探究企业电子档案信息安全管理和技术措施

文/广西壮族自治区交通规划勘察设计研究院　韦艳玲

探究企业电子档案信息安全管理和技术措施

文/广西壮族自治区交通规划勘察设计研究院韦艳玲

【摘要】现如今，网络时代的到来也让计算机信息进入了共享的时期，与此同时，企业档案管理也由原来纸质档案管理，逐渐转变成电子化管理模式，企业档案信息公开化，也是企业档案管理发展的必然方向。但是，信息安全管理就成了影响信息公开的重要因素。文章从企业管理档案相关工作人员的安全管理、计算机设备操作管理、设备的安全管理、档案内容的安全管理等几方面进行分析，探究切实有效的电子档案管理措施。

【关键词】企业；电子档案；安全管理；措施

受到传统保密观念的影响，多数企业对于档案管理呈现出一种“重保管，轻利用”的状态，导致大部分有使用价值的档案得不到充分使用，甚至有部分高价值的档案被放置在一旁，长时间封存。随着计算机技术、数字技术这些先进的技术手段逐渐使用在档案管理中，档案管理也进入了电子档案时代。从另一个角度上看，采用计算机手段进行档案信息的收集、处理、传送、存储，有效提升了档案管理工作效率，但是在这一系列的过程中，不能避免的是由于人为原因、错误操作、程序病毒、恶意窃取导致信息丢失等问题的出现，这些原因都是电子档案信息安全管理保护措施要急于解决的问题。

一、安全管理的实际意义

企业档案信息记录了企业发展历程。档案中一部分信息涉及企业机密文件，其中包含了设备、技术资料等一些重点保密的资料，在这些重点信息数据的使用上，还是具有一定的限制性。因为这些数据关系到企业的发展状况，一旦这些信息被非法使用，就可能给企业带来严重的经济损失，企业档案本质特点决定其在数字环境中存储、信息的传送等方面都要比普通的信息要求要高很多。怎样提高企业电子档案的安全管理，就成了信息时代背景下，企业应该重点解决的问题。

二、档案信息安全管理范畴

根据电子档案信息安全管理涉及的范围，通信过程以及信息传送的过程，档案信息安全管理工作应该按照实际以下三个原则进行执行，即：信息保密性；信息数据真实性；信息数据的完整性。实际上，企业档案的安全管理也应该遵守这三方面原则，为了进一步保证这三点的需求，企业应该构建一套完善的档案信息管理系统。

现阶段，企业电子档案都是由计算机来完成的。所以，在计算机网络系统中每个节点上，对信息文件进行归档和资源共享，进一步实现电子档案信息的公开化，就必须构建一套科学、完善的网络系统。但是，电子档案信息在实际传输过程中，每一个环节都不是绝对安全的，特别容易受到电脑黑客的恶意攻击，致使机密文件被泄露、被修改或者是恶意删除等，在一定程度上制约了档案信息的共享。所以，在制定的安全管理系统中，必须要有应对泄密以及预防泄密的应急管理方案，进一步保证电子档案公开的安全系数。

三、有效的安全管理措施

（一）涉及机密文件的工作人员的安全管理。相对规模较大的企业来说，规模越大，涉及机密的电子档案越多，管理难度也就随之增加。因此，涉密的电子档案安全管理系统就更加重要，不管管理系统设计的多么可靠、周密，不管文件加密到何种程度，使用多么完善的加密技术，没有严格的工作人员进行把控，还是有可能发生泄密现象。所以，在电子档案进行公开化之前，必须有效地防止因为人为原因而产生泄密现象发生，并且还要对管理档案的工作人员进行培训，让参与管理档案的人员，充分意识到档案信息安全的重要性，尽可能降低信息泄密发生的概率。

（二）计算机设备使用防护措施。企业除了要对内部员工宣传信息安全重要性观念以外，还应该重视在计算机设备使用过程中，对设备的保护。首先，要对个人电脑进行防毒查杀，做好数据的备份；其次，在档案信息公开的过程中，避免发生信息数据被毁坏或者是恶意篡改的现象发生。企业除了要在相关档案部门的服务器中，安装杀毒软件，还应该在企业内部邮件的服务器中同时安装杀毒软件，使企业与员工，员工与员工之间的邮件往来，在一个相对安全的网络环境中进行传输，构建起一个安全防毒的环境。

（三）档案信息内容安全管理措施。企业内部的档案部门提供共享档案信息，主要通过E-mail和网页两种方式进行浏览和阅读。为了确保企业档案信息的安全，在使用E-mail发送之前，就应该使用杀毒软件对文件进行查杀；使用网页进行浏览时，采用安全内容过滤系统和阻隔浏览网页系统保证文件传送安全。现阶段，电子档案都是以影像资料作为主要存储手段，影像资料在进行扫描的过程中，可能会碰到因为人为原因而引起的安全问题，所以，一定要对提取过程给予高度的重视，在文件进行扫描前后，文件内容要保持一致，禁止使用U盘等外部存储设备进行对文件的提取，进而保证原文件没有受到影响、改写、恶意删除或者是盗用。

企业档案是企业发展的重要支撑，而安全信息管理措施也是共享档案信息的先决提条件，在良好的安全环境中，才能保证档案公开的可行性。有效的安全管理措施可以保证档案信息的安全，所以，一定要培养企业档案管理人员的安全意识，保证电子档案在网络上的安全传送和共享。

参考文献：

[1]韩洪云,谷克宏.企业电子档案的安全管理及对策研究[J].科教导刊-电子版（中旬）,2014,(2):136-136.

[2]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化,2014,(4):79-81.

[3]邢文.谈谈做好电子档案信息的风险与安全管理[J].科技与企业,2014, (11):70-70.