试论基于信息化时代背景下工程档案管理

文/广东惠州天然气发电有限公司　黄宇翔

试论基于信息化时代背景下工程档案管理

文/广东惠州天然气发电有限公司黄宇翔

【摘要】本文从信息化时代背景分析入手，说明信息化时代背景对工程档案管理的影响，并为工程档案管理工作的进一步开展提出建议。希望本文能够为建筑企业的工程档案管理工作提供帮助。

【关键词】信息化；工程档案管理；信息管理

一、引言

工程档案是建筑施工单位最重要的工作档案。工程档案不仅是对建筑施工全过程的记录和存储，也是对建筑单位发展历程的归纳和总结。在信息化时代下，工程档案的发展还关系到建筑施工单位的利益获得，因此，有必要对工程档案管理进行探讨。

二、信息化时代背景的特征

信息时代背景的首要特征，是一切文件资料都以信息的方式呈现出来，由于信息传播的速度非常快，使资料流通的速度大幅度提升，这体现在目前施工建筑单位的各种文件传播大多使用电子邮件传输、单位各项工作安排都公布在单位网站等方面；信息时代的另一个特征就是资料储存的方式十分多样，除了格式不同的文档之外，与建筑工程各项工作相关的信息还以图片、视频、音频以及其他格式的软件生成文件呈现出来。存储方式多样的资料能够为单位的档案提供更多的应用形式。

三、信息化时代背景对工程档案管理的影响

（一）工程档案管理的内容发生变化。以往工程档案管理的内容主要是对建筑工程各个环节中的主要文书和合同等资料进行收集和管理，但是在信息化时代背景下，可以作为工程档案的资料十分丰富，不仅包括各类文档，还包括施工过程中拍摄的图像、照片等。以建筑工程设计图为例，以往工程档案管理所要进行的是建筑设计图收集和储存，这些资料都是纸质文件，只要分类并保存妥善就可以了，而在信息时代，建筑工程设计图包括了纸质、3Dmax文件和图像处理文件等多种形式，档案管理需要对这些资料进行分类汇总性的存储及管理。

（二）工程档案管理的方法发生变化。在信息化时代背景下，工程档案的管理方法也发生了巨大变化。以收集档案资料为例，以往的工程档案管理采用的收集资料方法有两种，一种是跟施工项目收集，另一种是在施工竣工之后统一收集。前者浪费人力物力资源，后者则容易造成资料不足。在信息化时代，远程控制为工程档案收集提供了新的方法，使档案管理工作人员能够在节省人力物力的情况下，对工程资料进行细节性的、统一的收集。

（三）档案管理工作的重点转移。在信息技术的支持下，工程档案资料能够被进行科学的分析，而基于数据精确计算下的档案则能够成为判定工程施工状态和企业盈利状态的重要资料；参与施工的工作人员，也能够从工程档案中找到有助于他们个人发展的资料内容。可见，信息化时代背景下的工程档案管理工作的重点，从整理和储存建筑工程档案转移到利用建筑工程档案，提高档案管理服务质量上。

四、信息化时代背景下开展工程档案管理工作的策略

（一）制定符合信息时代需要的档案管理工作制度。为了确保档案管理工作人员能够借助信息技术实现对工程档案的远程收集和管理，制定相应的档案管理制度是必要的。首先，应该确保工程竣工文件在移交时做到格式统一，档案管理部门要编制相应的各分类工程的编制模版，并对编制模版进行统一规定和说明；其次，要求工程招标及与勘察设计、施工、监理等合作单位在签订协议、合同时，对工程档案的套数、质量、移交时间等提出明确的要求；最后，由工程项目负责人告知各自分管的工程施工单位、设备厂家、监理单位等合作单位，在建设单位通过验收的工程在提交工程竣工文件的同时，按照建设单位档案管理部门的要求提供工程竣工文件电子版（PDF格式）。这样既为公司节约聘请第三方的成本，也大大减轻了档案管理人员扫描工作的负担。

（二）进一步提升档案信息化管理效力。为了保证信息时代工程档案的管理方法能够被有效实施，进一步提升档案信息化管理效力是十分必要的。首先，档案工作人员应该确定适合本企业的档案管理ERP的类型，并且注意更新档案管理ERP，使其能够始终符合档案管理的需要；其次，档案管理效力由档案管理的工作结果和时间的比例组成，因此，不断提高工作效率也是必须的，建议档案管理部门按照管理目标和建筑企业的常用档案类型，制定精细化操作规则，保证档案资料的收集、格式转化和存储、保管之间的密切衔接；最后，还应注意保证档案管理工作中所应用的硬件设备运行良好，要经常进行设备检查和检修，防止档案损坏或丢失。

（三）重视档案工作人员职业技能的发展。档案工作人员职业技能的发展，是保证工程档案管理发挥其服务作用的基础。无论是对工程档案资料进行进一步的科学化处理，还是建设数据库方便单位员工从工程档案中获取有用的信息，都需要档案工作人员具备相应的技能。因此，除了参加建设单位提供的业务培训之外，档案工作人员还应该积极主动地去接触和学习新的档案管理技能，以求在档案管理工作中进行不断的创新。

五、结语

工程档案管理在信息化时代背景下有着新的发展空间和发展任务，只要建筑企业档案管理部门能够在档案管理制度、信息化管理效力和工作人员职业技能方面加以重视，工程档案就一定能够为建筑施工单位提供科学的档案资料，成为单位发展的动力之一。

参考文献：

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