新时期教师进修学校的档案管理工作的思考

文/四川省简阳市教师进修学校　曾定夏

新时期教师进修学校的档案管理工作的思考

文/四川省简阳市教师进修学校曾定夏

【摘要】随着新时期运用计算机对档案实行电子化管理的要求日益提高，对于新时期进修学校档案管理也提出了更高的要求。而在实践过程中则要充分重视学校档案管理中，目前所存在的问题，针对性地进行改进，充分发挥计算机技术与信息网络技术所带来的对档案管理的便捷作用，促进资源共享与优化，实现学校档案的全方位信息化管理。

【关键词】进修学校；档案管理；信息技术

一、进修学校档案管理的特点

进修学校档案管理是衡量学校综合管理水平和反映学校教学质量的标志。学校档案存在于学校各类实际管理工作和各职能部门的实际工作中，是随着学校的日益发展逐渐累积起来的。本校培训对象为全市教师和学校干部，主要内容涵盖了基本功、教育教学业务水平和领导干部管理能力以及提高教职工素质等纬度。这些档案的收集与管理无不体现出教职员工的辛勤付出与智慧，也能最为直接地反馈出培训质量的好坏。

二、进修学校档案管理工作的现状

（一）缺乏对档案管理工作的重视。档案的重要性不可忽视，它是记录学校管理和教育教学过程以及结果的主要工具，因此档案管理工作也是学校工作的重点之一。但就目前而言，档案管理却在学校工作过程中受到冷落。由于种种原因，如经费缺乏、认识不到位等导致学校对档案管理工作的忽视。学校将重点都放在政教与教务管理方面，缺乏对档案管理的重视，不仅对其投入的严重失调，在档案管理人员的挑选方面也不够细心，档案管理人员多是一些兼职或业余人员，专业素养并不高，这也间接导致了档案管理工作落实的缺乏。

（二）没有完善的管理制度。档案的管理需要经过从形成到应用的过程，因此需要制定严格的管理制度来切实保障这些步骤的施行.具备一个完善的管理制度也是进行档案管理的基础。而在学校内部，部门多，教学工作类型多样，事务繁杂，资料多，资料的分类亦需要严格管理。因此拥有一个严格的管理制度是必不可少的。但在实际操作中，经常会出现纸质文件与原文件不相同的情况。这些情况多是由于没有对计算机上起草的文件进行很好的保护，随意性大，因此会产生此类情况。

（三）从事档案管理人员的专业素养落后。档案管理人员的专业素质高低也是影响档案管理的一个重要因素。而就目前的实际情况来看，学校所聘请的档案管理人员并非专业从事档案管理这一职业，多是兼职或半吊子，并未经过系统的档案管理知识培训，专业素养不高，并不能够适应当前信息化环境下档案管理工作的需要。

（四）档案利用率低。学校对档案方面的重视程度低，因此档案的利用率也较低。相比之下博物馆、图书馆等地对档案管理的重视程度与使用程度都要大大高于学校。这其中或许由于学校档案特色不鲜明，缺乏其特点。而且学校档案缺乏在开发与综合利用的动力。这些情况都是导致档案管理工作缺失的重要原因。

三、加强新时期教师进修学校的档案管理工作的措施

（一）加大档案管理工作宣传力度。学校领导对档案工作的重视程度高低常常决定着教职员工对档案管理工作的认真与否，也决定了档案工作日后的发展，从而影响档案管理工作的质量。因此必须提高对档案管理工作的重视，将其提入领导的议事日程，同时增强领导们对档案工作的重视意识，加强宣传。档案管理工作也要加强其专业性，营造一个良好的进行档案管理工作的氛围。

（二）加快建立完整档案管理制度。建立良好档案管理制度是开展档案工作的必要保证，因此在制度建设方面必须采取一定的措施。首先要形成严格的档案形成程序。在当前电子档案大行其道的情况下。档案的形成过程要清晰，避免出现假档案的情况。其次也要严格档案的查阅,在查阅档案时进行必要的授权管理，严格在查阅过程出现纰漏，避免出现档案被篡改的情况。

（三）提高档案管理数字化信息化水平。在当前计算机技术迅猛发展的情况下，提高档案管理的信息化、数字化水平也是当务之急。首先加强电子档案在档案管理过程中的地位，使其成为档案管理的主要形式，并逐步减少纸质档案的整理，积极促进纸质档案向电子档案的转化，同时也要加强电子档案的安全性重视，避免网络安全问题的出现。其次要加大对档案管理人员专业素养培养方面的投入，提高其专业水平。

（四）加强档案管理人员技能培训。信息时代对档案管理者的自身素质提出了很高的要求，不仅要求档案管理人员拥有全方位的专业素养更要具备相应的实际操作能力，同时也要掌握一定的计算机技术和网络信息技术。因此加强人员技能培训，提高档案管理员的专业素养，减少管理过程中的漏洞。

（五）提高档案利用率。档案的使用率低是学校档案管理工作不足的一个重要原因。档案即使整理好了，但实用率低，仅如一堆废纸，一般束之高阁，也难以提高学校对档案管理工作的重视。因此如何提高档案的利用率也是解决信息化时代加强学校档案管理工作的一个重要方面。目前普遍采用的方法及丰富档案的形式，如档案表现形式的多样化，用ppt、动画或人物访谈等，来提高人们对档案的兴趣；扩大档案服务范围，档案不仅仅供本校师生查阅，更可用来成为学校对外展示形象的一个重要途径，提高学校知名度。

三、结语

新时期进修学校的档案管理必须顺应时代潮流，实现信息的电子化、网络化建设。当然，在实际在工作中也不能轻视纸质档案的管理，电子档案管理受病毒感染，可由纸质档案来校正，相反，若纸质中有误，或收到认为篡改，则也可通过电质档案加以指证。总之，有效并且高效的整合电子与纸质档案的优势，才是新时期教师进修学校档案管理工作的必然方向。

参考文献：

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富.2008(09).

[2]许祝媚,张长海.档案管理中如何研究文件生命周期理论[J].广东省经济管理干部学院学报.2002(02).

[3]苏丽霞,浅议进修学校的档案管理工作,办公室业务[J].2024(02).