浅谈如何做好科技档案的信息收集整理工作

文/国内贸易工程设计研究院　齐铷

浅谈如何做好科技档案的信息收集整理工作

文/国内贸易工程设计研究院齐铷

【摘要】我国经济的发展和科技的进步，为许多领域提供了方便，科技档案的收集整理在科学技术的不断推动下，也取得了很大的发展。但是科技档案的信息收集整理工作还是做得不够到位，需要进一步提高其认识和重视程度，采取相应的举措做好科技档案的信息收集整理工作，提高科技档案的开发利用率，为我国科技的发展提供有力的基础。本文就如何做好科技档案的信息收集整理工作这个问题展开论述，为其信息收集整理提供一些借鉴。

【关键词】科技档案；信息；收集；整理

随着全球一体化进程的全面推进，各国间的竞争逐渐转移到科技方面，科技档案承载着我国科技实践活动中的研究和成果全部过程，其实现形式为文字、图表、电子文件、声像资料、光盘优盘等形式的资料，是我国科学活动真实情况的反映。若想将其利用到以后的科技研究中，必然要对科技档案的信息进行收集和整理，才能提高其利用率，才能为其研究提供依据。因此，本文主要分析如何做好科技档案的信息收集整理工作对科技研究和科技的发展具有重要的意义。

一、科技档案的内涵

科学技术档案简称为科技档案，是记录具有保存价值的在科学技术活动中形成的知识形态。科技档案的特点为现实性、多样性及专业性等。其实科技档案的呈现是有规律可循的，在科技活动中相关人员会有意识地形成科技档案，同时又会设定一个对象作为参照物来形成科技档案，直接形成于科技生产活动中。科技档案工作具有服务性，同时也要能够为人们提供科技知识的职能。做好科技档案的信息收集整理工作，为我国科技的发展提供依据，同时可以服务我国社会主义经济建设和各项事业。

科技档案收集工作就是根据我国的相关相关法律法规档案部门运用各种方式将具有价值、可以利用的科技资料收集档案部门，然后进行整理，再进行统一的管理，通过这种方式一方面使得我国科技档案具有完整性，另一方面可以实现具有保密性质的科技档案的安全管理。

二、做好科技档案的信息收集整理工作的重要性

若想做好科技档案的信息收集整理工作必然要首先对其重要性进行一个深入的认识，科技档案的信息收集整理工作最为重要的是有利于科技档案信息资源的开发和利用。由于科技档案管理中科技档案收集整理工作是非常重要的组成部分，也是进行科技档案管理的前提和基础。因此，若想做好科技档案的管理工作，首先就要做好科技档案的信息收集整理工作。就我国而言，现阶段很多单位都比较重视档案管理工作，也很好地开展了科技档案的信息收集整理工作制度建设、设备及人员的配备也越来越齐全，实现了档案管理信息化。根据大量的实践显示，科技档案的信息整理收集工作可以为其单位带来经济和社会效益。做好科技档案的信息收集整理工作可以达到减少资金、收益增加及效率提高的目的。如果没有做好科技档案的信息收集整理工作就无法为单位提供可靠及完备的科技档案，就无法顺利进行科技生产活动，这就是造成损失的原因。因此，做好科技档案的信息收集整理工作是必要的，同时也是重要的，各个单位必然要提升其重视度，采取相应的策略做好科技档案的信息收集整理工作。

三、做好科技档案的信息收集整理工作的策略

众所周知，科技档案的管理具有很多的方面，包括的环节也较为复杂，最基本的六个环节为档案的收集、整理、辨别、存档、统计及利用。可见，科技档案管理中最为基础性环节就是科技档案的收集和整理工作，也是为其他环节奠定基础的环节，在档案管理中起到极其关键的作用。做好科技档案的信息收集整理工作，是保证科技档案准确及完整的重要环节，也是促进科技档案可以实现统一管理的重要途径。做好科技档案的收集整理工作是做好档案管理的前提，如果这个环节没有做好，其他环节也不能很好地完成，甚至不能顺利展开。因此，各单位和档案部门必须采取相应的策略做好科技档案的信息收集整理工作。

（一）提高科技档案信息收集整理工作的重视度。要想做好科技档案信息收集整理工作，首先其单位的领导层和档案管理部门要树立正确的认识，深入地认识到该项工作对档案整理工作的重要性，同时也是单位科技活动开展的关键环节，促进单位经济和社会效益的重要途径。提高科技档案信息收集整理工作的重视度是其做好科技档案信息收集管理工作的前提，要是做好这项工作的基本保证。单位的领导要做好带头作用，做好档案管理工作，从思想认识上将其作为单位发展的重要环节，做好科技档案的收集及整理，为单位的科技发展奠定好基础。

（二）加大科技档案信息收集整理的宣传力度。档案管理工作者不能只是将目标停留在基本的档案管理工作中，还要向科技人员宣传科技档案信息收集整理的重要性。同时要向生产科技人员传授基本的档案知识，并且还要让其认识到档案管理人员的权利及义务，使得科技人员可以对科技档案提供爱护度，并且使其建立档案意识，以此为科技信息收集整理工作的开展奠定人员基础，在科技人员的配合下，做好科技档案信息收集整理工作已经不是难事。伴随着科技的发展，各种媒体平台的构建为信息传播和共享提供了方便，档案管理部门也可以建立自己的信息平台，比如，微信平台或者微博平台等。将科技档案管理方面的知识及信息通过这个平台向企业的员工进行宣传，以此不但可以节省人力，同时其宣传效果也有明显的提高。

（三）在科技档案信息收集整理工作之前档案管理人员就要主动出击，提前介入。现阶段，大多数的单位的技术生产部门的科技档案信息收集整理工作都是在科技生产活动达到一定的阶段或者结束时才将相关的科技资料交给技术生产部门进行暂时归档，然后通过鉴定后再移交到档案部门。但是，本文认为这种被动的方式不利于科技档案信息收集整理，档案管理人员不能坐以待毙，要主动出击，提前到技术生产部门将暂时归档的科技档案信息收集回来，保证档案收集的及时性，避免造成丢失等问题。而且为了保证科技档案信息收集整理的完整性，要对相关人员进行督促，对于缺少或者其他文件资料进行及时的补充，使其档案的系统性和全面性。另外，档案管理人员可以与生产部门合作共同制定科技档案的收集整理的范围，同时在新科技产品的生产、鉴定成果、成果验收等重要的环节中档案管理人员要积极参与，全程控制科技档案，确保科技资料的完整性，提高科技档案的利用率。

（四）正确认识在科技档案信息收集整理工作中新载体的作用。伴随着我国科学技术的快速发展，在科技档案收集整理工作中科技档案管理人员要面对科学技术所产生的各种各样的问题，比如，现阶段科技档案中的文件资料大多数都是通过计算机进行编制的，然后使用时打印出来就可以。归档的科技档案资料一般都以纸质文件形式存在，许多电子文件已经被删除，或者仍然在科技人员那里。随着数字时代的到来，档案管理信息化和数字化已经成为档案管理的必然趋势，许多纸质文件通过扫描成为电子文件，但是这样比较费时费力，因此，可以在归档时就进行电子归档，节省了大量的人力和物力。然而，这种新载体的出现同时也具有一些缺陷和不足。比如电子文件特别容易损坏，也易于修改，使其保存的真实性受到威胁。因此，作为一个科技档案管理人员要深刻认识到新载体的背景下，为档案信息收集整理工作带来便利的同时也带来了负面的影响，因此在进行档案管理时必须要将传统管理方式及现代管理方式结合起来，避免档案资料的丢失，保证其完整性。

（五）提高档案管理人员业务素质。伴随着我国市场经济的快速发展，各行各业也随之在进行着改革，因此为科技档案管理工作提出了更高的要求，而科技档案管理工作人员的素质直接影响着档案管理工作的顺利进行。档案管理人员要不断地学习档案管理的基本理论知识，同时也要学习先进的科学技术手段，尤其是实现办公一体化。将档案管理人员的实际操作技能及业务水平提升，不断地提升业务素质，为档案工作服务。同时，单位也要为档案管理人员提供相应的进修和深造的机会，提升其业务素质。另外，档案管理人员也必然要提高自身的素质，自觉提升自己的业务素质，促进科技档案工作越来越规范，服务于科技研究和发展。

四、结语

随着我国科学技术的不断进步，科技档案管理工作成为各个单位进行科研的重要环节之一，其中科技档案信息收集整理是基础，必须采取各种策略做好科技档案信息收集整理工作，以提升档案的完整度，为科技资源的开发和利用奠定基础，为各单位的科技生产活动奠定好基础。

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