大学生档案意识初探

文/郑州市第十六中学　刘琨

大学生档案意识初探

文/郑州市第十六中学刘琨

【摘要】本文对大学生档案意识的现状进行了调研，分析了其形成的原因，提出了增强大学生档案意识的策略。

【关键词】大学生；档案意识；策略

一、大学生档案意识释义

（一）档案意识的含义。档案是人类在生产生活过程中产生的具有保存价值的原始记录。档案意识则是指人们对档案和档案工作的认知程度，是一种主观映像。档案意识决定了档案的管理和利用情况，以及社会档案工作开展顺利与否，无论对跟个人的生活工作生涯还是对社会档案工作，都起着这关重要的作用。

档案意识的强弱直接关系档案的保存情况，也会影响到档案形成者的自身利益。档案意识不强的主要表现是档案随意存放或不管不顾，会导致学生的档案不能齐全、完整，影响其学业、事业以及个人生活状况，如退休、养老。从社会层面来讲，人们档案意识不足，也会对档案工作造成很大的阻碍，比如分不清哪些该保存哪些该丢弃，提交档案时丢三落四，不断地重新补充重新提交，给社会档案工作造成很多不必要的冗杂程序。

（二）大学生的档案意识。大学生的档案意识，就是指大学生对于档案的认识程度，培养大学生档案意识，引发大学生对档案收集、保存、利用的主动性和积极性。

大学生的档案意识主要产生于在高校生活学习期间的教育。尤其在各种学习活动中，如课程、学术报告、实践实习中，有机会接触档案，对档案有一个较清楚的认识，能主动地去建立、保存、利用好档案，保存完整自己的档案，维护自己的权益，进一步认识社会档案作用，提高社会档案意识，能良好地配合社会档案工作的需要等。这也是一名大学生应具备的基本档案意识。

二、培养大学生档案意识的重要性

（一）大学生档案意识与自身的学习生活息息相关。在校期间大学生离不开学籍档案，毕业后学籍档案转化为人事档案跟随大学生一生。大学生的大学生活也处处与档案相关。无论是在评优、入党，还是各种社会考试的报名，都需要大学生的学生档案作为依据。即使毕业后，学生档案被转送到人才中心或自己的企业单位，更将成为大学生日后转正定级获得干部分身、评职称的重要参考。甚至于当大学生结婚生子时办理准生证都需要档案所在单位开具证明。如果一个大学生缺乏档案意识，对档案不关心不重视，甚至不知道自己的档案在哪，就会给未来生活造成巨大困扰。

（二）大学生对档案工作发展有很大的影响。大学生具备良好的档案意识，影响其朋友、家人，对整个社会档案意识都会产生巨大的推进作用。良好的档案意识会使档案提交时更加统一、更加有条理，也就更便于管理。人事档案部分缺失的原因很大一部分是当事人提交档案时漏交、忘交造成的，由于个人原因造成的档案不完全，却很多人在责怪档案关机部门的工作不到位。大学生的档案意识对社会群体起到重要作用，每年数百万大学生毕业都会给社会工作者注入充足的新鲜血液并带来深厚的影响。据中新网2015年4月24日发布的消息，2015年高校毕业生将达到749万人，如果这些高校毕业生都能有良好的档案意识，步入社会后其对整个社会群体民众档案意识产生的影响是档案事业发展的巨大助力。

三、大学生档案意识的现状

（一）对档案作用认识不足。大学生思想的形成来自于学校的教育和自己的经历。在对不同地区的各院校个专业大学生询问采访之后发现，很大一部分大学生不清楚自己学生档案里装的有什么，也不清楚学籍档案和人事档案有什么区别，不清楚毕业后自己的档案会何去何从。十几位受访同学中仅有六位同学知道档案学这一门学科。在提及档案的时候，大多数同学给我的答案是知道《国宝档案》这个节目，知道人事档案。其他像档案有什么作用，档案的分类，档案的相关法律等等都一问三不知。而问及大学里是否有关于档案的教育时，只有4位已经毕业的学长告诉我，在毕业前会讲毕业后档案该怎么处理，其他同学都表示没有相关课程或讲座。在毕业后档案如何处理这个问题，在校大学生几乎都没能给出答案。

（二）档案收集、保存意识薄弱。由于大学生缺少对档案重要性的深刻认识，导致对个人信息的收集与保存意识都较为薄弱。大多时候大学生保留一些文件单纯是因为“感觉可能用得到”，而对于那些可能用不到的则随意放置。

据笔者调查中发现，几乎所有大学生都不知道自己平时填写的各种表格会成为档案，故而在填写这些表格时，也是十分随意。如有些学生还会用繁体字签名而与身份证不符合，增加档案真实性的难度，对于平时很多文件的备份、附件，也是随意丢弃、存放，到需要的时候却找不到。还有因缺乏档案意识而忽视重要信息的记录，如很多学生在要填写具体项目时,对什么时间入团、入党,哪年到哪年在哪工作学习，哪一学期担任什么职务等等信息不记得时，采用推算方法模糊填写，致使档案真实性存在疑问，档案信息不连续、不一致等，此外，也有学生不注重日常档案的完整安全保存,缺少对自身档案流向的重视，导致“弃档”现象的频发。

据报道，沈阳市人才市场有3000多份档案找不到所有人，广州市人事档案托管中心，大学生档案也有700多份遭到遗弃，成都市人才中心被遗弃的档案则是3万余份。这些“弃档族”的出现，恰恰是大学生档案意识薄弱最真实的表现。

（三）缺乏档案利用意识。大学生的档案记录了该生在校期间的成长经历，是单位和社会判断大学生德、智、体等方面情况的依据。据调查发现，大学生往往不知道这些档案该如何利用，也就是不清楚档案的具体作用。

大学生的在校档案，是大学生考研、就业以及毕业后转正定级、提拔的重要依据，在大学生毕业后起到了重要的作用。很多大四学生在报考银行、公务员、农信社等时会发现报名要求的文件自己很多都没有或是丢失了，开始慌慌张张地跑这跑那，开各种证明，补办各种手续。有价值才会受到关注，而大学生对档案的不重视恰恰是不能明确档案的利用价值。

四、提升大学生档案意识的策略

档案意识关乎人们对档案的认知度和支持度，作为大学生的我们档案意识都不够强的话，如何推进档案工作的开展与发展。加强大学生档案意识培养，势在必行。

（一）开展多种形式的档案意识教育活动。档案的利用与传播状况，是一个国家民主化程度和国民素质的标志之一。因此，档案知识的宣传教育是社会性的责任，高等院校作为教育的主力军则具备良好的资源优势。采取多种形式的宣传手段，多种渠道的教育方法，让大学生对档案的认知得以提高，对档案的作用有更加直观和贴切的认识，促使大学生自发的关注档案，关注档案对其生活，工作的影响。

在校园加强档案意识的宣传教育工作，让学生更多的了解档案。作为学校，最直接的教育方法就是开设课程，高校应开设有关档案基础教育的公共选修课，列入教学计划，这是最直接，也是最有效的教育方式。

加强档案教学内容的改进，不单单在课程上讲档案，看档案。有些大学开设的有档案相关课程，但都讲的是国家档案，多偏向政治性，内容太过公式化，缺乏趣味性同时离大学生生活较远。而且课程内容大多是将档案给同学们欣赏。档案的作用是欣赏吗？显然不是。学校在学生对档案进行欣赏的同时，更应该让大学生进一步了解档案更深层的含义，了解档案对民族文化以及大学生自身的英雄。国家档案离学生很远，并不能完全正确地启发学生对档案的看法。档案课程更应该在拓展学生知识面的同时，让学生自己关注到自己身边的档案信息。

（二）加强大学生对档案的认知。大学生的知识获取大部分来自于学校的教育与校园活动，而在当前大学内，大部分高校除了相关专业开展档案课程外，大部分专业都没有相应的课程或活动。这也是导致大学生档案意识不强的重要原因。

通过学校教育让大学生重视档案，利用档案，让大学生了解形成档案意识的重要性，从而自主培养档案意识。提高大学生对档案的利用，在利用过程中进行教育，并逐步培养档案意识。组织大学生参观学校档案管，了解档案从收集到利用的整个过程，在这个过程中让学生了解档案的完整性和真实性对档案凭证作用的重要性，树立档案可靠性与权威性，引起大学生对档案的认识和重视，进而提高大学生的档案意识。

同时加强毕业生档案意识教育，在就业指导课中对即将毕业的大学生重点教育，对自己重要的才会引起重视，让学生自主关注自己的档案。在毕业大学生的影响下，使全民档案意识得以提高，社会档案工作更加顺利地开展和发展。

（三）加强大学生对档案工作的重要性的认知。档案工作即档案管理，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务的总称。

随着社会发展，电脑及互联网的普及，大学生从网络上获取的只是也越来越多。加大档案信息开放力度，提高档案信息化水平，使大学生能够在网络上更多地接触档案，了解档案工作，是提高大学生档案意识的重要途径。

只有社会档案工作得以完善和加强，大学生才会对档案工作更加拥护。档案工作对于各项社会管理系统都是不可缺少的一部分，合理便捷的档案工作有利于社会各方面的发展，促进人才流通，增强社会资源共享。档案部门虽然研究、管理档案，但其目的仍是为社会的需要提供服务。想要档案工作更好地为人们服务，就应该主动地去配合档案工作，档案工作开展顺利，为人们服务的也越便捷。

（四）培养大学生档案管理技能。身为大学生，必须知道档案，了解档案，才能在生活工作中将自己的档案信息完美的利用起来。由于当前学校等部门档案制度并不完善，在收缴学生所需提交的材料时，都存在忽视细节的情况。大学生自己漏交一些当前不必要的材料，档案部门也不会在意，交什么，归档什么，不交，略过。而这些略过的内容，或许在以后会成为必不可少的东西。因此，学校更应该培养大学生对自身档案材料管理的能力，合理利用自己的档案，给自己创造价值。

随着我国社会经济的不断进步,档案在日常生活中产生的作用也日益重要，对大学生档案意识的培养显得尤为重要。档案意识的形成是一项长期的、普遍的工程，需要学校与社会共同的努力。档案意识的提高能使个人的生活工作更加便利、更加有据可依，对社会档案工作具有良好的促进作用，使档案工作更加顺畅，全面的开展。在学校的教育与社会的促进下，大学生档案意识将全面形成并得以发展，并对其亲友产生影响，起到带动作用。大学生档案意识的提高，会使档案工作更加顺利完善，促进我国档案事业的发展与进步。

参考文献：

[1]陈晓玲.谈大学生自我档案意识的培养[J].湖南科技学院学报，2005 （8）:7-9.

[2]任汉中.试论当代大学生的档案意识[J].湖北大学承认教育学院学报,2006(6):23-25.

[3]赵滟.大学生档案意识现状分析及其对策研究[J].云南档案,2008(3)：8-10.

[4]谢宝琴.关注大学生档案意识的培养[J].兰台世界,2007(6)：36-38.

[5]方燕平，戴晶晶.大学生档案意识与档案知识需求现状调查分析与思考[J].山西档案,2014(3):74-76.