浅谈机关档案管理工作

文/福建省宁德市经济和信息化委员会　焦建虹

浅谈机关档案管理工作

文/福建省宁德市经济和信息化委员会焦建虹

【摘要】提升机关档案管理工作水平，对提高机关单位的工作效率和质量都有着至关重要的作用。在本文中，笔者简单分析了目前机关档案管理工作中存在的主要问题，并针对性地提出了改善和优化机关档案管理工作的对策建议。

【关键词】机关；档案；管理；对策

机关档案是机关开展各项日常工作的重要依据和可靠凭证。机关档案管理工作的好坏，直接影响机关工作的实际效果。因此，档案管理是机关管理工作中非常重要的一个环节。但是，目前在机关档案管理工作中仍然存在许多急需解决的问题，比如机关档案管理意识不强、管理方法落后及信息组织程度低等，这些问题严重影响了机关档案管理工作的开展与发展，亟须在今后的工作过程中予以解决。

一、机关档案管理中存在的主要问题

（一）机关档案管理意识不强。长期以来，在机关单位，无论是领导干部，还是档案管理工作人员，对机关档案管理工作意识不强，缺乏重视，没有认识到机关档案管理工作在档案建设及日常工作中的必要性和重要性，在经费、人力、设备方面的投入不足，在一定程度上制约了机关档案管理工作水平的提高。

（二）机关档案的管理方法比较落后。目前大部分单位的档案管理仍沿用传统管理模式，以陈旧而厚重的纸质版本为主，档案管理的信息化、数字化水平较低。虽然纸质档案有其自身优势，但其归档工作量大，保管条件要求及保管成本高，查找利用困难，重复利用率低，容易丢失损毁。因此，利用现代化技术优化机关档案的管理方法迫在眉睫，才能适应现代化的办公需求。

（三）机关档案信息组织程度低。机关档案管理主要包含档案实体管理和档案信息组织两个方面的内容，前者是对机关档案资源的管理，后者是对机关档案中所包含的信息的管理。但目前机关单位的档案管理大多停留在档案实体管理层面，忽略了档案中所包含的信息，导致档案信息组织程度偏低，影响了档案信息的有效利用。

二、加强机关档案管理工作的对策

（一）提高对机关档案管理工作的重视程度。随着机关各类档案的不断增多，机关档案管理的任务日益繁重，因此机关单位全体上下都要提高对档案管理工作的重视程度。一是机关领导要提高认识，重视档案工作，积极创造条件，适当增加人员和经费；二是要加强档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的责任意识，更新和拓宽档案管理业务知识，改变其以往“守摊看点”的仓库保管员形象，以适应新时期档案管理的需要；三是要提高机关干部的档案意识，积极配合档案管理人员做好档案整理工作。

（二）创新机关档案管理模式。信息技术的发展对档案管理工作提出了更高的要求，但同时也为档案管理提供了更为有效和便捷的手段。一是利用现代信息技术，对档案进行科学、规范的归档保存，提倡档案进行数字化管理，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率；二是机关单位要建立安全保存系统，以规避电子档案方便复制、易于泄密的缺点，增加档案管理工作的保密性；三是提高数字化设备的日常档案存储能力，加强对照片、音频、影像等数字档案的存档工作，独立成分，辅以文字标记，确保能够长久保存；四是提高机关单位内设业务科室在档案管理工作中的参与度，主动提供档案资料给档案管理人员，并鼓励业务科室将零散但有价值的文献素材等资料加入档案管理序列，作为传统档案管理体系的一个有益补充，丰富机关档案资料信息。

（三）提高机关档案信息组织程度。提高档案的信息组织程度，对充分及方便地利用档案资料具有重要意义。建议主要从以下两个方面提高机关档案的信息组织程度：一是档案管理人员要立足本单位工作实际，对档案资料按照内容及来源等进行科学有效的分类归档，对纸质版本的档案要进行数字化处理，使其变成电子文档，并予以适当的注释或建立索引目录，方便查阅及利用；二是要建立机关档案借阅、检索、统计系统，步入联网管理，提供档案借阅和检索服务，除提高档案信息利用率的功能外，对被查询引用频率较高的档案资料由系统自动予以标注，利用系统的大数据处理功能自动甄别使用价值较高的档案，方便档案资料使用者的查询阅读，并提醒档案管理人员今后注意该类档案资料的收集和存储。

三、结束语

提升机关档案管理工作水平，对提高机关单位的工作效率和质量有着至关重要的作用，也是机关单位档案建设工作的永恒主题。要解决目前机关档案管理工作中管理意识不强、管理方法落后及信息组织程度低等问题，就必须从提高机关全体领导干部对机关档案管理工作的重视程度，在人员、经费等方面予以全力支持，并充分利用现代信息技术，创新机关档案管理模式和提高机关档案信息组织程度等方面入手方能有效，才能为档案信息的充分利用打下坚实基础和做好充分准备。

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