医院档案的收集、开发和利用的研究

文/广东省东莞市第五人民医院　王霞玲

医院档案的收集、开发和利用的研究

文/广东省东莞市第五人民医院王霞玲

【摘要】医院档案管理工作，具有规范化、标准化和程序化要求，其管理内容，主要包括档案的收集、开发和利用。本文立足于医院档案管理的实际工作，分析档案收集、开发和利用环节客观存在的问题，针对问题提出了档案收集、开发和利用的管理方法。

【关键词】医院；档案；收集；开发；利用

一、医院档案收集、开发和利用的常见问题

（一）档案收集问题。档案收集，是医院档案管理工作的基础。在收集方面，有不归档、归档数量不齐全、归档错误等问题，某医院的日常档案管理工作，由于没有将偶发卫生事件信息收集，列入至重点归档内容，以致在突发非典期间，既没有及时布置归档工作，也没有催收相关部门提交病例资料，使得某些关键性文件出现流失现象，另外只重视纸质档案，而忽视声像、电子、实物等载体型材料，也是多数医院档案收集工作的通病。

（二）档案开发问题。档案的开发编研，传统的档案管理标准，反而成为开发编研工作的条条框框，对于少量种类的档案资料，综合加工分析方法尚可应付，如果遇到反映医院医疗科研，或者其他重大信息的资料开发，则对编研的创造性要求更高。根据目前医院的发展形势，很多专题的汇编资料，涉及到各种原始资料、统计数据和基础事实，某些医院滞留于墨守成规的“室内资料室内编”方式，平时不开展档案编研规划工作，在产生开发需求时才忙于应付，这种情况在很多医院中屡见不鲜。再加上档案开发编研规则的不明确，操作手段的不规范，以及操作计划的不周详，都可能影响档案的开发编研质量，甚至脱离医院的实际发展需求。

（三）档案利用问题。医院档案不仅是医院发展情况的反映，而且是医院发展的信息依据。对此，很多医院并没有意识到档案的重要性，以致对档案的利用不充分，反而形成信息资源浪费现象。档案利用的有效性与否，除了意识方面的问题，在方式层面，也有一定的问题存在，譬如利用方向不明确、利用手段落后等，不仅无法发挥档案的作用，而且会浪费人力、物力和财力。

二、医院档案收集、开发和利用的问题对策

（一）档案收集问题对策。档案收集的相关信息，上至医院高层，下至个科室，都是主要的信息来源。由于收集意识浅薄，加上医院宣传力度不足，很多医院对归档工作的重视程度不够。笔者认为：档案部门应该主动争取医院高层领导的支持，同时及时与科室沟通，争取更多人重视和支持归档工作。而在前端控制方面，为避免档案收集工作的“无章可循”，在档案收集工作开展之前，有必要立足于实际情况，进行充分的调查研究，以此科学划定收集的范围和采用合理的收集方法。期间，档案部门要明确立卷人员的分工和职责，以指导、培训、监督、检查相结合的方式，对立卷工作进行跟踪，尤其是在催收环节，要杜绝不归档和归档内容不符合要求等情况的出现。至于档案收集的方法，针对不同的收集对象，可灵活选择集中收集、分散收集、网络收集、上门收集和不定时收集等方式，加快信息化在收集环节的建设。

（二）档案开发问题对策。随着医疗卫生体制的改革，以及现代型医院的深化发展，档案开发编研工作，有必要探索一条适合医院的新渠道。围绕以上提到的档案开发问题，笔者认为需要从以下几个方面进行解决：首先是档案开发编研管理网络的构建，考虑到医院档案信息收集内容的繁多复杂，而作为重要归档对象的各个部门，所提供的信息资料，可能涉及到各种专业性极强的技术和一些机密程度比较高的科研工作，而普通的档案归档工作人员，不可能面面俱到地了解这些技术和工作，此时如果有网络软件作为辅助编研管理，则能够避免编研管理过程中受到技术因素的限制，确保不会出现错误开发或者遗漏开发的问题。其次是将信息化管理技术，融入到档案开发编研环节。目前互联网上，充斥各种图书、文献、期刊和情报信息，虽然真伪有待考证，但信息量已经远远超过纸质文档，在这种信息资料极为丰富的网络环境中，信息管理技术的融入，能够提高档案开发编研的效率水平，为医院节省更多的人力、财力和物力，使得医院的档案室，成为名副其实的综合效益资源库。最后是开发编研水平的提高，以医院的专题数据汇编工作为例，在此类档案开发之前，要检查专题研究的成果，在多方论证和认真筛选后，形成能够分期实施的选题计划，将“立足室藏”和“面向需求”结合起来，围绕医院改革、建设、发展的现实需求，真正掌握档案开发编研工作的脉络。

（三）档案利用问题对策。档案利用问题的解决，需要从两个方面入手，一是意识，二是手段。意识方面，在上文“档案收集问题对策”的研究中，已作出类似的阐述，在此重点研讨档案利用手段问题的解决。鉴于目前医院档案利用手段的滞后性，笔者认为：一方面，医院在利用档案时，需要明确利用方案，即档案的用途，譬如用于某医疗专题研究的档案，则在将详细的档案需求信息传达至档案管理部门后，由后者准确提供所需档案；另一方面利用信息化的技术，减少档案重复利用的行为，这也是档案利用方面亟待改进的地方。

三、结束语

通过以上的研究，基本明确了医院档案在收集、开发和利用等方面的问题，以及相应问题的解决对策，原则上可供相关医院档案管理工作，引为工作参考借鉴的理论和实践依据，但考虑到不同医院档案管理工作要求和条件的差异性，以上方法在实际应用时，需要根据档案管理工作的实际情况，进行灵活地参考借鉴。

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