浅谈办公自动化系统在博物馆的运用

文/国家博物馆 赵东亚

浅谈办公自动化系统在博物馆的运用

文/国家博物馆 赵东亚

办公自动化管理系统（OA）的推广是办公室业务发展的必然趋势，国家博物馆自2009年开始推广使用该系统，运行至今状况良好。该文分别从推广的原因、存在的问题及发展方向上对OA系统进行了全方位的论述。

办公自动化系统;博物馆;互联网

目前国家博物馆、故宫、首都博物馆等大型博物馆已经开始推广并实现自动化管理，各种官网、文物藏品管理系统、微博互动平台等多种类互联网的运用，不仅方便了博物馆工作人员工作，更有利于为公众提供优质的服务。因此为适应博物馆的现代化管理，办公自动化的改革十分必要。办公自动化系统（Office Automation）简称OA, 是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统。以国家博物馆为例，自2009年6月开始使用的OA系统是结合中软公司Apexes平台，并根据自身业务流程开发完成的。

一、办公自动化系统在博物馆运用的原因分析

（一）明确角色分配。国家博物馆目前使用的这套OA系统采用安全网关，通过usb—key对每一个使用系统的人员运用密码进行身份验证，这样不仅安全，还可以根据员工的职务分配不同的角色和权限。全体职工均可担当起草人，部门主任有初审权，馆领导有审批权。

（二）理顺公文流程。公文的处理是由起草、传递、收发、审核、办理、管理、立卷、归纳等一系列相互关联和衔接有序的工作，与传统的手工办公不同，OA系统可以通过其角色身份控制和公文流转，保证每一个环节不得越级、省略。在传统办公中，员工起草一个公文需要到处找领导签字，不仅不方便，还不利于文件的保密和保存。而采用OA系统，员工起草的公文可以直接发给公文秘书，由公文秘书按流程分配给相应的领导进行审批，同时他还可以通过自己的key查到这份公文的流转程度和结果，这样既保证了安全性也规范了每个操作节点。。

（三）实现异地办公。区别于其他办公自动化系统，国家博物馆的OA系统还满足了异地办公的需要，只要员工携带自己的key，在任何有网络的地方都可以起草、审核公文。这就解决了传统公文流转中，因领导出差无法签字导致工作上的延误。

（四）拓宽信息发布渠道。相对于有纸化办公，采用OA系统可以通过网络进行信息发布，第一时间将消息通知给全体员工，既节约纸张同时提高效率，并建立了各部门之间的沟通平台，形成信息交互机制，统筹推进全馆的活动。

（五）方便文件归档。使用OA系统很大程度上方便了档案管理工作，所有公文经过电脑排序，有自己的文号，并按序排列，这样极大地方便了资料的查找工作。

二、办公自动化系统推广中存在的问题

（一）适应性问题。对于习惯传统办公手段的博物馆人来说，OA系统的推广需要很长时间的适应性。首先是培养习惯，每个员工来到办公室应马上打开OA界面，查看信息并计划一天的工作。但很多员工并不适应这种工作方式的转变，导致系统使用效率低下。其次是在公文规范上，传统的公文并没有固定的格式，然而OA系统则需要准确填写行文信息并有规范的格式，所以在运行过程中被认为很繁琐。第三是由于博物馆的工作特点，许多公文涉及大量文物高清图片资料，扫描电子版会耗费时间和精力，相对于纸质公文确实存在诸多不便。

（二）安全性问题。不同于故宫的内外网分开的办公自动化系统，国家博物馆所运用的是APEXES业务开发平台，这个技术就是基于.Net技术开发，因此不是相对独立的网络环境，虽然方便了异地办公，但是也存在安全性风险。

三、办公自动化系统在博物馆的发展

（一）更新工作人员办公习惯。OA系统的推广首先需要管理层的重视，并坚决执行。同时，办公室作为公文流传的中枢机构，除了具备实际的操作能力外，还应首先熟悉和了解OA系统，督促全体员工尽快适应自动化的办公环境。其次按照全馆员工职务分工的不同对进行培训，规范公文运转流程、 key的使用，以及基本的行文规范。只有这样，才能适应博物馆未来发展的需要，提高工作效率。

（二）提高网络办公安全性。目前在实际工作中有可能出现的网络安全问题主要是：计算机病毒、系统崩溃以及人为破坏。因此保证OA系统的运行需要有一个强有力的保障部门，对此国家博物馆信息网络部设有专人负责OA系统后台管理权限，保证数据安全、预防病毒入侵、紧急数据修改和恢复。因为每位员工的权限不同，广大员工应正确使用自己的key，遗失或转借都有可能引发公文的安全性问题。

（三）推进全方位自动化系统改革。办公自动化系统的成功运用，是国家博物馆结合自身情况在信息建设领域的一个成果，进而可以在博物馆文物、图书、财务等全方面实现自动化。博物馆的信息量很大，藏品众多，手工工作方式往往会带来工作效率低下、错误频出、信息更新慢以及高误差的问题，而实现自动化以后，不仅可以解决这些问题，还可以实现资料共享，方便信息的存储和检索，并通过设置权限，保证资料的安全性和保密性。

总之，国家博物馆的办公自动化系统的推广和运用是符合时代发展需求的，将工作人员从传统的手工重复办公或单机操作中解放出来，实现公文规范、方便、快速地流转。在今后的发展中，应进一步更新观念，主动改革，实现大数据下协同办公的一流博物馆。