高职院校教学电子档案的内容与管理

文/黄冈职业技术学院商学院　段月新

高职院校教学电子档案的内容与管理

文/黄冈职业技术学院商学院段月新

【摘要】电子档案是高职院校档案的重要组成部分。本文系统归纳了教学电子档案的具体内容，分析了教学电子档案形成途径，系统研究了教学电子档案的收集、存储、归档、保管、利用的原则和方法。

【关键词】高职院校；电子档案；内容；管理

随着教育信息化、管理现代化的深入发展，反映教学活动、教学管理、教学评价、教学研究的档案材料逐步呈电子化趋势，教学电子档案已成为学校档案的重要组成部分，因此，必须高度重视教学电子档案的收集、归并工作，加强教学电子档案的管理。

一、教学电子档案的形成与内容

教学档案的内容十分广泛，包括教学制度档案、教学运行档案、教学过程档案、教学评价档案、教学研究档案、教学建设档案等，从目前高职院校现状来看，形成教学电子档案主要有五个方面的途径：

（一）运用教务管理系统形成的电子档案。各校教务管理系统可能采用不同软件公司的产品，从总体来讲，功能不断增强，包含的管理信息越来越多，主要有：1.师生信息档案。包括学生录取信息、专业班级信息、在校成绩信息、在校奖惩信息、学籍异动信息、学生考证实习实训信息等，包括教师的职称、教学、科研、奖惩、进修、兼职等信息。2.教学运行档案。包括人才培养方案、课程设置、课程标准、教材选用、实习规范、课表、实践环节、授课计划等。3.教学过程档案。包括教学日志、教案、课表异动、调课代课、学生考勤、考试安排、实习日志、教师指导过程记录等。4.教学评价档案。包括师生互评、教师互评、企业评教、意见反馈等。

（二）运用数字化学习系统形成的电子档案。数字化学习系统集中了专业建设、课程建设、资源建设的成果，记录了运用数字化学习的学习过程，主要内容包括：1.专业和行业资源档案。包括专业介绍、专业教学标准、人才培养方案、职业能力分析、职业标准、行业动态、行业标准、技术标准、毕业生相关信息、合作企业信息、社会服务等信息。2.课程资源档案。包括课程标准、教学设计、教学课件、微课程、实训项目、实训指导、教学视频、习题试题、电子教材、案例等。3.教学过程档案。学生选课记录、教师指导记录、学生学习记录、学生作业、教师批阅作业与点评、师生交流信息及与其他学习者交流信息等。4.教学评价档案。课程评价标准、职业技能鉴定题库、在线测试资源、对教师、学生和教学资源的评价信息等。

（三）运用科研、人事管理系统形成的电子档案。在科研、人事管理系统中，记录着教师职务职称情况，业务提升情况、工作计划与总结、奖惩情况、科研情况，具体包括：1.教职工基本信息。包括职务职称、学历学位、主攻方向、工作经历、研究成果、身体状况、联系方式等。2.教职工发展信息。包括教师学历提升、培训进修、企业锻炼、职称晋升、受聘情况、社会兼职、社会影响等。3.教职工工作信息。包括岗位职责、工作计划与总结、工作效果与业绩、师德师风记录等。4.教职工科研信息。包括科研项目管理制度、科研项目信息、研究过程记录、研究成果、科研绩效等。

（四）运用办公系统形成的电子档案。办公自动化、办公无纸化已成为发展趋势，该系统中形成了大量的教学电子档案，主要包括：1.电子公文档案。包括教学管理的各种制度、通知、方案、决定等。2.公文传递记录。包括公文的审批、流转、批阅记录等。3.网络办公记录。包括网络会议照片、视频、文字记录等。4.媒体电子档案。包括网站、微博、微信、报纸、期刊发布的与学校教学相关的文字、图片、影像等。

（五）运用计算机等数字化工具工作形成的电子档案。目前，除计算机系统管理形成的电子档案外，仍有大量的运用计算机、照相机、摄像机、录音机、网络等工具工作所形成的教学电子档案，内容涉及到各方面，主要有：1.工作过程文件。包括组织和个人在教学法活动中形成的数字形态记录，如专业调研材料、人才培养方案论证、职业能力分析记录，会议记录，计划、安排、总结，项目论证，协调事项等。2.教学教研记录。包括教师业务培训、能力测试、教学研究活动、示范公开课等活动过程的照片、录像、录音等。3.校际交流材料。包括来访、出访、会议、论坛等活动的方案、记录、成果等材料。4.考核测评材料。包括试卷电子档、考试软件等。随着技术的发展和应用的深入，还会运用更多的技术和手段形成更加丰富的电子档案。

二、教学电子档案的管理

由于电子档案载体的特殊性，教学电子档案的管理与纸质档案不大相同，要注意教学电子档案的收集、存储、归档、保管、利用的原则和方法。

（一）教学电子档案的收集。收集教学电子档案要坚持三个原则：1.真实性。教学电子档案要与其形成时的原始状况一致，反映事物的真实情况。2.完整性。教学电子档案的内容信息、背景信息、元数据等无缺损，信息之间是配套的。3.有效性。教学电子档案可理解、可识别、可被利用，载体完好和具有兼容性，保证电子文件是经过审批的“最终版本”。

（二）教学电子档案的存储。电子档案具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证。1.字处理文件存储。TXT、XML、WORD、WPS、XLS、PPT、PDF格式文档可以作为电子档案直接存储；其他格式文档应转换一套XML文档或PDF、WORD文档或存储原文件并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。2.图形图像文件存储。TIFF、JPEG、JPG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明；其他格式图片应转换为以上两种格式中任意一种或存储原文件并将有关的软件和计算机系统信息一并存档；由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi；由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200 dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。3.影像文件的存储。MP4、WMV、MOV格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储；对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。4.声音文件的存储。WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。5.数据库文件的存储。DBF数据库文件可以作为电子文件直接存储；对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。6.计算机程序的存储。计算机程序可以作为电子档案直接存储，计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。存储各类电子档案时，应同时存储相应的说明性文档；说明文档一律用TXT文档编写，说明文档内容包括电子档案的内容、产生的时间、用途、使用范围、涉及的口令、密匙、权限管理说明等。

（三）教学电子档案的归档。教学电子文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，归档中注意以下几点：1.归档电子文件应按“事件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如人才培养方案，应把人才培养方案涉及到的教学进程计划、核心课程介绍做成一件进行管理。2.电子文件按照年度、机构、问题类别分类方案进行分类。问题分类各校不尽相同，但校内应该统一，如分为：综合、师资、招生、学籍、专业建设、课程建设、教材建设、资源建设、实践教学、实训基地建设、教务、考务、质量评价、学风建设、教学研究等。

（四）教学电子档案的保管。教学电子档案的保管要注意多份保存、定期检查、优化环境、保证安全。1.多份保存。教学电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时，复制第三套，异地保存。对于存放于计算机服务器上的电子档案，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。2.定期检查。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，确认载体表面是否有物理损坏或变形，确认信息能否通过读写校验，对出错的载体，须进行有效的修正或更新。3.优化环境。电子档案的保管环境除应具备纸质档案的一般要求外，要求环境温度选定在14℃～24℃之间，相对湿度选定在45%～60%之间；载体应直立存放，做到防尘、防变形，避免阳光直接照射；存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。4.保证安全。电子档案的安全包括两个方面，一是物理介质的安全，确保不丢失、不损坏；二是内容的安全，对具有保密要求的归档电子档案利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，此类档案如存储在不可擦除载体上时，如果要销毁，应连同存储载体一起销毁。

（五）教学电子档案的利用。教学电子档案在提供利用时应注意以下事项：1.用复制件。封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。2.正确使用。用来查阅电子档案的计算机的软、硬件配置应能够正确识别、运行和输出电子档案。3.保密监管。通过网络查询和利用要有安全保密方范措施和可靠的监管制度。

教学电子档案管理是时代发展的必然要求，有许多新问题需要探索、研究，只有注重教学电子档案的特点，把握工作的重点、难点，才能让教学电子档案发挥更好的作用。

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