水运工程设计档案的管理探讨

文/中交第二航务工程勘察设计院有限公司　罗莉亚

水运工程设计档案的管理探讨

文/中交第二航务工程勘察设计院有限公司罗莉亚

【摘要】本文主要从工程设计档案的特点出发，结合实际情况，对当前水运工程设计档案管理普遍存在的问题进行分析，并提出有效的管理方法。

【关键词】水运工程；设计档案；管理

当前社会已经进入信息化社会，信息成为一种重要的资源，信息资源的占有与利用已成为工程企业单位重要的竞争力。①水运工程设计档案是指设计企业在设计过程中直接形成的、对企业发展和设计业务指导具有保存价值的各种形式和载体的历史纪录。

一、水运工程设计档案的特点

水运工程大多属于野外作业和水上作业，受地形、地质、气候影响极大，工程设计档案的特点是由设计单位的性质和设计活动的规律所决定。“认识并掌握设计档案的这些特点，有助于不断改进管理方法和提高服务质量，以便最大限度地发挥工程档案的作用”。②除了一般设计档案属性之外，以笔者工作单位为例，水运工程设计档案还有以下几个方面的特点。

(一)综合性。主要是指设计档案内容的丰富性及其载体的多样性，水运设计企业的业务已拓展到城市规划、环境工程、工程投资等领域，文件材料也涵盖了环保、绿化、消防、投资咨询、科技创新等新内容，另外还有照片、声像、实物、数据库文件、光盘等其他载体形式的档案，这种内容和形式的综合性体现了水运设计工作的广度和深度发生了重大变化，也决定了其档案管理工作的重要性和复杂性。

(二)保密性。从水运工程项目立项至设计完毕，设计企业投入大量人力、物力和财力，集中体现了其水运设计理念、技术、工艺等智慧与经验，是企业知识产权的主体和核心竞争力的表现形式；同时，在敏感地区或与外资方合作项目，其中一些计算内容、地图地理信息、测量勘察成果、科研成果材料、经济数据以及其他相关非公开文件材料等具有保密性，在其流转过程中要严格遵守国家相关的法律法规。

(三)效益性。水运工程设计档案是设计产品与成果的真实记录，赋存了大量的技术信息，具有极高的经济价值，直接和间接的影响设计企业的生产经营活动。如在新员工的培训中、新项目的运行过程中和招投标过程中发挥了重大的作用，描图加晒和报告复印可直接为企业节约生产成本，如笔者工作单位2014年度共提供工程设计档案利用服务721人次，查阅案卷1074卷次，其中图纸加晒的利用率最高，达到62%。

二、水运工程设计档案的现状及管理措施

(一)水运工程设计档案的现状。第一，水运设计部门、设计团队和设计人员作为文件材料形成的主体，对产生的设计文件材料缺乏有效的控制和监管，有相当部分设计文件材料流转过程不规范，缺少作为档案必要的要素信息和相关条件，移交时不做整理和价值判断，导致档案部门无法判断设计文件材料的准确性、完整性，增加了档案工作的难度。第二，档案管理系统模块功能单一，数据存储空间不大，无法支撑庞大的数据增幅，管理方式以传统手工操作的为主，效率低，档案人员被困于大量反复性的整理工作中分身乏术，无法从档案信息中挖掘深层次、更有价值的数据，档案数据挖掘、信息共享都出现了不可控的状态。第三，水运设计企业每年进行的内审、外审和年终考核的某些措施与设计文件材料归档要求相违背，大量运行中的、不符合移交条件的过程性文件材料在此期间大量移交，给档案管理造成了相当大的困扰、矛盾和无奈，在一定程度上造成了馆藏冗余、案卷质量下降和整理工作的反复。

(二)水运工程设计档案的管理措施。档案的前端是设计部门和设计人员手中形成的设计文件、后端是档案管理人员将有价值的设计文件转化为档案，前端有档案意识，重视归档要求和认真执行程序、多花点时间，后端就能保证档案的高质量、准确和真实。以笔者工作单位为例，探讨水运工程设计档案管理工作的几点做法。

1.补充完善档案管理制度，加强对归档接收的控制。加强对水运工程设计文件材料归档接收的控制和管理，补充完善对设计文件材料归档方式、时间、版次、类型、范围等方面的要求，将设计阶段过程性文件材料和阶段性文件区分开来，特殊情况下项目经理或专业负责人需与档案管理人员沟通，提供说明文件同设计档案一同归档保存，确保设计档案的一致性。并将项目经理作为归档主办人员，移交时填写《工程技术文件接收表》，详细记录需要归档的文件材料清单，办理相关手续。

2.重视档案整理工作，注重工作创新，灵活分类、排架。水运项目时间跨度较长，而档案管理部门普遍存在人员少、库房有限等困难，将同一项目档案物理集中一起变得非常困难，因此将档案的排架方法由物理集中改为逻辑集中，档号和组卷号不变，排架号改由年度流水编号，这不仅解决了“空号”和“倒架”的问题，而且还提高了库房的利用率和工作效率。

3.积极开展档案信息化建设，构建纸质档案和电子文件一体化管理平台。考虑到实用性和扩展性要求，对企业档案管理系统进行改造，解决办公系统、生产系统、出版系统和档案管理系统之间的生产数据和流程集成等问题。档案信息化建设是一种新的“工作方式”，是“区别于传统档案工作的管理理念、方法、技术、规则、流程的全新档案管理模式”,这远远不是技术、设备和网络问题。

三、结语

水运工程设计档案内容、形式、方法上的广泛性与多样性在不断丰富和发展变化，需要不断研究行业特点和工作规律，结合设计企业的实际情况提出科学合理的解决方案，要更加重视文件阶段的管理，将电子文件管理流程和企业业务流程紧密结合起来，更新档案管理组织与制度，以适应电子文件管理工作前移的需要。

注释：

①李兴廷,刘培方,方红.浅谈工程设计档案的特点与管理[J].山东冶金, 2008,12:147.

②姚婷婷,于雪菲.规划设计单位工程设计档案的特点及网络化管理[J].中小企业管理与科技,2009,04:35.