如何充分发挥档案工作的服务职能

文/广西医科大学　薛丽

如何充分发挥档案工作的服务职能

文/广西医科大学薛丽

【摘要】随着社会的快速发展，在新时期，积极加强档案管理工作，对于企事业单位具有重要的作用和价值。如何更好的发挥出档案管理工作的效能，对于提升档案管理具有十分重要的意义。本文围绕着如何发挥档案管理工作的服务职能进行探讨，对档案管理工作的作用进行简单的论述，归纳目前企业事业单位档案管理的共性问题，并提出相关具体建议，具有很强的现实价值和意义。

【关键词】档案管理；工作服务；职能建议

一、现代档案工作的作用

在现实生活中，档案管理工作是企事业单位管理的最基础工作之一，其作用体现在两个方面：

（一）客观记录历史。历史需要记载，档案真是发挥出了这样的作用和价值，通过档案材料的记录，能够让历史重新演绎，让历史重新展现，客观记录历史是档案管理的首要功能和价值。

（二）参考借鉴作用。档案除去客观记录历史外，还有一项重要的作用就是通过对档案的查阅，能够从历史中知晓“昨天的故事”，更好地吸取经验和教训，服务“今天”和“明天”的发展。

二、企事业单位档案工作存在的共性问题

目前，企事业单位中档案管理工作存在着一些问题，这些问题严重影响了档案管理：主要集中体现在三个方面：

（一）未能充分认识到档案管理的必要性。在现实生活过程中，很多单位对于档案管理的重要性未能充分认识，档案管理工作缺少思想重视度，因此，档案管理工作在开展的过程中存在着诸多不利的因素。

（二）档案管理工作乱。档案管理工作是一项系统性的工程，每个单位都涉及到档案管理工作，但在现实状况之下，很多单位档案管理由于缺乏制度规章，档案管理工作较乱。

（三）档案管理专业人才缺乏。在现实过程中，企业单位档案管理专业人才缺乏是一项不容回避的客观事实，很多单位没有专业的档案管理人才，现有的档案管理工作者专业技术匮乏，加上缺少培训等因素，造成档案管理专业人才缺乏。

三、如何充分发挥档案工作的服务职能

如何充分发挥档案工作的服务职能，让档案管理能够更好的服务企业、社会，个人认为关键可以从以下五个方面入手：

（一）全面认识档案管理工作的重要性。全面认识档案管理工作的重要性，关键是做好两方面工作，一方面提高档案管理人员的思想意识，不断提高档案管理的业务能力水平；另一方面，针对目前档案存在着思想不重视、制度不健全、档案管理不科学、进度缓慢等现实状况，进一步有计划、有步骤的强化档案管理工作，不断提高全员的思想责任意识，使档案管理逐步走上规范化、科学化的发展道路。

（二）提高档案业务人员的综合素质。不断提高档案业务人员的综合素质，注重业务人员素质的提升，关键从两个方面入手，一是提高档案业务人员的思想责任素质，档案管理不仅要有耐心、细心，更要有责任心，只有具有强烈的责任心，才能不断提高档案管理的质量和水平，因此，注重责任心是重中之重。二是通过多措并举的方式，不断强化培训，开展档案业务知识培训、档案专题讲座等，通过这些措施增强档案业务人员的综合素质和专业技能，更好的服务工程档案管理工作的开展。

（三）完善档案管理工作，规范作业流程。档案管理工作是管理工作的重点之一，加强档案管理，使档案沿着制度化、科学化方向发展，对于促进企事业单位各项工作具有重大的意义。因此，个人建议在发挥档案工作的服务职能前，首先应该从两个方面去入手：一方面是进一步完善现有档案管理制度建设，细化原有档案管理办法，建立本单位档案管理办法，对档案的接受、归档、借阅等进行详细细化，通过制度建设，逐步规范档案管理；另一方面，定期召开档案管理月度会、周例会，会议重点研究解决档案管理存在的问题，并制定详细的工作计划，分解工作任务，跟踪检查计划落实情况，同时，定期前往档案管理室对档案管理进行现场检查，检查的重点是档案管理是否规范，资料是否齐全，借阅手续是否齐全，档案损坏程度等等，对于发现的问题，及时处理，及时解决。

（四）强化宣传培训营造良好的氛围环境。积极加强档案管理工作的舆论氛围营造，利用企事业各种宣传载体和工具，强化档案管理工作的宣传力度，让企事业单位的员工认识档案管理工作的作用和价值，知晓档案管理工作对企业的重要性等，才能更好地促进档案管理工作的开展。

（五）强化档案人才的综合能力建设。随着社会的快速发展，在新时期，作为档案管理人员必须要不断的强化自我的综合能力建设，才能更好地适应新常态下，档案管理工作的需求；具体而言，一是作为企业而言，要重视档案管理工作，才能更好地对档案管理工作给予各种投入；二是加强档案人才的多角度的技能培训，通过培训不断的提升档案人员的综合技能；三是加强交流。档案管理工作做的好坏，不能光是“井底之蛙”，要走出去，多与其它单位对档案管理工作进行交流，吸取他山之玉，这样才能更好地开拓自己的视野，促进档案管理质量和水平的提升，让档案管理工作更加规范化和科学化，更好的适应现代企业发展的要求。

四、结论

在市场竞争日趋激烈的时下，作为企业而言，加强企业的档案管理工作，对于企业而言具有重要的作用和价值。本文围绕着如何充分发挥档案管理工作的服务职能展开探讨，并提出相关建议，如：提高档案管理思想意识、提高档案业务人员的综合素质、建章立制规范操作、强化宣传培训营造良好的氛围环境、加强档案管理人力资源建设等建议，对于我们更好的提升单位档案档案的作用和价值，为企业的生产经营服务，为企业的生存和发展服务等都具有重要的现实意义和价值。

参考文献：

[1]赵黎明.浅谈新时期企事业档案管理工作[J].秘书,2014.2.