浅谈无纸化办公所面临的档案管理问题

文/中广核管理咨询（深圳）有限公司　林晨

浅谈无纸化办公所面临的档案管理问题

文/中广核管理咨询（深圳）有限公司林晨

【摘要】无纸化办公的档案管理是各行各业实现高速发展的必然趋势，在社会主义经济发展的新时期，无纸化办公条件顺应了时代的发展，已经成为各行各业实现有效管理的重要举措，所以，在进行档案管理时，要加强档案管理人员的整体素质，加大对档案现代化管理的资金投入，加强对档案管理的技术研发，实现档案的科学化与合理化管理。本文通过分析当下无纸化办公条件下档案管理存在的问题，并针对档案管理工作中出现的问题提出有效的解决措施。

【关键词】档案管理；无纸化办公；管理问题

现在，各行各业都实现了不同程度的发展，档案管理工作的难度加大，档案的管理流程比较复杂，而且，各行各业都实现了无纸化办公条件下的档案管理，仅仅使用传统的档案管理方法不能满足在信息时代下对档案信息的有效整合和存储。所以，档案的管理工作必须向着现代化的趋势迈进。无纸化办公的档案管理，与信息技术是密切相关的，计算机技术的自动标引技术、多媒体技术、光盘的储存技术都为档案的现代化管理提供了技术支持。只有实现无纸化办公条件下的档案管理，才能提高各行各业的工作效率，无纸化办公的档案管理不仅仅是满足了其自身发展的要求，同时也为各行各业的顺利发展奠定了基础。

一、无纸化办公档案管理中出现的问题

（一）档案的管理体系存在漏洞。档案的管理体系确保了档案管理的有效性，但是，现在很多企业没有开设档案管理部门，档案的管理比较混乱，档案的管理没有实现分级的管理，企业没有采取有效的措施进行档案的分级化管理，企业的档案管理体系不完善，很多管理规章没有在审查的基础上落实，没有建立有效的档案管理评价机制，档案的管理和控制具有不彻底性。

（二）企业没有树立现在化的档案管理意识。现在，很多企业对无纸化档案管理还没有引起重视，没有重视无纸化档案管理的流程。没有采取有效的手段进行档案的管理，没有根据企业的实际情况对档案进行跟踪，在管理档案时现代化的管理理念。企业在进行无纸化档案管理的时候，还没有较强的法律意识，在企业内部也没有制定相关的政策对无纸化档案管理人员加以约束。

（三）档案管理人员没有更新自身的档案管理思想。在无纸化办公档案的管理过程中，管理人员没有及时更新档案管理的知识储备，没有根据社会的发展提高档案管理的思想觉悟，在无纸化办公档案管理中，管理人员还是沿用传统的档案管理方法，导致无纸化办公档案管理不能很好地应用，在档案管理方面不能呈现出无纸化办公的优势。

（四）档案管理人员的素质存在问题。档案管理人员的知识面窄，仅仅是对档案管理知识略知一二，在进行档案管理时，也没有联系其他学科的知识，档案管理人员的知识结构有待于完善，对新的知识没有学习，对信息技术的应用还跟不上时代的步伐。

二、无纸化办公中促进档案管理现代化的有效措施

（一）无纸化办公档案管理人员要更新自身的思想观念，档案管理要顺应时代的发展。在无纸化办公档案管理中，管理人员一定要高度重视档案管理，而且要适应无纸化办公条件下的档案管理，不能在用传统的档案管理方法，应该与时俱进，要更新自身的观念，摒弃那些与现代化建设不相符的观念，树立依靠科学技术进行档案现代化管理的新观念，在档案管理时一定要与无纸化办公理念协调起来，实现档案的主动管理，使档案管理能够在无纸化办公条件下有条不紊地进行。

（二）不断提高档案管理者的综合素质，实现档案的现代化管理。现在，提高档案管理人员的素质是十分必要的，在无纸化办公条件下的档案管理，运用到了更多的知识，这就要求管理人员不仅仅要具备档案管理方面的知识，同时也要具备现代化科学的知识，因此，档案管理人员要有丰富的知识储备，不仅仅要研究档案学知识，同时也要不断学习其他学科的知识，因此，在企业中，要提高无纸化办公档案管理人员的素质，让他们逐步适应无纸化办公条件下的档案管理工作流程，让管理人员熟悉信息技术的使用，根据档案管理人员的年龄、性格等特征进行分级管理，定期让档案管理人员接受培训，提高自身的职业技能和道德素质。

（三）企业要加强档案无纸化管理的意识。在无纸化档案管理过程中，会出现档案不完整的问题，针对于这一问题，可以在企业内部进行档案管理意识培养宣传活动，宣传学习档案法，把档案管理纳入企业的规划过程中。

三、结语

档案的现代化管理可以实现企业经济的快速发展，让企业可以有条不紊地运作，档案管理的作用是非常明显的，但是，企业在进行无纸化办公档案管理时还是存在一些问题的，档案的管理体系存在漏洞，企业的档案管理水平不高，不能及时地传达有效的信息，企业在档案管理时没有实现封闭式的管理模式，企业没有树立风险意识，因此，企业要实现无纸化办公条件下的档案管理是十分必要的提高硬件设施的建设速度，更新档案管理人员的观念，促进无纸化办公条件进程。

参考文献：

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[4]孔庆宁.浅谈无纸化办公对档案管理带来的新挑战[J].办公室业务, 2012,13:182.