服务与管理相结合的高校档案管理工作探究

文/宁夏大学　殷桃

服务与管理相结合的高校档案管理工作探究

文/宁夏大学殷桃

【摘要】档案管理是高校管理工作中最基础的组成部分之一，是对实体档案和信息档案进行管理和提供服务的工作。探究服务与管理相结合的新型管理模式，对提高高校档案管理工作效率、提升服务质量具有十分重要的意义。本文就高校档案管理工作中，结合服务与管理的工作方式做了一些探究。

【关键词】高校；档案管理；服务与管理

一、服务与管理在档案管理工作中的关系

随着信息时代的不断发展，高校档案管理工作也面临着改革的新挑战。在新的历史时期，如何将服务与管理相结合、提升高校档案管理水平已成为必须深入探讨的一个问题。在高校改革不断深入的今日，理清档案管理工作中服务与管理的关系，是做好高校档案管理工作的前提所在。

服务性是高校档案管理工作的核心属性，是一切管理工作的根本出发点和宗旨。高校的档案管理工作就是为了给学校的教学、科研等事业提供服务，如不能满足师生的需求，档案管理工作也就失去了存在的意义。因此，正确认清工作的服务性质，对于定位自身岗位、实际中开展工作具有十分重要的意义。同时，还要明确工作的主要内容是管理，所有档案的收集和整理是管理工作的内容。只有在工作中不断总结和积累现有经验，发挥创新思维改进工作模式，才能适应高校和社会对档案管理服务的需要。在档案管理工作中管理与服务两者相辅相成，缺一不可，正确认识服务是目的，管理是任务这一宗旨，对开展高校档案管理工作不可或缺。

二、高校档案管理工作的现状

（一）重视程度不够、缺少服务意识。许多高校将重心全放在教学和学生管理工作上，对档案工作所抱有的重视程度不够高，甚至对这项工作没有明确的要求，或者没有想到能为需求者提供怎样的服务，导致管理人员工作目标不明确，责任意识淡化。一些档案管理工作人员也自觉地位低下，往往会出现工作不认真的现象。这些问题极大地限制了高校档案管理工作的发展，为提升服务质量人为增添了不少阻碍。大部分高校仍在采用传统的被动的档案管理工作模式，即信息的阅览只能通过在档案室众多文件中搜寻，这既没有有效利用信息化技术带来的优势，也未能体现出管理人员的工作价值。对仅停留在对文件单纯的保管这一层面上，并不能体现出服务的意义，也无法满足现今高校发展的需要。同时许多管理人员工作不够积极，对前来查询的师生时常态度生硬，自身缺乏服务意识，不能主动地向需求者提供服务，导致师生对档案管理工作的满意程度普遍不高。

（二）管理方式落后、创新意识不足。目前高校多采用人工服务的管理方式，这种针对纸质档案而采取的管理方式在过去确实是无可厚非的，但在信息化高速发展的今天已难以为继。由于数量巨大，实体档案不仅有占地的问题，还会在整理和查阅上花费更多的人工，而且所能提供的服务也显得十分有限，这种费时费力的方法能给需求者提供的帮助甚为渺小。而少数采用信息化管理的高校，也存在搜索引擎较为落后，编排信息不合理，搜寻有用信息难度大等问题。没有根据档案信息化发展对现今先进的“云存储、云计算、大数据”等新概念的数字化信息处理模式进行探索和研究。

三、结合服务与管理，提升高校档案管理工作水平

（一）完善管理制度、提高服务意识。针对现在高校档案管理工作中的问题，首先亟须解决的问题是服务意识的提高。必须加强对管理人员的相关培训，强化对工作的责任感，而只有当管理人员都明确了自身工作的核心目的和工作方向，才能转变工作中懒散被动的现状，为需求者提供有价值有效率的管理服务。同时部门领导也应重视档案管理的服务性质，要建立明确的服务任务，理清工作思路，才能把握为师生服务的工作方向和重心。

应针对高校的实际具体情况，建立行之有效的管理制度，包括档案的收集，实体档案保管和信息档案录入，提供档案服务的程序等。对管理人员进行定期培训，积极吸收外界在档案管理方面的优良经验，不断总结相关经验，提高工作效率。要以需求者能以最高效最简便的方式获取信息为改革的目的，全面提升服务质量。同时也要重视档案的保密机制，对重要档案的管理既要切实合理，也要严格按照程序执行。

（二）提高对信息技术的利用水平。高校要充分利用现代科技发展的成果，加大对档案管理工作的投入，合理增加相应设备设施，普及信息化档案的利用程度，在档案和计算机信息技术领域进行探索研究，如何利用现有的信息技术既能安全有效的保护档案，又能便利便捷的对外提供利用服务，还能对档案研究进行辅助行的智能分析，建立专门的电子档案管理信息化工作室和相关网站等并定期维护更新，便于师生上网查找信息，并且指导师生如何高效地利用档案，使档案管理工作跟上时代的发展。

（三）建立反馈机制。一套完善的反馈机制能及时发现工作中的不足之处以便加以改正。建立用户针对档案管理工作的评价反馈系统，能有效地帮助管理人员从多角度思考问题，查清工作中存在的漏洞，以提供更优质的服务。同时也能利用系统的质量评估作为对管理人员的工作水平检测，可适当纳入奖惩制度中，以此激励管理人员变被动为主动积极地工作。

四、结论

新形势下高校档案管理工作面临改革，只有正确掌握服务与管理的关系，走两者相结合的路，认清以服务为中心的工作本质，明确作为管理的工作任务，既要强调服务意识，又要注重高效的管理方式，同时利用好信息技术发展带来的便利，加强对管理人员的培训和监管，完善管理制度和服务机制，创新管理思维和服务方式，加强与其他机构管理人员的经验交流，从而真正实现档案管理工作服务上量的提升与质的飞跃。

参考文献：

[1]吕元智,朱颖.公共档案馆服务绩效模糊综合评价实现模型研究[J].档案学通讯,2011(06).

[2]周彩英.基于AHP和模糊综合评判的档案信息利用服务评价[J].档案学通讯,2011(03).