简析从高校评估谈高校档案管理的发展趋势

文/闽江师范高等专科学校　张洁

简析从高校评估谈高校档案管理的发展趋势

文/闽江师范高等专科学校张洁

【摘要】高校档案管理在高校评估过程中占据着非常重要的地位，是高校评估工作的重要依据。同时，高校评估的进行对各高校的档案管理工作有着非常积极的促进作用。本文就高校档案在评估过程中的重要作用、所展现的各种问题，重点针对高校评估影响下高校档案管理的发展方向展开分析。

【关键词】高校评估；档案管理；发展趋势

高校档案是广大教职工长期从事教育科研工作和党政管理工作及其他活动的真实记录。高校档案在一定程度上是学校各方面工作进展过程的一种客观体现，承载着学校工作、发展的痕迹。因此，在高校评估过程中，高校档案对高校评估的顺利进行有着非常重大的意义。

一、高校档案对高校评估的重要意义

（一）档案管理评估是高校评估工作过程的重要环节。有关文件指出，学校要办好，其中一项基本工作就是高校档案工作，并且需要将其纳入到高校的整体发展规划之中，强化相关领导工作，同时提高档案工作的管理水平。可见，档案管理是各大高校的一项基本工作，同其他教育教学等工作一样，在学校工作的组成中占据着非常重要的地位。因此，在高校评估过程中，其档案管理的真实性、完整性、系统性等也是评估工作进行中的一个重要环节。

（二）高校档案是高校评估工作进行的一项重要依据。高校档案作为学校各个方面工作的一项原始记录，为高校评估过程中的各项指标数据提供客观、真实的依据，是最有力的客观证据。同时，在高校评估的过程中，可根据高校档案对主要的观测点进行监督、审核，来评判各项工作的进展、执行情况，并对执行的结果进行评判。如果缺少高校档案这一重要依据，高校评估工作将无法做到实事求是的评判，从而对高校的监督和核查将不能有效进行，从而国家相关机构对于高校的管理和教育教学水平的提高将大打折扣。

二、在高校评估过程中高校档案所突出的几大问题

（一）档案资料不完整。档案的资料不完整主要体现在以下两个方面：第一，对于工作的开展等情况无相关记录；第二，在工作进展过程中，资料缺乏连续性。造成这种情况的原因是：在高校工作进展过程中，相关部门未按照有关规定的要求来对教学及其管理活动过程中形成的一系列文件材料进行全面的收集、整理、鉴定、分类、保管，没有实现有凭证、查考以及利用价值的文件材料向教学档案转化，没有做好档案的集中保存。

（二）档案资料的不规范。不规范的档案资料大量存在，这是在高校评估过程中普遍存在的现象。不规范资料的主要有以下几个方面：第一，同一类资料的格式、内容、名称的不同一性；第二，相关数据前后之间存在差异，存在不一致性。

不规范的档案资料大量存在致使档案资料的真实性大打折扣，严重影响高校评估工作的进展。造成这种情况的主要原因有以下几个方面：第一，高校档案的管理意识不强；第二，档案的管理制度不完善，执行不彻底。

（三）档案管理的方式落后。在实际的学校工作开展过程中档案资料的来源多种多样，但是在评估的过程中发现高校的档案资料仍以纸质类的资料为主，且仍以人工的手工管理为主。从而体现出在档案管理的过程中，档案的载体单一，且自动化程度不足，与目前的我国的社会发展水平不相一致。落后的档案管理方式为高校的档案管理带来了一定的不足：第一，资料的不完整；第二，占据大量的存储空间；第三，资料整理的工作量增大且重复性强，第四，不便于资料的查找和调阅。

三、高校档案管理的发展方向

（一）高校档案管理意识、制度。在高校评估过程中档案管理所发挥的关键作用，使全体教育工作者认识到档案管理的重要性，从而对高校档案管理工作产生以下几个方面的影响：第一，高校评估工作进展过程中的各个环节对高校档案的调取查阅及查阅结果等方面的反馈，便于高校理顺档案管理的工作体制，明确各档案管理人员的相关职责，并对高校档案管理制度中的不足进行弥补，建立健全档案管理的体制制度；第二，高校档案在高校评估过程中体现的关键作用，在无形中增强了广大师生的档案管理意识，便于各档案管理工作及相关制度的开展。

（二）档案管理方式。在高校评估过程中所体现出的资料查阅、调取等方面的不便、不足之处，致使各大高校高度重视档案管理方式的更新，使得高校的档案管理方式同目前我国的社会科技发展相适应。这主要有以下两个方面的体现：第一，资料的存档方式多样化，充分运用现在的多种媒介对档案资料进行保管；第二，管理方式现代化，充分运用计算机技术建立档案管理数据库，提高档案资料的采集、传输、整理能力。

（三）档案管理工作的自评自建。根据高校评估过程中对高校档案管理的相关要求，建立自身的档案自评制度。对档案建立过程中出现的各种问题及时进行反馈，并进行及时的补足、调整，以确保档案管理工作的顺利有效进行。

四、结束语

总的来说，高校评估在本质上而言是一种管理手段，其作为对各大院校的各项工作进行监督和考核的方式而存在，在各大高校的发展过程中都占据着非常重要的地位。各大院校进行高校评估的过程中必须给予学校档案高度重视，做好高校档案管理，向着未来良好态势出发。

参考文献：

[1].刘超,韩淑华.从高校评估谈高校档案[J].河北科技师范学院学报（社会科学版）,2004(06).

[2].邱菊.从高校评估谈教学档案管理的重要性[J].广西广播电视大学学报,2009(06).