浅谈医院档案管理体系建设

文/曲靖市第一人民医院　狄亚霞

浅谈医院档案管理体系建设

文/曲靖市第一人民医院狄亚霞

【摘要】医院档案管理是医院管理的一项重要内容，加强医院档案管理体系建设，本文提出了构建医院档案管理组织体系、构建医院档案管理质量评估监管体系、构建医院档案开发利用体系，对提高医院档案管理水平，加强医院档案管理开发和利用具有重要的作用和意义。

【关键词】组织体系；评估监管体系；开放利用体系

医院档案资料对医院有效开发医疗急救、科研教学和行政事务管理具有重要意义。加强医院档案管理体系建设，对提高医院档案管理水平，加强医院档案管理开发和利用具有重要的作用和意义。

一、构建医院档案管理组织体系

医院档案管理涉及医院工作的方方面面，包括了文书、人事、基建、会计、科研、设备和病历档案等七大类，分布在医院行政事务、人力资源、基建、科教、医务、财务、设备等多个部门和科室。涉及面广，管理复杂。构建医院档案管理组织领导体系，形成档案管理委员会、综合档案科、职能部门三级管理体系构架。档案管理委员会由院长任组长，其他院领导和职能部门领导分别任副组长和成员，负责对整个医院档案工作进行统筹、协调；综合档案科配备专职档案管理人员对医院档案进行管理；各职能部门配备兼职档案管理人员，经统一培训后对各部门档案进行管理。构建三级医院档案管理体系，一方面可以从领导层面加强对医院档案管理工作的重视，将医院档案管理纳入医院发展规划，列入对各职能部门的考核范围。加大经费支出，强化医院管理人才队伍建设，提高档案管理水平。另一方面能进一步明确各职能部门在医院档案管理中应尽的义务和责任。综合档案室作为专职主管医院档案管理部门，全盘管理医院档案工作，但是基建档案、会计档案、科研档案、人事档案、实物档案、音像档案，以及病历档案等需要各部门明确档案管理职责，配备兼职档案管理人员，负责收集、整理和归档后交综合档案室统一管理。

二、构建医院档案管理质量评估监管体系

医院要配合卫生行政主管部门和档案局加强对医院档案管理的归档、查阅、保密、开发利用、管理、保护等过程监管和质量评估，同时组成医院档案管理质量监管小组，运用PDCA循环、品管圈等管理工具定期对医院档案工作进行督导检查、质量评估和监管，构建医院档案管理质量评估监管体系是医院档案管理的关键环节。

（一）加强依法治档监管。医院档案管理必须依据国家档案管理的相关法律法规进行管理，如《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《归档文件整理规则》《会计档案管理办法》《医药卫生档案管理暂行办法》等。同时兼顾各地对医院档案管理的相关条例。制定医院完善地档案管理制度，依法加强档案监管是医院档案管理规范化、科学化和精细化管理的必然要求。

（二）加强科技兴档监管。医院档案管理不仅需要专业素质高、理论水平强的档案管理人员，更需要利用现代化的信息技术、数字化技术和云技术加强医院档案管理的现代化管理。首先完善医院档案管理基础设施建设，按照高起点规划、高标准设计的要求，推进医院档案管理从低标准、落后的档案库向高标准、先进的档案库转变。其次随着移动医疗、云技术对医院的巨大冲击和影响，医院档案管理需与时俱进，引入科学化的档案管理理念，改变传统的纸质档案管理模式，转变为现代的电子档案模式。充分发挥计算机和网络资源的优势，利用计算机网络对医院档案进行收集、整理、保管、鉴定和统计等工作，特别是计算机技术对声音、视频等文档的存储更有优势，使医院档案管理更加细致化、精确化、现代化和高效化。

（三）加强安全管理。医院档案安全管理不仅需要做好人防、物防、技防相结合的“三位一体”综合防范体系，为档案室配备消防、安保、温湿度控制、档案消毒、扫描、数码摄录等必要的档案安全保管设施，医院档案数字化信息系统还需要通过注册检查、加密技术、身份验证、防火墙、权限检查、系统日志、数据备份等方式，加强数据及系统安全性，以抵挡病毒、黑客、木马等问题。

三、构建医院档案开发利用体系

“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的历史使命，医院档案管理要以档案的开发利用为重点，对档案资料进行定量、定性分析，积极发挥医院档案自身的作用和价值，为医、教、研提供服务，为医疗设备、后勤管理提供依据、为医院制定规划、政策、制度提供参考。但目前大部分医院的综合档案管理由行政办公室负责，一般只管理文书档案、基建档案、会计档案、科研档案、人事档案和部分实物档案、音像档案等，而病历档案由病历档案室管理，形成在一个单位内多部门管理档案的情况。特别是随着医院信息系统，如HIS系统、LIS系统、PACS系统、财务系统、电子病历、OA系统等发展，各系统还没有实现无缝连接和数据共享，进一步影响了医院档案的开发和利用。如何加强医院档案管理,最大限度地发挥档案的作用,对促进医疗事业的发展具有决定性的作用。充分整合各信息资源，在保证数据安全保密的前提下实现统一管理、资源共享。在整合信息资源的基础上构建一个档案信息查询平台特别是云端技术的发展，将使医院档案管理更加方便快捷、准确。

总之，医院档案管理是医院管理的一部分，医院档案管理水平也体现着和关系着医院的整体管理服务水平，做好医院档案管理，加强医院档案管理体系建设是医院建设和发展的需要。医院档案管理从组织领导、质量评估监管、开发利用这三个体系建设着手，将进一步推动医院档案的高效、现代化管理，真正发挥医院档案的积极作用。

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