高校档案工作的现状、问题及对策

文/广东开放大学 梁建梅

2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，做好档案工作，不仅是当前社会各项工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。《意见》提出了新形势下加强和改进档案工作的新要求，包括完善档案工作体制机制，建立健全覆盖人民群众的档案资源体系，方便人民群众的档案利用体系，确保档案安全保密的档案安全体系，以及加大对档案工作的支持保障力度等五个方面。面对新形势新任务新要求，高校要与时俱进，开拓创新，加强档案基础业务建设，改进档案工作方法和技术，提高档案管理规范化、存档信息化、服务大众化的水平，推动档案工作的持续发展。

一、高校档案工作现状

（一）学校各级领导高度重视。一直以来，高校各级领导对档案工作给予了很大的关心与支持。档案一般由一名校领导分管，成立档案馆或档案室，配备相应的专职人员，档案经费专款专用。档案工作被列入学校工作的年度计划和总结，各级领导经常现场调研，定期了解档案工作情况，及时解决档案工作中遇到的实际困难，确保档案工作所需的人员、经费、设施和设备到位，档案工作不断发展。

（二）强化督导和培训。高校有一套健全的档案工作网络，建立了较完善的学校、单位（部门）、兼职档案员三级档案管理体系，为做好档案工作打下了坚实的基础。为保障档案工作网络的规范有序，高校有意识地加强对专兼职档案员的督导和培训。专职档案员定期参加档案行政管理机构举办的业务培训，更新工作理念和管理方法，掌握最新的档案技术。对兼职档案员则是年度培训和随时指导相结合，培训档案有关知识，对档案资料的收集、鉴定、整理、利用等业务进行手把手的辅导。

（三）推行“前端控制，全程管理”理念。所有文件资料在发文盖章时，均保存一份正稿、签发稿和草稿，文件资料年底以部门为单位进行汇总、立卷、录入档案系统、移交、归档。对于科技项目档案或专项业务档案，则推行“四同步”管理，项目结束或竣工后归档。集中收集与平时收集结合的方式，保证了学校产生的有保存价值的文件资料收集齐全。整理方面，按照高校档案分类法，准确分类，整理有序，装订美观，安全保管。

（四）积极开展档案利用服务。档案工作始终围绕学校中心工作提供优质服务。如：提供大量涉及学校定位、财政拨款、人员定编等档案文件，维护学校合法权益，有效解决债务、产权等各种纠纷；协助纪检、监察处核查各部门处级干部签署合同和经手的规章制度；为学校周年庆典、人才教育教学评估等工作提供参考和凭证资料；查阅学籍档案提供学历认证，为历届毕业生提供核实学历、学籍证明等等。档案工作为师生提供了大量的查阅服务，成为了学校工作不可缺少的参谋助手。

（五）加大档案资源编研开发。档案编研一直是高校档案工作的重点之一。高校一般有组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等基础编研资料，学校特色编研资料和专题材料、发文汇编等等。档案部门认真总结档案编研经验，在学校范围内征求意见，分析需求，有针对性地开发档案信息资源，编纂新专题。档案编研在学校人才培养、科研和社会服务中发挥重要作用。

（六）积极推进档案信息化建设。档案信息化建设是提高档案管理质量和水平的重要抓手，也是时代发展的要求。高校通过购买或合作开发档案管理系统，档案目录电子化率达100%，近年来许多高校开始实行OA办公，电子文件即时归档。而且，学校对存量档案进行数字化扫描，逐步实现全文网上检索利用。

二、高校档案工作存在问题

近年来，高校档案工作取得了较大的发展和进步，然而，在新形势下，高校档案工作尚存在一些问题。

（一）档案制度有待完善。高校档案收集范围和档案保管期限的相关规定，需要重新定义和修改。专职人员岗位职责考核制度、兼职人员岗位职责和依法治档制度、档案工作依法检查制度、档案信息安全管理制度等有待建立和完善。

（二）档案意识有待加强。存在档案意识淡薄、责任心弱的现象，有些重点项目建设未能与档案工作做到“四同步”，部门预立卷制度执行和开展较难。

（三）档案信息化建设有待加快。学校档案信息化建设虽取得了一定成效，但电子文件的归档管理、党群、行政类永久保管的档案扫描工作尚未启动，学籍档案数量庞大，数字化扫描进度慢。档案全文数据网上检索利用尚需权限，并未全面开放。

（四）档案信息资源整合利用不够。校内部门之间缺乏系统协调意识，各个部门的信息化各自为政，采用的软件系统不一致，数据标准不统一，缺乏统一的信息资源管理平台，导致校内大量数据的重复建设和资金浪费，形成多个“信息孤岛”，资源无法共享，也增加了以后档案数据兼容、对接和归档的难度和成本。

三、高校档案工作持续发展的对策

（一）开展档案规章制度的废、改、立工作。认真贯彻落实《意见》有关部署和任务，高校要进一步开展档案规章制度的废、改、立工作，修订各类档案制度，制定档案信息安全管理及档案管理应急预案，建立专兼职档案员岗位责任制及奖惩制度，建立健全检查、考核、评估制度等。

（二）重视档案的形成积累，做到“四同步”。继续加强对档案工作的领导和重视，把档案归档工作列入单位（部门）岗位责任考核范围，纳入相关人员的工作职责。重大基建项目、教学评估项目、科研课题、研究项目等要严格做到“四同步”管理，逐步规范文件档案材料的形成、积累、收集和整理工作。

（三）持续推进档案信息化建设。按照高校档案信息化建设方案的规划，档案信息化建设与学校信息化建设同步发展，档案管理系统与OA办公系统无缝对接与整合，加强电子文档的收集、管理，加快学籍档案、党群、行政类重要档案的数字化扫描工作，持续推进档案信息化建设。

（四）加快档案资源整合。高校档案信息资源的整合和开发利用尚处于初级阶段，发展的空间比较大。

要统筹规划，整体协调，加大经费投入。按照“整合资源，共建共享”的原则，将学校内部所有的资源体系整合，纳入统一的开发平台，实行统一的技术标准，逐步将高校教务系统、学籍系统、科研系统、设备系统甚至财务系统的数据都与档案系统对接，真正实现纸质文档与电子文档的同步归档。对所有档案资源进行再开发、再挖掘。与此同时，建设能够支持多方访问与个性化利用服务平台，实现档案信息资源的开发和共享，最大限度地发挥现有资源的作用。

（五）优化信息化人才队伍。首先，构建专业的技术队伍。档案管理人员除了具备档案基本知识外，还要具备一定的计算机水平，熟悉计算机操作、录入、网络、数据库、图像处理等方面的知识，不断更新知识结构，活到老学到老。其次，强化业务培训。开展面对全校各个层次的档案信息技术培训，重点提高师生的信息技术运用能力。再次，借助于高校网络技术部门或外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势，采取合作或购买技术支持服务，优化档案人才队伍结构，提高信息化建设的效率。最后，多开展校际间的技术交流，开阔眼界，相互促进和提高。

（六）完善档案安全管理工作。做好安全保护工作是档案最重要的基础工作之一，高校继续强化档案安全意识，开展安全专项督查，加强基础设施建设，保证档案实体和档案信息的安全、系统和完整。

在以知识和信息为主要特征的时代背景下，高校档案工作的关键是创新，管理创新，技术创新，利用模式创新。在创新中求发展，迎接新挑战，开创新局面。