新形势下档案管理工作存在的问题和对策

文/吉林省长白朝鲜族自治县档案局　于炳仁

新形势下档案管理工作存在的问题和对策

文/吉林省长白朝鲜族自治县档案局于炳仁

【摘要】随着我国经济的快速发展，信息逐渐成为政府机关和企事业单位实现自身长远发展的基本保障，而档案资料作为信息的重要载体，在推动我国社会主义建设进程中发挥着至关重要的作用。本文主要针对新形势下档案管理工作存在的问题发表几点自己的看法，希望能够为促进我国档案管理工作尽绵薄之力。

【关键词】档案管理；问题；对策

随着市场经济的日益完善，信息工作的重要性也逐渐凸显出来。特别是信息时代的到来，掌握了大量原始信息的档案部门，不仅可以为领导的决策提供依据，还可以掌握信息步入市场，从而将信息的作用充分发挥出来。

一、新形势下档案管理工作存在的问题分析

（一）对档案管理不够重视。从当前，档案管理工作来看，还存在个别领导和员工对档案管理工作认识不到位的现象，从而导致档案管理工作不能得到应有的重视。他们普遍认为档案管理工作无外乎是将有一些数据和信息进行记载、收集和保管等，认为档案管理工作跟自身的主要工作没有太大关系，存在的意义不大。

（二）档案管理人员素质不够高。目前，很多从事档案管理人的员都缺乏专业的管理知识、技术和理念，对现代化的信息技术知之甚少，也缺乏能力去接受、学习、掌握这些技术。而且，还有很多档案管理人员都只是满足于现状，管理能力和业务水平等也都迟迟不能提高。这也是导致档案管理工作效率低的主要原因之一。

（三）档案管理不够规范。随着社会、经济和科技的不断发展，各种竞争机制也不断被引入，档案发挥的作用也更加明显。同时，对档案管理的真实性和可靠性要求也更高，必须能经受组织的严格审核和鉴别。但事实上档案管理仍然存在不少问题，如档案材料纸张不满足标准；前后资料内容有出入；档案资料的填写格式不准确等。这些看似简单的问题其实对档案的管理和利用都会产生影响，也会让档案信息的真实性、完整性、可用性受到质疑。

（四）档案管理相关设备不够健全。这主要是针对部分基层单位，没有相对独立的档案管理库，很多资料的存放都要依附于办公室等机构，难以确保档案资料的真实性及完整性。另外，一些基层的档案管理部门由于管理资金缺乏，很多设施陈旧，对档案资料的收集、整理、归档等都有阻碍，更别谈对档案资料的保护了。

二、新形势下加强档案管理工作的对策

（一）强化单位档案管理意识。一是单位领导首先要重视档案管理工作，从而分配工作能力强、具有高度责任意识的人员进行档案管理，并制定相应的岗位责任制度。适当加大资金的投入力度，将档案管理需要的基础设备落实到位。二是档案管理者要强化业务培训，提升对档案管理的认识。三是档案部门要强化宣传工作，一方面让所有员工都重视档案管理工作，并给予一定的支持和配合，另一方面要呼吁社会各界支持档案的管理工作，全面强化对档案管理的认识。

（二）强化案管理人员的培训。档案管理员素质、能力的高低对档案管理工作有很大影响，所以必须要强化档案管理人员的培训工作，一是培养档案管理人员的素质，规范他们在档案管理工作中的行为，并树立科学的档案管理理念和思想；二是强化对档案管理业务的培训，让管理员认识到此工作的重要性，给予他们更多的实践机会，提升他们档案管理业务水准；三是培养档案管理人员的能力，主要是对计算机、办公软件、网络等的使用能力，进而不断提升城乡档案管理的效率和质量。

（三）完善档案管理制度。完善的档案管理制度是开展档案管理工作的有效保障，是充分发挥档案利用价值重要基础。档案管理部门应该依照国家档案管理的有关原则跟规定，再结合自身的实际发展情况，制定相应的档案管理原则和管理制度：依照《档案法》和《保密法》制定《档案管理工作岗位职责》《档案管理制度》《档案保密制度》以及《档案借阅制度》等，依照制度明确档案管理每位工作人员的职责和权限，确保档案管理工作顺利开展，一旦出现问题也能及时找到相应负责人。严格要求所有工作人员将各项制度贯穿到档案工作的始终，并鼓励档案工作人员相互监督，确保所有制度都能落到实处，发挥出相应的作用，为档案管理工作的顺利、高效开展奠定基础。

（四）加快档案信息化建设进程。首先，档案管理部门要积极购买需要的硬件设备，更换落后的设备和系统，为档案工作的开展提供坚实的设备基础，同时要定期做好设备的维修和保养工作，延长设备的使用寿命，确保设备在运行过程中不会出现障碍。其次，为了让档案工作高效服务于高科技发展的需求，可以创建统一的网络平台，实现档案信息的统一收集和管理，如建立网络收集等，形成定时定向的有规律的资料和信息收集，丰富库藏内容。再次，要重视并落实电子档案的储存工作，将纸质资料及时转化为电子文件。最后，需要落实计算机的安全工作，如安装防火墙等，避免档案资料被盗，同时要做好档案资料的备份，避免系统瘫痪时档案资料的丢失。

三、结语

新形势下档案管理工作必须要将“与时俱进”贯穿工作的始终，并让每一位档案管理人员都树立“与时俱进”的思想意识，只有这样才能开创档案管理工作的新局面。同时，还要紧抓工作中的各种机遇和挑战，给档案管理工作不断注入“新鲜血液”，促进档案管理工作的规范化、科学化、高效化和精准化。

参考文献：

[1]姜文远.新形势下档案管理工作存在的问题和建议[J].科技与创新，2014（19）：121-121.

[2]冯华.新形势下机关档案管理工作存在的问题和建议[J].理论研究，2013（10）：166-166.