信息时代下医院档案管理途径

文/新沂市人民医院 高璇

医院档案管理是一个比较繁重的工作，传统的档案管理一般都是靠档案管理员手工操作的，而且，医院的档案涉及比较广，在收集和整理保管时都很复杂。随着现代科技的不断进步，电子计算机技术在医院档案管理过程中得到了广泛地应用，医院档案的管理模式也有了很大的变化，纸质与电子文件的相互配合是一种新式的档案管理的方法，在一定程度上提高了档案管理的工作质量和工作效率。

一、纸质档案与电子文件的配合管理

纸质档案与电子文件的单独使用在不同程度上都存在一定的问题，两者的结合反而能扬长避短，互补共存。纸质与电子文件的配合管理下，纸质档案为电子文件提供了很多的原始依据，电子文件也弥补了纸质档案的缺陷，所以在重视电子文件的同时，也要完善纸质档案的管理工作。纸质和电子文件都是档案管理中的重要方式，两者的发展目标是一致的，就奔着共同的发展方向来看，两者也是可以相互配合的，而且，在两者的配合下，档案的管理工作会更简单，档案的保管也会更安全，这也是充分体现了它们存在的价值。

特别是我院在2013年12月进行了搬迁，在建设新医院过程中形成了大量的文件、合同、证件、图纸资料、音像资料。2014年初，在院领导的大力支持下，新档案室建设完成，配备了先进的计算机、打印机、文件扫描仪等设备，综合档案室也开始着手接收并整理新医院建设办公室档案资料。在整理和接收档案时运用纸质和电子文件的配合管理，既增强了档案管理的安全性又减少了档案原件的磨损。

二、医院的档案管理信息化

（一）熟悉计算机的基本操作是现在从事档案管理工作的首要条件。因为现在的档案管理的工作依靠于计算机的网络技术，所以医院的档案工作人员应该具备信息处理、文件扫描与存储、光盘的刻录等技术，顺利完成档案的整理工作。把重要的合同和使用频繁的文件、证件、图纸扫描到计算机里，同时又在移动硬盘里做了备份。查阅时直接从电脑里查找打印，遇到问题时才从库房调阅纸质文件对比，这样既方便了查阅，减少磨损，又提高了安全性。

（二）在医院档案管理工作中电子病历、处方占据很重要的地位。目前使用的系统，各种检查单直接通过网络传到医生办公室，医生使用工号随时随地可以调阅。病人出院后，护士把医生的医嘱、护理记录、检查单等汇总后直接发到病案室，再由病案室工作人员进行统一整理管理。医院病历档案管理工作中的表格形式和内容都与常见的表格不同，许多表格在文件记录、电子文件检验、电子文件设备等方面都有涉及，这些表格内容的填写影响着电子文件的保管工作，如果操作不当就会使档案管理陷入难以修复的局面。

（三）医院档案的信息化管理有很多优势,但工作量并不轻松。档案的信息化建设需要完成的工作很多:一是对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。二是要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。三是要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。四是要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。五是要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。六是纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。

三、应该重视档案管理，制定相关制度

医院的档案纸质与电子文件的配合管理涉及到各个部门，档案管理的顺利进行就必须有相关的制度支持。

（一）提高领导和各个部门对档案管理的重视。纸质与电子文件的配合管理工作是在档案管理的范围内，但是医院的领导及各个部门的工作人员也应该重视这项工作。纸质与电子文件配合管理工作的进行是基于纸质文件的管理的完善，由于电子文件在很多方面都与纸质文件不同，所以应该根据电子文件的形式来确定档案管理的工作程序。明确各个部门在配合档案管理部门工作时所要承担的主要责任以及档案的一些细节。档案管理员在形成电子文件时必须按照电子档案管理的要求进行，保证最后形成的电子文件的真实性和可保存性；形成电子文件时还要建立电子档案数据库，把所有的电子文档都集中到一个数据库中，方便管理和保管的安全性，还要采取多种有效措施，实现档案的长期保存与管理。

（二）制定相关的制度。医院档案纸质文件与电子文件的配合管理涉及很多部门，所以应该把这种管理工作列入到有关人员管理与责任的制度中去。档案管理员的工作能力和电子文件取材的多样性，对电子文件的完整性和质量有一定的影响。为了档案管理人员在纸质与电子文件相结合的管理下能够顺利的完成工作，在档案移交和查阅的过程中做到有据可查，应该制定相关的制度，促使其他部门的工作人员积极配合和参与档案管理，各部门的配合工作能有效的保证电子档案的完整性和准确性。

在三级医院创建的学习中，发现PDCA管理循环不仅适用于医疗工作的管理，也适用于档案的管理。PPlan计划DDo实施C Check检查AAction总结、再优化。在收集整理档案之前要有计划，即对哪些部门会形成那些文件材料，要分成哪几类制定出整理计划；按照计划实施整理；整理结束后进行检查；对不足和有缺陷的地方进行总结和改进。在接收整理陌生领域档案的过程中，这个管理法尤为适用。比如在接收新医院建设办公档案时，按照PDCA管理循环，不断地优化整理各种门类、各种载体的档案，做到纸质文件与电子文件配合管理安全有序，便于查阅。PDCA管理循环是由美国统计学家戴明博士提出来的,提高产品质量改善企业经营管理的重要方法，是质量保证体系运转的基本方式。

四、在物质上应该积极支持纸质与电子文件的配合管理

纸质文件和电子文件在本质上有很大的差异，对于纸质文件，一般只需要库房和保存工具就能完成纸质档案的存放，还可以供人直接查阅。而电子档案对设备的依赖性很大，这是因为电子档案的记录方式、载体等具有特殊性，所以电子档案的管理就需要有一定的环境和设备支持。在纸质与电子文件配合管理施行后，医院就应该在物质上充分满足电子文件管理的需要，比如：先进的计算机、打印机、文件扫描仪、温湿度适宜的库房等，目前我院已经基本实现。

五、结束语

档案的管理对医院的发展是具有一定的影响的，档案管理的方法也决定着档案的完整性和准确性。所以在医院档案管理时应用纸质和电子文件的配合管理能有效的实现档案的完整和准确。

[1]张秀芹,吴学哲.论电子档案与纸质档案共存[J].兰台世界,2014,（S3）:89-90.