工程项目档案信息数字化管理应用分析

文/国家新闻出版广电总局五八二台 刘敏

一、引言

在科学技术快速发展的过程中，不仅给人们带来了较大的便利，同时，也改变了人们生活和工作的方式。尤其是在档案管理的过程中，逐渐从传统的纸质档案存档管理转变为信息化、数字化的档案管理。不仅将档案管理工作简单化，也节约了大量的资源。在工程项目中，其项目的管理文件较多，传统的工程项目档案管理模式已经无法适应现代化的发展需求，因此，急需要加强档案信息数字化管理在工程项目中的应用。

二、档案信息数字化管理应用于工程项目的必然性

（一）在工程项目中使用档案信息数字化管理模式是社会发展的必然需求。当今是信息化时代，其网络技术、计算机技术以及信息技术的发展给人们的生活和工作带来了较大的便利。同时，其也成为当今社会发展中应用最为广泛的技术。档案管理在现代社会中的各个方面占有重要作用，例如文化、政治、经济等方面的发展均离不开档案管理。由于当今社会是信息化的社会，其科学技术的发展速度迅猛，在信息技术发展的同时，档案管理事业也必须要进行适当的改革，以便更好的适应社会发展的需求。因此，档案管理需要朝着档案信息数字化的方向发展。在工程项目中，由于其项目涉及到的文件较多，工作比较复杂多样，通过档案信息数字化的管理应用，可以有效的减少工作难度，提高工作效率。

（二）办公自动化为档案信息数字化管理提供条件。随着计算机的广泛使用，在计算机和通讯线路中就可以完成文件的起草、签发以及归档等工作。档案信息化的建立已经成为档案行业为了适应信息化时代发展的必然要求。另外，由于纸质文档案管理需要耗费较大的人力和物力，并且工作流程复杂，通过档案信息数字化管理的应用可以有效的减少人力和物理的耗费。

三、档案信息数字化管理在工程项目中的应用

（一）工程项目文档编码应用原则。工程项目中文档的编码需要就具备标准要求，以便确保工程项目能够顺利的开展，保障信息系统的正常运行。通过对工程项目以及相关企业情况进行分析，同时，需要对国内外相关行业标准进行研究，可以制定出一套科学、规范、系统、可扩展并且能够适合企业内部使用的工程档案编码原则。其中工程项目中各种类型的文档需要严格按照分类标准要求来制定编码，确保编码是唯一的身份认证标准，可以简化应用流程，节约工作时间，提高工作效率。为了让企业各个部门以及工程施工现场能够自主的管理好文件编码，工程项目研究部门需要制定各个部门的编号或者代码，其中还需要包括工作地点、文件类型等信息。其中发送文件时，需要严格按照标准要求来进行，发文的规格要求是：填写好项目的名称、确定文件类型、填写地点代码、接收方的单位代码、发送文件的时间以及流水号等内容。例如，针对传真类型的文件发送标准是：填写项目名称的缩写、确定文件类型（FX）、地点代码、接收方的单位代码、发送文件的时间（2015）、流水号（0001）。企业内部备忘录的发文要求是：发文时间（2015年）、项目名称缩写、调整项目组的编码（01号）。另外，接收到的文件编号可以从对方发送过来的文件中提取就可。

针对工程项目的各个承包商所提交的各种文件，工程项目研究部门也需要制定出一套统一规格要求的编码原则。在工程项目中，每个阶段、每个环节的相关编码原则大致上需要包括以下几个方面的内容：工程地理信息的编码、工程设计图纸的编码、工程所需材料的编码、工程所需设备的编码、工程完工后的资料编码、工程模型编码以及工程的供应商设备完工后的资料编码等。

（二）工程项目信息集成平台的设计和应用。通过制定出标准化的工程项目档案管理编码原则之后，工程项目的档案管理平台在使用的时候可以根据标准化的文档编码来进行。其中工程项目信息集成平台的主要功能有文档的管理、文档版本的追踪、文档的发送和接收管理等。其中文档的管理功能主要是为工程项目中文档的统一查找提供一个搜索的界面，可以通过全文搜索、高级搜索功能在所有的文档中以及特定范围的文档中查找自己所需的文档，并对其进行有效的管理。文档的管理这一模块还包括以下几个方面的辅助功能：文档的归档处理、文档的目录管理、文档的权限设置和管理、新增文档的管理等功能。文档版本的追踪功能主要是通过对文件的传送以及审批过程进行追踪管理，同时，还需要对文件的版本升级过程进行有效的追踪管理，追踪管理之后形成追踪报表，以便能够快速查询文档资料，方便工作人员操作。其中文件的传送单可以自动生成，无需工作人员人工处理，从而可以极大的降低工作人员的工作量，提高工作效率，同时，也可以有效的降低差错的出现。其中设计图纸的审批流程为：登记处理文件传送单，通过技术部门经理审批通过之后转交给专业工程师进行审图，通过之后就可以发文拟稿。另外，发送以及接收文件管理主要是由项目研究部门对发送给外单位的文件进行拟稿、审批过程的管理，同时，对接收外单位的来文进行登记、审批以及追踪等管理。

（三）档案信息数字化管理的应用原则。其一，工程项目档案信息数字化管理过程中需要遵循规范性原则。在工程项目中，档案信息数字化的管理应用是一种全新的工作方式，在应用的过程中或多或少会出现一些不足和缺陷，为了有效的避免差错和缺陷的发生，为今后更好的应用信息数字化管理，需要制定出相关的应用原则，并确保档案信息数字化管理的规范性。在制定数字化管理的规范标准中，需要包括字符内部编码的标准、数据处理格式标准、数据交换标准以及信息输出标准等内容。以便更好的处理文件的归档问题。同时，需要确保数字化的档案信息在保管、传送以及利用等过程中均可以实现标准化、规范化操作。其二，工程项目档案信息数字化管理需要重视技术的应用，以便确保信息的安全性和保密性。针对档案管理事业来说，其中档案的保密性和安全性是尤其需要注意的问题，由于信息技术是档案信息保密和安全性的保障，因此，在档案信息数字化管理应用的时候需要重视先进技术的应用，以便有效的确保信息的安全和保密。需要加大对档案信息数字化管理的投资，开发出完善的档案信息数字化管理系统，在档案信息传输、审批、归档的时候需要设置加密装置，以便确保信息的保密性和安全性。其三，工程项目中档案信息数字化管理的应用需要复合型人才。档案信息数字化管理需要操作人员具备良好的计算机处理知识和技能，同时，还需要工作人员熟练掌握档案管理的专业技能。因此，在人才的培养方面，需要加大对工作人员专业知识和技能的培训，以便确保工作人员能够更好的适应该项工作。可以适当的开展档案管理专业课程的学习，举办档案信息数字化培训活动，让工作人员及时掌握相关知识和技能。同时，工程项目部门需要建立科学的档案信息数字化研究机构，不断的完善和优化数字化管理系统，以便更好的应用于工程项目事业中。

四、档案信息数字化管理在工程项目中的应用效果和发展前景

（一）档案信息数字化管理在工程项目中的应用效果。其一，通过信息数字化来管理档案文件，可以有效的改变传统的档案管理模式。尤其是工程项目信息集成平台的设计和应用，不仅改变了原有的线下办公管理模式，还将原有的独立的文件管理和档案管理统一归入到档案信息数字化管理系统中，有效的降低了工作量，减少重复管理的发生，在一定程度上降低了管理成本，提高了资源的利用效率。其二，档案管理工作更加标准化和规范化。在工程项目中，通过使用档案信息数字化的管理，在文件的形成到发送和归档的过程中，均可以通过管理系统对文档进行标准化和规范化的管理，从而有效的确保了文件管理的质量。其三，可以有效的促进企业内部的协调发展。通过使用数字化的管理模式，使得工程企业内部的交流不再受到空间的限制，可以让项目研究部门与工程施工现场保持紧密的联系，从而可以更好的达到资源共享的目的，提高文件以及各类资料的传输速度，充分发挥出档案信息数字化管理的作用，能够有效的确保企业内部的协调发展。

（二）工程项目中档案信息数字化管理的发展前景。在工程项目中，档案信息数字化管理是一种全新的辅助性工具，尤其是信息集成平台的推广使用，极大的提高了工作效率。但是在应用的过程中仍然会出一些不足和缺陷，还需要相关人员对其不断的优化和完善，在确保信息集成平台标准化以及规范化的基础上，制定和研发出符合工程项目实际情况的数字化管理应用模式，以便提高数字化管理的功能和作用，更好的为工程项目服务。通过研发人员不断的研究和优化，可以让数字化管理系统更加完善和成熟，能够形成一套完整的、使用方便、易操作、高效的档案管理系统，为工程项目提供更多的便利和服务。

五、总结

在当今信息时代中，档案信息数字化管理是档案管理事业发展的趋势，在工程项目中，需要扩大数字化管理系统的应用，并且需要对其不断的优化和完善，以便更好的为工程项目服务，为工程项目提供更加便捷、高效、规范化的档案管理系统，充分发挥出其最大化的应用价值。

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