浅谈如何提高农村中小学档案管理水平

文/高邮市教育局　吕岐月

浅谈如何提高农村中小学档案管理水平

文/高邮市教育局吕岐月

【摘要】农村中小学档案管理是学校管理、教育教学、学校历史的重要载体。由于历史及一些客观的原因，农村中小学档案管理水平亟待提高。较强的档案管理的意识、对档案管理的投入、档案管理人才的培养、规范的档案管理制度、组管部门对档案管理的指导，是提高农村中小学档案管理水平的关键。

【关键词】农村；中小学；档案管理

随着教育现代化的建设及义务教育均衡的推进，农村中小学的办学条件有了较大改善，现代化水平有了很大提高，但农村中小学的档案管理水平及利用效率，还有很多工作要做，在不少方面有很大的提升空间。农村中小学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要载体，体现了一个学校的办学档次和品位。笔者多年从事档案管理，经常到农村中小学检查档案管理工作。下面就如何提高农村中小学档案管理水平谈些粗浅看法。

一、农村中小学档案管理工作的现状

根据对所在地区农村中小学校的实地走访和调查，农村中小学档案管理工作主要存在以下问题：

（一）对档案管理的认识不够，档案管理不够规范。在应试教育的影响下，不少学校一切以教学为中心，对档案管理工作的重要性认识不够，将其放在一个可大可小，可有可无的地位。有些学校虽有档案管理工作，但只是做了简单的收集工作，不够规范，不上档次。

（二）硬件投入不足，缺乏专门档案室，保管条件不善。学校对档案管理的投入不够，不少学校没有专门的档案室(柜)，有的档案室不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，保管设备不齐全，档案材料随处散放，直接影响着学校档案的保管和使用效果。

（三）档案管理人才缺乏。从目前农村中小学看，多数学校没有专职的档案管理人员，更谈不上专业的人员。现有的档案管理人员一般都是兼职的，业务水平低下，且年龄偏大。

（四）档案管理制度不健全。不少学校缺乏健全的档案管理制度，管理不够到位，责任不够明确，更不能有效地发挥档案的使用功能。

二、提高农村中小学档案管理工作的对策

（一）学校领导对档案管理工作要提高认识，增强意识。随着教育现代化建设的推进，档案管理工作也应加快发展。学校应由一名分管副校长及相应的科室负责对档案管理工作的领导。学校要组织教职工学习有关档案管理工作的法律法规，结合教育教学工作检查、学籍管理、职称申报等，让教师知晓档案管理工作的重要性，让教师知晓档案管理工作和每个人其实是息息相关的，从而增强对档案管理工作重要性的认识。

（二）加大投入，提高档案管理的装备水平。随着档案管理工作的开展，学校的档案数量在逐年增加，那种由各科室分头管理的模式肯定不能适应档案管理的形势与需求。学校应建立专门的档案室，添置足量的档案柜，按文书类、教学类、教育类、会计类、后勤类等分别设柜，配置六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠）设施，确保档案材料保管安全。

（三）培养档案管理人才，提高管理水平。由于历史的原因，农村中小学基本没有档案管理的专业人才。学校应立足校本培养档案管理的专职人才。应选拔思想素质高、责任心强、工作细心、熟悉学校情况的老师担任专职或兼职档案管理员。中文、历史等专业的老师在大学学过文献检索，做档案管理工作相对而言有专业的优势，更合适些。此外，上级主管应对农村中小学档案管理工作加强指导，建立培训机制，提高农村中小学档案管理员的业务水平，提高学校的档案管理水平。此外要明确档案管理人员的待遇，在晋级晋升方面要有明确规定，从而调动档案管理人员的工作积极性。

（四）建立健全档案管理制度。俗话说“不以规矩不能成方圆”，农村中小学必须建立切实可行的档案管理制度。必须建立健全岗位管理责任制，明确分管领导和管理员的职责。建立档案室管理制度、查阅制度、保密制度等，严格按章办事。发动全体教职工参与档案管理，如档案的收集工作，尤其是关系到教职工个人的材料就需要他们紧密配合，还有档案的查阅工作等需要教职工严格执行制度。

（五）加强对农村中小学档案管理工作督促与指导。农村中小学的档案管理工作离不开上级组管部门的督促与指导。从我市的实际情况看，各项检查工作尤其注重对材料的查阅，这就对档案管理工作提出了更高的要求。我市的综合督导工作对学校的档案管理工作要求较高，档案的管理水平也是一项重要的考核指标。经常利用督导的机会对学校进行指导并提出整改要求。另外每年的会计互审、教育局年终对学校的各项考核也是对学校进行档案管理指导的好机会。

三、总结

档案室就是学校的“历史博物馆”，加强中小学档案管理工作有利于学校的发展，有利于对学校的各项检查与考核，更有利于查找和使用各项历史资料。档案管理工作不可忽视更不可替代。档案管理更是一项综合工程，需要学校的教职工共同努力。