浅谈新时期如何做好文书档案管理工作

文/吉林省煤田地质二〇三勘探公司　张杰

浅谈新时期如何做好文书档案管理工作

文/吉林省煤田地质二〇三勘探公司张杰

【摘要】企业文书档案越来越多，原先隐藏在文书档案管理中的一些弊端逐渐显现，已经跟不上时代的变化。随着社会的进步，信息技术的不断发展，新时期在这样的背景下如何做好文书档案管理工作，并及时加以改革和创新，是文书档案管理者需要研究的课题。

【关键词】新时期；文书档案；管理

一、新时期文书档案管理工作存在的问题

（一）文书档案管理人员素质问题。现阶段，文书档案管理人员个人素质及业务水平参差不齐，有的企业对文书档案管理不重视，随便找一个人就可以来管理档案，这些陈旧落后的管理意识与新时期对文书档案管理工作的要求有着非常大的差距，直接影响文书档案管理方式和认知的选择，使得文书档案管理不科学、不规范、不统一，在智能化和快捷化方面存在很大的欠缺。

（二）档案利用与评估优化问题。目前的文书档案管理，对于档案的利用价值的评估和优化并没有得到领导层的重视，对于档案管理的技术设备的投入也很少，导致无法进行文书档案管理的信息化系统工程，很多企业对于文书档案的管理还是主要依靠人力来进行检索，劳动强度高，效率低下，且不能实现企业内部档案信息与资源价值的充分利用。

（三）整体规划协调运作问题。新时期随着电子信息技术的应用，一些企业开始逐步建立较为规范的电子存档系统，目的是实现档案的信息管理和一定范围的资源共享。然而，在这个过程中，整体规划协调运作存在一定的问题，在管理过程中缺乏整体性的规划，在运作模式上缺乏协调，各部门对于文书档案的归类不当，给整体运作带来很大困难。

二、新时期做好文书档案管理工作的几点建议

（一）推行全过程、全员式、全方位的文书档案管理工作。新时期的文书档案管理工作，从档案的形成到档案的归档，都需要有一个行之有效的管理方案，以采取科学方法进行文书档案的整理和管理，在这个全过程中，要保证资料信息收集来源的准确，避免虚假资料浑水摸鱼。归档的过程，要统一归档的符号和方式，例如公文的书写格式，电脑输入中指定的系统和模板，纸张、页码、行距、字体等都要进行规范性的管理。并且要对企业员工进行建档工作，实现档案的全员式管理，在每一份档案中标明员工文书档案的工作性质和内容，实行管理制度责任制，有效提高员工参与档案管理的积极性，公共促进企业文书档案管理工作的发展与进步。档案的全方位管理是指一定要保证档案资料的安全性和完整性，采取统一的管理方式，重视文书档案的隐秘性，防止信息资料泄露对企业造成的损失。

（二）推行系统化、标准化、流程化的文书档案管理工作。根据企业的工作性质，制定统一的管理模式和工作标准，使文书档案的编制以及资料归档具有一定的系统性，并使文书档案的管理能够与企业发展相适应。在新时期，信息技术普及，因此文书档案的管理模式一定要标准化，这非常有利于将文档资料制成电子文书，无论是备份还是仅仅作为机读模式，都是非常有利的。而流程化的管理对于文书档案的检索效率有着很大的提高，在很大程度上有利于发挥文档资料的价值，其意义是非常深远的。

（三）提高管理人员的责任意识，提高文书档案管理工作的科学化水平。文书档案管理工作是一项专业性很强的工作，管理人员不仅要有扎实的科技知识和专业理论知识，还要有勇于奉献的敬业精神以及良好的责任意识，所以说对文书档案管理者的要求非常高，提高管理人员的责任意识是很有必要的。文书档案管理人员一定要意识到文档管理的重要性，并以做好此项工作为己任，忠于职守，细心谨慎，将文件资料的积累、整理、鉴定、统计等作为应尽的职责内容。为了适应新时期对文书档案管理的高标准、严要求，就需要对原来的文档资料进行全面普查，将无用的文件予以剔除，重新组合文书案卷，对于标题不清，内容混乱的案卷，一定要进行再加工，提高文书档案的质量。现在的信息化水平的不断提高与应用，也使文书档案管理水平的科学化程度上了一个新台阶，计算机技术可以使文书档案与办公自动化相衔接，使文档资料的登记、删减等程序更加便捷。对于档案的分类号和卷宗的题名，一定要准确规范，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机不能识别的情况，这样才能保证检索的查准率。

三、总结

文书档案是企业各项工作的真实记录，不仅能指导现实工作，又能提供查考历史的凭据，也是企业持续发展的重要依据。文书档案管理工作是一项政策性很强的工作，它对保密性和专业性的要求非常高，新时期随着信息化的到来，管好用好文书档案资料，对资源共享以及资源开发利用有着重要的作用。只有完善各项文书档案管理的规章制度，不断提高管理人员素质，加强文书档案现代化管理，切实做好文书档案的管理工作，才能实现文书档案管理的科学化，才能有效提高企业文书档案管理的质量与效率。

参考文献：

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报,2011,9 (3):117-119.

[2]黄静虹.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息,2013, 1:101.