公立医院档案管理存在问题分析及对策

文/蚌埠医学院第一附属医院　　胡蕴　周焕

公立医院档案管理存在问题分析及对策

文/蚌埠医学院第一附属医院胡蕴周焕

【摘要】本文结合工作实际，从公立医院档案管理现状出发，分析目前公立医院档案管理中存在的问题，并结合公立医院改革实际，提出了加强公立医院档案管理的相关对策。

【关键词】公立医院；档案管理；信息化建设

一、公立医院档案管理存在的问题

（一）组织管理体系不健全。医院档案种类繁多，没有一个强有力的领导和专门的部门来进行管理，工作很难推进。笔者在工作中发现好多医院档案管理工作虽然有院领导进行分管，但是重视程度明显不够，有的医院没有独立的综合档案管理部门，综合档案室归办公室或者组织人事部门管理，而这些部门往往业务繁忙，影响了档案管理效率。对于设立综合档案室的医院，存在其负责人由别的部门兼任情况，如笔者熟悉的一家兄弟单位虽然成立了综合档案室且由院长直接分管，但是综合档案室主任一直空着，由其组织人事处处长和院办主任兼任综合档案室副主任。领导重视不够，也使得综合档案室在医院的地位较低，往往认为综合档案室是可有可无的部门，这不利于医院档案管理工作的开展。随着综合医院等级评审工作的开展，各家医院都纷纷完善了各种规章制度，但是在档案管理这方面还有所欠缺，好多医院档案管理制度不健全，缺乏从医院整体层面的医院档案管理的制度、分工、职责、考核指标。不同医院档案管理模式各不相同，尚未建立统一规范的管理模式。在医院综合目标考核中，档案管理也未纳入考核。

（二）档案管理人员、设施投入不足。由于综合档案室在医院受重视程度不高，其工作人员随意性强，笔者了解部分医院综合档案室人员往往不是档案专业出身，好多都是引进人才的配偶和不想从事临床工作的护理人员及退伍人员组成，其档案管理专业素养比较缺乏，而且医院对其也没有指定专门的继续医学教育和岗位培训，进修学习机会更是很少，导致其管理理念和水平，还停留在传统的经验管理上，工作主动性和积极性不够，工作效率也偏低。

医院档案管理离不开场地的支持，当前公立医院正处于快速扩张期，病房尚不能满足患者就医需求，行政办公用房就更加紧张，笔者调查发现，许多医院档案室面积不足100平方米，而医院历年来需要保存的档案很多，现有面积远远不能满足医院档案管理工作需要，而且有的医院档案室缺乏专业档案柜，档案存放无序，很难进行查找。按照管理规定，档案室必须要配备防火、防盗、防虫、防潮等设施，而且综合医院等级评审标准要去，档案室需要配备电子监控系统。笔者调查医院中，大部分配备了灭火器、樟脑丸等，而防盗穿，除湿机，电子监控系统等仅极少数医院配备。

（三）档案利用率低。由于医院档案内容众多，且分散在各个部门，档案的收集、分类、归档需要在各个不同部门之间进行协调，而医院档案管理制度不健全和档案管理流程不清晰，使得综合档案室保管的资料覆盖面不够。笔者调查发现部门医院综合档案室保存最多的是医院文书档案，包括上级来文和自己内部运行文件。而应该保存的医院人事档案、财务档案、病历、医德医风档案、设备档案、基建档案、科技档案、教学档案、图片、音频、视频等档案管理混乱。大部分分散在各个职能主管部门进行管理，但是这些部门大多缺乏专业的符合档案管理要求的档案室保管条件，档案内容不全，资料流失严重。此外档案管理离不开信息化手段的支撑，种类繁多的各类档案仅靠传统上的手工word、excle等进行分类管理和纸质登记，工作量大，效率也偏低，不利于档案的查阅和利用。医院在档案管理经费投入的不足和重视程度的不够使得好多医院并未配备相应的信息化管理系统，少数配备信息化管理系统的，由于人员素养等因素，系统的作用并为得到完全发挥。以上不利因素的存在，导致档案的利用效率偏低。

二、加强医院档案管理相关对策

（一）加强对档案管理的组织领导。医院任何工作的开展都离不开的领导的重视，做好医院档案管理工作，必须要注重对档案管理的组织领导。院领导班子需要明细专人分管档案管理，综合档案室明确为医院独立行政部门，并配备相应的专业人员，以保证人员素养能够满足工作开展需要。同时需要制定医院档案管理相关的规章制度，明确档案管理人员的职责，保管档案的内容和类别，档案归档时间和流程，档案保管条件和措施，档案查阅和利用的条件等来确保档案管理工作的规范化开展。好的制度制定后，关键是执行，必须要和医院各科室及时进行宣传和动员，让其了解并熟悉医院档案管理的要求和流程，并认真贯彻执行，在工作中就存在的问题，及时进行调整和改进，以促进工作开展。

（二）注重对档案管理人员的培养。档案管理人员具体从事相应工作，其素养的高低直接影响工作的开展效率。为做好档案管理工作，加强对管理人员的培养就显得尤为重要。医院人事部门需要将档案管理人员纳入到医院的人才培养整体规划中，注重对其职业技能的培训和工作中新知识、新方法、新手段的培养，通过继续教育来提高其利用现代信息化手段来管理档案的技能和意识，不断增加医院档案管理的科学化和信息化水平。

（三）保障经费投入和硬件建设。档案管理对场地和相关设施的要求很高，这需要医院加强对医院档案管理的经费支持力度，配备必需的防火、防盗、防虫、防潮设备和相关的温湿度自动监控报警系统，同时档案管理相关的档案柜、文件盒、书立、装订器、移动硬盘、扫描仪等，更为关键是随着信息化时代的到来，档案管理工作离不开信息管理系统的支撑，这些都离不开经费的支持。通过加强经费投入，可以改进医院档案管理的硬件设施，必将有利于各项工作的开展和提高。

（四）提高医院档案的开发和利用效率。目前信息技术的发展和在档案管理领域的广泛应用，使得档案管理工作更加便捷。如可以利用档案管理信息系统检索便捷的优点，通过案卷目录、索引、文号、关键词等进行检索，极大提高档案查询效率，对档案的开发和利用起到积极促进作用。通过档案信息网络系统，把医院的各类档案、图书、情报、资料荣威一体，有利于档案的编纂，可以把原本分散在各个科室的档案资源，进行统一的收集、整理、分析、研究、利用。如可以编撰医院介绍、文件汇编、组织沿革、大事记、医院各类统计报表汇编、干部人事资料汇编、专业技术人员职称资料汇编、科研项目、论文、专利、科技进步奖等成果汇编，医院发展过程中重要事件视频、音频、照片汇编等，为档案信息的开发利用奠定良好基础。尤其需要提高的是，在工作中要注重提高档案为医院建设服务的效益，积极进行网络检索查阅、档案复制等工作，并做好登记、统计工作，及时跟踪进展，了解档案在利用中所产生的各种效益，提高档案利用效率。

总之，档案管理，不是简单的各类档案集中保管，而是一项系统工程，需要进行标准化管理，特别是要注重对档案信息资源的开发与利用，要使医院管理者认识到档案管理的重要意义，不断健全档案管理制度，加强人员配备和培养，增加经费投入和设备购置，采用多种途径进行档案信息资源的整理、开发和利用，推动医院档案资源的网络共享，从而提升医院档案利用效率，更好地为医院建设和发展服务。

参考文献：

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