交通档案管理信息化建设研究

文/湖北省十堰市城区公路管理局　王新安

交通档案管理信息化建设研究

文/湖北省十堰市城区公路管理局王新安

【摘要】近年来我国经济、科技等的发展进步速度在世界上也是有目共睹的，已经开始不断由科技大国向科技强国转变。电子化信息技术的应用在众多工作领域之中显得尤为重要与普遍。本文主要针对阐述信息化在档案管理中的重要意义，以及目前我国交通档案信息化管理中存在的一些问题，提出几点初步探讨性的建议建设措施。

【关键词】交通档案；信息化；档案管理

一、交通档案管理信息化简介

档案信息化指的是在国家档案行政管理部门的统一管理下，应用现代网络信息科学技术，所有的机关事业单位的档案信息实行全面联网状态，实现档案管理的现代化进程。交通档案指的是交通系统中的文字资源数据库，是交通相关材料的记录的一种媒介，在信息化系统办公的要求下，交通档案信息化也成了一项必不可少的参与者之一。主要是通过收集和整理一些相关的档案信息资源，组建成立一个完成的数据信息库，利用网络服务平台进行范围内、权限内的信息的传输与共享，在一定程度上大大节约了使用和查找时间，而且数字信息化的管理信息，可以不受时间、空间、距离、地域上的限制。在不发生网络病毒入侵的危害的前提下，只要是系统内容自身已经存在的档案信息会一直存在的，甚至可以轻松快捷地调用历史资料，极大地节约了使用成本，提高了信息资源的利用率。

二、信息化建设对交通档案管理的重要意义

目前在工作行业的各个领域内，对于信息管理的电子化已经非常普遍，并被广泛应用于很多地方。对于交通档案管理采取的信息化建设，对于整体交通事业的发展具有重要的意义。

（一）适应时代需求，满足发展需要。随着现代化发展水平的越来越快，只有对档案信息资源的有效管理才能更好地为广大人民服务，也才能使交通系统内的档案管理工作不断走向正规化的正规中来。档案管理信息化的科技手段的使用符合高科技时代对于工作发展的需求。只有这种方式才能有效地保障信息的完整性和持续长久性，减少不必要的由于信息处理带来的人员上的经费投入，也才能保证在档案信息的归档和使用过程中是正确而有效的，才能避免一些不必要的错误的出现，为以后的交通发展打下良好的基础。

（二）创新管理模式，提高管理的科学化。档案管理的信息化建设，可以提高档案的管理水平和质量，促进科学化管理体系的形成。通常意义上档案管理都是系统繁杂的工作，需要大量的人力、物力、财力的投入才能够真正开展起来的，但是使用档案管理信息系统，可以更方便地将所有材料进行归档、整理，快速地按照一个新的标准形成新的研究理论。这里它相当于一个巨大的信息资源数据库，内部的所有资源都是按照一定的标准收录进去的，可以在完整化的基础上进行全面，从而进一步提高管理的科学化。

（三）促进档案服务体系多样化、宽层次发展。任何档案都十分珍贵，一旦损毁后果将不可估量。采用信息化的档案管理办法，可以对整个电子资源形成共享式的多样化服务，需要查看相关资料的人员只需要到指定的系统网站上自行查看即可，一改往日纸质档案只能固定借给一个或者几个人员并且还要限定归还日期的工作模式，使用信息化档案管理，不同的人可以不同时间、不同地点的同时查看同一个内容，而且还可以通过增添一些其他的项目在上面，让没有目的性查看的读者也能够从档案中收获一些不一样的内容，用户可以查阅的范围更加宽泛，从而可以更好地促进档案管理服务体系的多样化和宽层次的发展。

三、交通档案管理信息化建设途径

（一）监管交通档案系统信息的完整有效性。可以加大资金的扶持力度，引入一些需要的软硬件系统设备，并且定期地对系统进行更新和维护，形成一个统一的计算机网络系统，并要设立密级保护，加强对网站系统的建设力度，提高系统的安全和稳定性，避免由于黑客后者病毒的侵入导致系统数据的损坏和瘫痪。要明确整个交通档案管理体系的各板块内容有专业的管理人员的整理和归档，有明确的岗位职责，要对多有的电子文件进行检查，要按照一定的抽查审核制度考核下鞭策，可以保证内容的准确无误性，要能够有专人对所管辖文档负责上，避免带有夸大的愚弄大众的虚假信息出现以损害交通部门在社会舆论环境下的形象。交通档案管理信息的完整性还表现多收入的档案信息要经过层层的删选科学的管理，而不是杂乱无章的随意性的堆积在移动数据平台之上。

（二）配备档案管理专业化仪器设备。应该引入一批档案信息化所需要的专业仪器设备，比如高配置的计算机、性能良好的扫描仪、光盘刻录机器、互联网信息审核工具等现代化的办公设备，只要是了解到有利于实现档案管理的科学和规范化的仪器都可以引进使用，当然还要有专门的熟悉操作的工作人员进行指导培训，避免购置回来不用造成资源闲置的浪费。现代化仪器设备的引用可以最大限度地促进办公自动化过程的实现，避免之前由于“巧妇难为无米之炊”的尴尬局面的出现，从而彻底实现档案管理的网路化、智能化、专业化。充分发挥现代高科技手段在实际工作中的应用。通过及时反映整个交通系统的发展动态，来实现办公的透明化管理水平。

（三）提高档案管理员的综合素质的职业素养。档案是一个部门最重要的办公资源，具有一定的保密性，分为公开、半公开和不公开三个不同层级，因此要定期对档案管理人员进行宣讲重申档案的重要性，要引起工作人员的足够重视，不能够损公肥私更不能因小失大，要提高自身的职业素养，严格遵守国家关于档案管理的相关的法律和法规。由于档案管理已经实现信息化，完全是采用现代化信息技术，因此档案管理人员的专业水平要能跟得上发展的步子。

四、总结

综上所述，在信息化高度发展的今天，交通档案管理信息化已经成为适应时代发展的一项正确且必要的选择，它的建设改变了传统的档案管理与查阅方式，为交通信息的检索提供了很大的便利，很大程度上促进了交通运输管理事业的发展与进步。

参考文献:

[1]童小燕.交通工程档案数字化建设的思考[J].浙江档案,2012(6).

[2]高磊.试论交通档案管理的信息化[J].科技情报开发与经济,2004(11):57.

[3]高越.浅谈交通系统档案管理信息化建设[J].兰台世界,2013(8):74.