浅谈基于网络思维下的档案利用

文/安徽大学管理学院 殷菲 吕子品 刘梦丹

国家档案局局长杨冬权在国际档案理事会东亚地区分会2014年研讨会开幕式上的致辞中说：“面对这一档案工作的新特点，我认为，最重要的是档案工要树立新的思维，以新的思维面对新的情况，积极采取符合时代发展要求的新措施，与时俱进，应对挑战，化危为机，更好地开展档案工作。”其中关于新思维的问题，他提出：“第三，要有网络思维特别是移动网络思维，善于利用网络开展工作，给传统档案工作插上网络这一现代翅膀。”在关于档案利用上，在运用网络思维的基础上提出：“要利用网络发布档案目录特别是发布档案，开展档案的远程利用。这样将无限地扩大档案利用的领域，成千上万倍地放大档案利用的效应。”

那么，什么是网络思维呢？在网络时代的今天。具有大系统思维是网络化时代的根本，它要求网络社会中的人在自己的行动方式和思维方式上。不应只考虑局部、暂时的利益，而要树立团队精神与协作意识，共享网络文明给人们带来的物质利益和精神财富。

从起源上说，一般认为，网络思维是在计算思维的基础上发展而来的，因为计算思维是以计算机为基础的，在计算机时代产生的，是当今社会上每个人的一种普遍适用的技能。在网络工具以及网络技术的广泛试用的基础上，才能够产生网络思维。在对社会群体思维进行综合的基础上，网络思维是基于计算机的个体思维的补充与扩展。网络是各种系统的一种普遍存在的基本结构形态。网络科学是对计算机科学的发展。

由于网络思维是在网络环境下产生的，所以网络思维下的档案利用必然是存在于网络环境下的档案利用。计算机网络的发展，为档案利用提供了越来越完备的条件，利用网络环境，进行在线利用档案信息的实践，中外已经有了很多成功的报道案例。尤其是近年来，上海市徐汇区档案馆、浙江省嘉兴市档案馆等一大批档案馆对档案远程利用成功的案例，告诉了我们人们利用网络平台获取信息资源已经是当下最普遍的获取方式，在网络环境下对档案资源的利用能够最大程度地满足用户的需求，顺应时代的发展潮流，对于档案事业的发展也起了很大的推动作用。

如今我们仍然处于从传统档案思想到现代档案思想的转型期，所以我们的欠缺体现在网络思维上就是人们利用网络环境来利用档案的意识和行为还有很多不足。并且人们在网络环境下对于档案利用的制约因素仍然还有很多。

一是档案工在运用网络思维提供档案开放利用时存在的问题。由于在过去的很长的时间里，受到传统的工作环境的制约形成了一定的思维定式和工作方法定式，档案工以及档案利用者从观念上难以接受将互联网引入到档案管理中。然而，近几年受到网络时代的巨大冲击，大多数的档案工已经认识到网络对于档案利用工作的重要性。但是对于如何利用网络开展档案利用工作，相当多的档案工并没有充分认识到网络技术对档案利用工作影响的深刻程度。另外，从档案工的提供单位即各大高校来看，高校在对于档案人才的培养方式也存在着不足之处。比如高校档案专业学生的知识结构不合理。由于计算机网络的发展，虽然大部分的高校开设了有关于计算机和网络技术等课程，但是由于书本体系的滞后性与科技发展快速性的反差，导致高校培养的档案人才难以适应现实工作的需要。而且，由于学校讲授的都是书本知识，导致很多学生缺乏实际的操作能力。由于学校教育大多是重理论而轻实践，所以难以让学生将自己所学的理论运用于真正的实践中去，实际操作能力得不到锻炼和提高。

二是公众运用网络思维利用档案信息的意识度不够。这点从我国的档案相关网站的访问率就能看出，在目前，我国公众运用网络思维去进行档案信息的利用意识比较薄弱。造成这一现象的原因可能是由于我国传统档案利用工作的“重藏轻用”原则，长期以来，我们的档案部门一直把党政职能服务作为主要的任务，大多是为政府机关提供利用，而不是为了普通的公众，因而使得公众对于档案的利用和认识不足。并且，由于利用效率低，档案工也就很少将精力花费在网络档案利用中，使得网络档案利用者难以得到想要的结果，因此到档案网站上浏览档案网站和获取档案信息资源的用户并不多。并且公众对通过网络获取档案信息资源的交流方式不一致，体制不健全。由于档案长期处于“重藏轻用”的模式中，很多人认为档案馆是神秘的，除非是非常需要，大多数人不会想到去档案机构利用档案资源，更不用说利用网络打造档案机构了。

三是网络环境中的档案利用是存在着安全性的问题，使得网络思维在档案利用中进一步受到限制。虽然网络本身的开放性和共享性为档案远程利用带来了好处，但是同时也由于其开放性和共享性给电子档案管理过程中带来严重的信息安全方面的威胁。尤其是网络环境下的电子档案开放利用过程中的信息安全面临的问题尤为突出。由于安全技术是在对抗中不断发展起来的技术，安全问题的不断出现推动安全技术的不断发展，导致网络安全本身就存在严重的滞后性，这种滞后性也带来了很大的安全隐患问题。另外，还存在着安全管理的滞后性。如在项目审核中任何的私心都是要不得的，是摧毁你的开始，也是毁掉公司前程的开始。

第三是优良的作业质量。作业质量是展现态度、素养、专业知识、计算规则、协调管理的综合窗口，是公司的门面，你们的门面。为达作业质量优良，公司的每一员都要掌握丰富的专业知识。专业知识包括很多,如施工工序、计算规则、责任划分、清单定额、法律法规、取费标准。符合规定是工程审核的基线。工程审核的意义是客观真实，合法合规，符合风险分担原则。不刻意压低审核价，追求利益，也不丧失原则，人为放水，造成投资人损失。审核中的每一步，每一个定额，每一个数字都要有理有据，清晰明了，客观真实。

第四是科学管理。科学管理要求我们建立一个符合公司客观实际，沟通管理顺畅，运行高效，人尽其责的组织管理系统。根据我们的实际，造价部建2个组，招标部1个组，任命2名组长，2名部长，二级复核由组长负责，三级复核由部长负责，根据复核情况对相关人员进行奖罚。这很好理解，审核问题多，你没有很好履职，少收入甚至不收入都是合理的，因为你的过错会让公司信誉受损，不能指望一个漏洞百出的审核报告还能拿到提成，这样就是对认真负责人员的不公。三级复核是公司为预防成果文件重大错误设立的三道防线。一级复核要尽职，运用掌握的知识相互印证，把成果文件差错降到最低。班组符合主要从大线条复核，如定额有没有错用，大项计算有无错误，费用文件运用是否正确等。公司级复核以地区单位含量控制大面，如单位钢材含量、混凝土含量，安装费用，主流设计院差异等。

有了以上四方面的有机组合，我们的团体一定会运行高效，成果文件质量优良，社会认可度高，公司信誉好。有了这些，就会有公司的未来，会有各位的未来。