以及档案的专门管理人员对人事档案利用意识比较欠缺，档案管理人员对人事档案的开发利用重视程度不高。

（二）信息传递不畅。因高校的人事档案开发利用涉及到了高校的多个职能部门，对各部门之间的联系和信息传递流畅度要求较高。各部门之间的独立性较强，缺乏一定的交流和沟通，信息无法得到充分传递，不同档案中包含的信息相互独立，造成了信息孤立的现象。

（三）信息化程度不高。高校人事档案开发利用工作的现代化需要先进的信息技术支撑，具有复杂性和重要性等特点。目前我国的一些高校建立了人事档案开发利用信息系统，但是因受各种原因和技术方面的限制，信息系统的价值并没有发挥到最大化。由此可见，当前我国高校人事档案开发利用工作的一个重要难点是如何建立可操作性较强的人事档案信息系统，提高开发利用的信息化程度。

三、做好高校人事档案开发利用工作的有效策略

（一）增强服务理念，提高开发利用水平。增强服务理念，是做好高校人事档案开发利用工作的基本保证。高校人事档案人员要增强学校工作服务，为领导服务、为职能部门服务、为职工服务的理念，增强了服务理念，在实际工作中的主动性和创造性就大大增加了。同时，档案工作人员要加强档案需求的科学分析预测工作，多形式给档案开发利用工作的开展提供相应的信息。增强主动服务理念，将被动服务转化成主动服务，将人事档案信息按照一定体系加以组织，在做好保密工作的前提下开展形式多样的服务工作。

（二）提高人事档案收集质量，确保档案的高利用价值。在人事档案开发利用中，材料收集的重要性不言而喻，收集的材料不仅要充分把握好主要内容，更要注重那些看似无关紧要的细节。以人事档案材料的书写用墨为例，在科学技术的不断发展下，计算机技术逐步应用到材料收集工作中，办公自动化日益普及。然而目前仍然还有用圆珠笔、纯蓝墨水写的人数档案材料，这样的档案材料受潮的概率较大，字体褪色、模糊不清的问题就会出现。这就要求管档人员进行要严格把好关口，注意细节，对那些缺乏耐久性字迹材料应该退回重新编制。

（三）遵循保密制度，处理好人事档案的保密和利用关系。对于高级干部、专家学者、机要人员的人事档案利用要从严把关，而对一般干部和普通的基层教职工的人事档案利用可以适度从宽。对不便向本人提供的信息，人事档案管理人员应该向其耐心解释，以得到其理解。对教职工的“三龄两历”信息需要细心鉴别，如果存在疑问一定要上交给劳动人事管理部门进行鉴定和批示，并及时向职工反馈。这不仅能够提高档案归档材料的质量，同时，能让教职工切实体会到人事档案的利用价值，增强了其对人事档案工作的重视程度，提高了其对人事档案管理工作的监督力度，对人事档案作用的发挥和提高高校教学改革服务的质量都有一定的意义。

（四）开发档案资源，提高档案利用率。离退休职工档案开发利用不容忽视。近年来各高校退休职工的比例越来越大，许多高校历史悠久，离退人员的数量庞大，档案利用的需求增多，因此做好离退职工的档案开发利用工作，对离退人员的服务水平和高校的和谐发展具有重要的作用。为此，要及时做好离退休人员档案的收集和补充作用，保证档案的连续性和完整性；充分利用信息化手段，提高离退休职工档案的有效性和规范性；与离退休管理部门构建信息共享平台，方便快捷地为老同志服务。

四、结语

总之，人事档案的开发利用工作，是检验高校档案工作的重要指标，是高校人事档案信息资源能否充分发挥其价值的重要标准。高校的人事档案工作者要不断的增强服务理念，以提高开发利用水平；要不断提高人事档案收集质量，以确保档案的高利用价值；要严格遵循保密制度，以更好的处理人事档案的保密和利用关系；要充分开发档案的信息资源，以提高档案的利用率。做到了这些，就能促使高校人事档案开发利用工作的顺利进行。

[1]马荣霞.适应新形势、新任务需要努力做好高校人事档案管理工作[J].档案天地,2011,25(06):14-15.

[2]姜燕.浅谈新形势下如何提高人事档案管理工作[J].科技创新导报,2011,36(20):01-02.

[3]冯妮娜.新形势下人才与人事档案的互动[J].数字化用户,2014,30(14):22-23.