高职文秘专业档案管理课程教学方法探析

文/浙江商业职业技术学院　李君

高职文秘专业档案管理课程教学方法探析

文/浙江商业职业技术学院李君

【摘要】分析高职文秘专业档案管理课程性质及教学现状，结合教学实践总结适合高职档案管理课程教学的几种有效方法：案例分析法、多媒体教学法、任务驱动法、分组教学法、参观调研法。

【关键词】高职课程；档案管理；教学方法

高职档案课程是文秘专业的专业课程，由于种种原因，该课程的教学效果在一些高职院校并不理想。要改变这个现状，探索和实践各种适合课程和学生的教学方法是一种有效且易操作的办法，本文就结合教学实践对几种有效的教学方法进行分析总结。

一、高职文秘专业档案管理课程的性质及教学现状

（一）高职文秘专业档案管理课程性质。高职档案管理课程是文秘专业的专业课程，旨在通过课程学习，使学生理解档案的重要性，树立档案意识，掌握档案管理基本理论和技能，养成严守秘密、严谨细致的职业素养及团结协作的团队精神，从而胜任基层企事业单位档案管理员、负责信息管理的行政助理或档案事务所从业人员等岗位工作。

（二）高职文秘专业档案管理课程教学现状。高职文秘专业基本都开设了档案管理或文书与档案管理课程，遗憾的是，由于这门课有较强的实践性和应用性，加之一些高职院校由于实训条件限制无法充分进行实训，教师上课往往以知识讲授为主，导致学生对该门课程学习兴趣不高，教学效果不尽人意。以我院文秘专业档案管理课程教学为例，本课程为文秘专业核心课程，第5学期开设，课时54。之前由于教学理念和教学条件限制，教学中就存在问题，主要体现在：1.以理论教学为主。由于没有档案实训室和相关实践教学条件，教师教学过程中几乎只能以理论教学为主，学生没有足够的实训机会。2.课堂教学方法相对单一。之前档案管理课程教学多采用讲授法、提问法、案例分析法等，对于学习兴趣相对不高的高职学生来说，课堂教学仅这些方法相对单一，难以充分调动他们的学习兴趣。由于以上问题，我院文秘专业之前档案管理课程教学难以达到教学目标，不利于学生专业能力和综合素质的培养。所幸的是，教师和学院都在努力改变，首先是教师在课堂教学探索和实施了多种教学方法，尽量调动学生学习兴趣，弥补因教学条件不足造成的影响；其次学院建设了文秘专业综合实训室，建成后档案教学理论教学为主、实训虚化的现象得到改善，经过努力，目前我院的档案管理课程教学质量得到提升。

二、高职文秘专业档案管理课程教学方法探析

（一）案例分析法。案例分析教学法指教师利用现实生活或工作中真实案例进行教学的方法。教师出示案例后，针对案例提出相关问题，学生通过查阅知识、思考讨论后作出评价或提出具体的解决问题方法。案例分析教学法改变了教师传统满堂讲的局面，教师在教学中扮演设计者和鼓励者角色，设计具有针对性、典型性、真实性的案例，鼓励学生对案例进行思考、讨论并充分发表意见。案例分析法的实施有利于培养学生分析问题、解决问题及团队协作的能力。

档案管理课程理论知识比较枯燥，在教学中恰当运用案例分析法效果明显，比如讲到档案重要性，我会给学生讲《档案袋里的秘密》案例，该案例讲述上海许先生因人事档案出问题找不到工作的真实故事，由于案例的真实性和情节性，学生首先被案例深深吸引，通过思考和讨论，学生不仅深切感受到档案的重要性，而且还认识到处理好与用人单位关系的重要性及中国人事档案管理中的弊端等问题，有的学生甚至问到毕业后学生档案去向问题，可以说该案例的使用收到了较好效果。案例分析教学法在档案管理课程教学中使用广泛，档案的价值、档案人员素质、档案的整理、保管、利用等教学内容中都可以使用，对提升学生学习兴趣、加深学生对知识的理解和运用都比较有效。需注意的是，案例分析法使用时要注意案例的针对性和典型性，案例不在多而在精；教学过程中需针对性提出相关问题引导学生思考、讨论，而且不要追求所谓的标准答案，这样才能更好培养学生的思维能力；此外，教师在最后评价时也不应局限于案例本事，对案例延伸涉及到的问题也要适当引导分析，以开拓学生思维和视野。

（二）多媒体教学法。多媒体教学法指在教学中运用计算机、多媒体技术，把图片、音频、视频等与教学内容有机结合起来进行教学的方法。在档案管理教学中，多媒体教学法通过创设生动情景不仅更能调动学生学习兴趣，也能让学生更好理解教学内容，从而提高教学效率和教学效果。比如讲到档案室和档案工具，可以给学生展示档案柜、档案盒、温湿度计、档案缝纫机、打孔机等档案工具图片，直观图片比文字描述效果好。讲到档案整理时，给学生播放档案整理过程的视频，不仅课堂上可以给学生反复展示每个步骤，学生下课后还可自己观看复习。此外，国家档案馆到各种地方档案馆基本都建立了自己网站，介绍档案馆的机构、规章制度、珍贵档案、档案利用案例等内容，教师只需点动鼠标，教学空间瞬间从教室进入到各大档案馆。以上种种，传统“讲义+黑板+粉笔”的教学手段无法实现，正是运用多媒体教学法，让档案管理课程教学多了生动，少了枯燥；而且大大增加了课堂教学信息量，提高了课堂教学效率。此外，通过观看老师精心制作的多媒体课件，学生潜移默化受到影响，在小组汇报训练成果时也能制作出不错的多媒体课件，提升了学生的综合素质。实施多媒体教学法需注意几点：首先精心制作多媒体课件，从内容到形式都要精心设计，如果课件只是大段的文字堆砌，只会影响学生的兴趣；其次注意播放速度，速度过快会影响学生对知识的消化吸收；最后不要过度依赖多媒体教学法，要注意与其他方法相结合，否则单一方法也会造成学生疲惫。

(三)任务驱动法。任务驱动法是一种以“任务”来引领教学的方法，它的基本特征是：“以任务为主线，以教师为主导、学生为主体”。任务驱动法的步骤包括：创设情境、提出任务；分析完成任务的思路、方法、操作；学生学中做、做中学；评价和总结。实施“任务驱动”法有利于激发学生学习兴趣，培养学生分析问题、解决问题的能力，提高学生自主学习及与他人协作的能力。

任务驱动法教学中，任务设计是关键。在档案管理教学中，首先将教学内容分为10个项目，每个项目再设计若干典型任务。比如在项目1档案与档案工作的教学中，就设计了三个典型任务：认识档案；了解档案工作内容及机构；走进档案工作人员。以认识档案为例，按传统的教学方式是老师讲授档案的定义、特征、价值等知识，但采用任务驱动法则是：给出一系列材料和文件的图片，给出任务是：1.以下材料及文件哪些应当归档？为什么？2.它们对于单位和社会来说有什么价值？因为是直观生动的图片展示，学生的兴趣容易被调动，而要完成给出了2个任务，学生还需要掌握档案的定义、特征、价值等基本知识，此时不等老师讲授，学生主动查书上知识或讨论，等学生完成任务后，老师再提炼总结重点知识点，教学过程学生愿意听课和参与，比教师独自讲授效果好。实行任务驱动法需精心设计任务，没有明确的任务，学生的学习兴趣就会大打折扣，而且任务的设计与提出，要紧密和课程教学目标相结合，只有这样，任务才能成为学习知识、理解知识、提升能力的载体。

（四）分组教学法。分组教学法是课堂教学中培养学生主动参与意识和团队协作精神的一种较好方法。分组教学法在档案实训时非常有效，不论是实训室实训，还是对外参观，以小组为单位便于组织和管理，而且由于成绩考核主要是小组的团队意识和团队表现，小组成员往往会更加团结。建议实施分组教学法时，在课程开始教学时小组就分好，小组由6~8人组成，主要以自愿组合为主，有时老师可以根据学生情况调整；每组选出一个小组长，小组长负责本组整个学期的小组管理工作，以学生推荐和自荐为主；在完成任务时，小组要根据具体任务进行讨论、分工协作完成任务，在提交的资料中，要注明小组每个成员的任务分工；教师考核小组成绩时，小组的团队意识与团队表现作为考核的主要依据。分组教学法需要特别注意的是对组长的选拔和培训，组长要认真负责、具有较强的沟通协调能力和团队精神；教师要对各小组长进行培训，明确小组长的职责；同时在任务完成中对小组长进行提醒督促，了解小组成员完成任务动态，对不认真而且不听组长意见的同学要做好沟通工作，以确保分组教学法发挥较好效果。

（五）参观教学法。参观教学法也是档案管理课程教学值得采用的方法，具体操作时可以灵活多样。在一个学期的教学中，可以组织一次档案馆或档案室的参观教学，教学时间可以选择在学完档案的基本知识，学生对档案有了基本认识，此时参观，可进一步加深学生对档案、档案室、档案工具及档案工作的理解；也可在学完收集、鉴定、整理、保管等档案业务工作后，比如学完档案保管后，到档案馆进行参观，直观了解档案馆的档案保管条件、设备、保管制度、日常保管工作等等，现场讲解效果比在教室更好。学校档案室或展览馆也是参观的资源，比如带学生去参观我校百年校史展览馆，展览馆里的图片和资料正是一份份珍贵的档案，展览也是档案利用的一种形式，学生参观不仅可以领悟档案的重要性，也可学到档案展览的知识。此外，还有一个虚拟的参观形式，即参观网上档案馆。如果不具备条件实地参观，参观网上档案馆也是一种代替形式，现在从国家到省市都有档案馆，而且基本都有自己的网站，每个档案馆都各具特色，我会推荐学生网上参观国家档案馆、浙江省档案馆和杭州市档案馆。网上的参观和学习，不仅可以增加对档案的了解和认识，也能拓展学生的视野，增强学习的兴趣。

以上是对档案管理课程教学几种经实践比较有效的方法的总结，教学中最好能综合采用，这样才能更好地提高课堂教学效果，而且方法完善有一个实践过程，需在课堂教学中不断实践和总结；此外，更需与时俱进，不断探索适合学生和课程的新方法，以更好地提高课堂教学质量。

（课题项目：本文系教育部职业院校文秘类专业教学指导委员会一般课题研究成果之一。项目编号：YB13057；项目负责人：李君）和2013年度浙江省高职高专院校专业带头人专业领军项目——高职文秘专业方向设置的理论与实践探索（项目编号：lj2013 079；负责人：王勇）部分研究成果）。

参考文献：

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[2]付琼芝.高职文秘专业文书工作与档案管理课程改革探讨[J].昆明冶金高等专科学校学报,2013(3):37-40．

[3]董亚楠.关于高职文秘专业文书档案管理课程的思考[J].新课程研究,2014(10):38-39．