浅谈如何做好高校教学档案收集工作

文/陕西中医药大学　杨思炜　王晶

浅谈如何做好高校教学档案收集工作

文/陕西中医药大学杨思炜王晶

【摘要】针对目前高校教学档案收集工作中存在的不及时、不规范、不完整等问题，本文从提高档案意识、加强档案知识培训、建立档案管理制度、搭建交流平台、引进先进技术等不同层面来综合讨论如何做好高校教学档案的收集工作。

【关键词】档案收集；档案意识；平台

高校教学档案主要是指在高校教学管理和教学实践活动中所形成的具有保存价值的文字、图像、声像载体材料等，它是衡量一所高校教学管理水平与教学质量的重要标准之一。为了高校各项教学活动的顺利开展，做好高校教学档案的收集工作就成为高校档案管理人员的重要任务之一。高校教学档案的来源比较分散，涉及到的部门和人员较多，要想系统、完整、及时、规范地收集各项教学档案存在一定的难度。本文主要针对高校教学档案收集过程中存在的问题，通过建立有效的措施，从而使高校教学档案的收集工作变得更加高效和规范，最终达到服务广大师生和社会的重要目的。

一、高校教学档案收集中存在的问题

高校教学档案的收集工作是高校档案部门的重要工作之一。主要包括了综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学实践、学位、毕业生工作等内容资料的收集。这些资料基本上都是由各教学部门及相关处室完成自己所属部门的收集，然后再交给学校的档案部门。由于这些教学归档部门的档案收集工作基本上都是由教师或者辅导员兼任。他们除了要完成本职教学工作外，还要兼顾教学档案的收集，工作量大，难免产生懈怠情绪，容易造成教学档案收集的不及时。与此同时，许多高校上至学校领导，下至各行政教学部门的教师，对档案工作缺乏理解，重视度、参与度、支持度均不够，这也给教学档案收集工作带来了难度。由于各部门兼职档案员不是专业档案管理人员，缺乏一定的档案意识和专业档案管理知识，又往往只重视档案的利用，而忽视档案收集的重要性，从而十分容易造成教学档案收集不完整和不规范等现象出现。

二、改善教学档案收集工作现状的几点措施

（一）提高档案收集意识。增强全员对教学档案收集工作的正确认识，提高重视程度，加大配合力度。高校教学档案来源广泛，涉及到学校众多部门和个人，客观上给档案收集工作带来了一定的难度。有些部门及领导对档案工作不理解、不重视、不支持，也给档案收集工作增加了困难。因此，要利用各种丰富多彩的活动对档案收集工作的必要性和重要性进行宣传。如高校档案部门利用现有资源，每年年末在校内组织召开一次档案工作会，参会人员包括学校领导和各部门兼职档案员。会议内容包括首先由主管领导总结前一年的档案工作，安排好下一年的工作重点和难点，为下一年档案工作的顺利开展做动员讲话。其次，安排大家一起讨论如何将来年的档案工作做好。此外，还可以不定期地举办档案宣传片观影活动，通过播放档案宣传片的方式让大家能够更加直观地认识和了解档案工作，使大家从内心深处意识到档案工作对学校发展与建设的重要作用，努力争取大家对档案工作的理解和支持。只有加强对全体专兼职档案人员的宣传，提高他们对档案工作的责任感和工作热情，档案收集难的问题也就容易解决了。

（二）建立高校教学档案收集工作交流平台。现如今智能终端产品已经十分普及，智能手机、智能手表、智能平板产品的更新换代速度很快。网络技术提供了更加方便快捷的交流平台，各种即时通信、时时通信技术已趋于成熟。在这种信息时代背景下，高校档案部门也要与时俱进，利用时下流行的无线网络技术、智能终端，社交平台搭建一个关于校内教学档案收集、归档的交流平台。由于时下国内用户人数较多的社交软件主要包括QQ和微信，高校档案部门可以充分利用这两种软件构建互动交流平台，通过覆盖全校办公区和教学区的无线网络，将各个教学行政部门的兼职档案员联系在一起，建立一个高校档案管理群落。这种方式具有成本低廉、兼容性高、使用简单方便等优势。既能方便档案部门发布通知、消息、档案收集方法，也能及时了解其他各归档部门的教学档案收集情况。与此同时，各部门兼职档案员也可以在平台上互相交流、探讨教学档案收集方法，在档案收集活动中也能起到互相促进、互相监督的作用，进一步提升教学档案收集工作的效率和质量。

（三）建立健全教学档案收集工作管理制度。从制度上保证教学档案的收集工作顺利进行。高校档案部门可以参照《高等学校档案管理办法》中关于档案收集的相关规定和办法，结合学校实际，制定合适学校的教学档案工作制度。第一，制定符合学校实际情况的档案收集管理办法。第二，建立目标管理责任制度，由主管档案的领导将档案工作列入学校议事日程，督促各部门按照上级和学校档案部门的要求做好收集工作。具体工作责任到人、明确分工。第三，构建校内专、兼职档案员考核、奖励与处罚制度。考评工作在主管档案的校领导的指导下，由高校档案部门负责具体实施，每年开展对教学档案收集工作大评比活动，对于成绩突出的部门和个人给予一定的表彰和物质奖励。相反地，对于教学档案收集工作成绩不达标的部门进行通报批评，对教学档案收集工作懈怠的个人提出点名批评并在其年终考核表上扣分，情节严重的可给予相应的处罚。总之，制度要健全、人性化、具有可行性，否则制度就会形同虚设，缺乏其实际意义。这也需要高校主管档案的校领导们首先肩负起这项看似平常但又十分重要的责任，同时也需要学校专兼职档案员的努力配合才能得以实现。

（四）加强业务指导及培训力度。缺乏基本的教学档案收集管理知识会直接影响到高校教学类档案的收集质量，要解决好教学类档案收集难、收集不规范等问题，就必须从档案收集的基础理论知识入手来解决。首先，在校内，高校档案部门可以通过定期举办档案工作方法讲座或培训班的方式来对档案收集人员进行指导。具体由学校档案部门负责组织，邀请上级档案部门或兄弟院校档案管理方面的专家、教授前来开展业务知识讲座和实际工作方法培训，为各部门专、兼职档案员传授科学的档案管理知识和方法。其次，经费充足的高校档案部门可以考虑加大在学习培训方面的经费划分，鼓励专、兼职档案员参加由上级档案部门组织的专业级别的培训，支持他们前往国内其它档案工作出色的单位学习，吸收其它单位在的档案收集及管理方面的知识和经验。无论是校内组织的培训还是出去向别人学习取经，其目的只有一个，那就是从档案专业知识的角度解决档案收集难的问题。

（五）采用现代化技术手段进行教学档案收集。随着教育信息化的不断深入，许多高校行政和教学部门的日常办公都基于OA、教务管理等办公系统，无纸化办公时代已经到来，虽然目前高校教学类档案载体中有相当一部分还是以纸质为主，但近年来越来越多的教学文件、照片等资料更多的是以电子档案的形式呈现，这就需要利用现代的计算机网络、云存储、数字化扫描处理等现代化技术来丰富教学类档案的收集渠道。高校档案部门可通过架设自己的档案门户网站和档案管理系统来收集管理电子类档案。通过技术手段将高校的OA系统、教务系统和档案管理系统对接，各部门只需将OA、教务系统中需要归档的教学文件资料立卷、整理好后直接利用各系统之间的接口传送至档案部门的管理系统的资料库中。针对纸质类文件资料，也可利用扫描或数字化技术，将教学类文件资料进行电子化处理，利用校内局域网进行数据传输，上传至档案管理系统的指定目录下，既节省时间，又能轻松快捷地收集到各教学行政归档部门上传至系统中的档案。

三、小结

在高校教学档案收集过程中，档案部门要有与时俱进的创新精神，在不断总结前人优秀经验的基础上，还要不断探索新方法、新技术。从改变工作态度、优化工作方法、提升工作效率等方面切实改善高校教学档案收集不及时、不完整等现状。使高校教学档案收集工作真正实现规范化和制度化。提升高校教学档案管理的工作效率，搞好高校教学档案的收集工作，对于促进高等教育教学水平的提高有着十分重要且深远的意义，同时也为众多高校档案管理者们提供一个为高校改革与发展添砖加瓦的机会。

参考文献：

[1]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类与高等学校档案工作规范[M].四川科学技术出版社,1994.

[2]王莉.新时期档案收集工作对策研究[J].镇江高专学报,2004.4.