浅谈人事代理人员的档案管理

文/山东省郓城县人力资源和社会保障局 曹务端

人事代理是指由政府人事部门所属的人才服务中心，按照国家有关人事政策法规要求，接受单位或个人委托，在其服务项目范围内，为多种所有制经济尤其是非公有制经济单位及各类人才提供人事档案管理、职称评定、社会养老保险金收缴、出国政审等全方位服务，是实现人员使用与人事关系管理分离的一项人事改革新举措。

一、档案管理的意义和任务

（一）档案管理工作的意义。档案的存在是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，然而，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富；另一方面档案又处在不断损毁的过程中。对于不断形成和增加的档案，通过加强档案的收集工作来解决这一矛盾；而对于处于不断损毁的档案，则通过加强档案的保管工作来解决。

档案工作的实践，向我们提出了一个很尖锐的问题：一方面要求我们把档案长期保管下去，为了维护集体和个人历史真实面貌服务；另一方面档案的“寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题，必须加强档案的保管工作。

（二）档案管理工作的任务。维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务，更是档案管理工作中心任务。总的来讲，档案管理工作的具体任务是防止档案的损坏。要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内。想延长档案的寿命，档案保管管理工作必须从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。

二、人事代理人员档案管理中存在的主要问题

人事代理人员档案是对一个人事代理人员个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，是人事代理人员享受各种社会待遇的凭据，解决劳动纠纷的依据。它关系到人事代理人员的切身利益，否则，就会在工作中遇到很多问题。

（一）现行企事业人事代理人员档案管理体制与市场经济发展不相适应。某些企事业人事代理人员档案缺乏统一管理。部分国有企业改制后，对档案管理的重视程度逐渐减弱，这些问题的出现，影响了档案管理的严肃性，更侵害了人事代理人员个人利益。

（二）企事业单位档案材料的客观性、准确性、完整性差。

由于部分企事业单位没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，尤其是一些私营企业或股份制企业的领导，认为人事代理人员档案没什么用处，不给新招用的人事代理人员建立档案，甚至随意更改，给劳动保障部门办理人事代理人员失业、退休等手续增加了困难。

（三）档案管理的软硬件不适应形势发展的需要，档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力，档案管理不能只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，在充分利用档案资源的同时，提高队伍素质，促进企事业单位对人事代理人员档案管理工作的发展。

三、加强人事代理人员档案管理的对策以及方法

人事代理人员档案主要包括学历材料、工人录用材料、入党入团材料、工资表、复员退伍审批表、转业审批表、退休（退职）审批表等。由于种种原因，现行的档案管理制度已经落后于时代，因此提高和改进现有的档案管理制度迫在眉睫。

（一）建立与市场经济发展相适应的企业人事代理人员档案管理体制，以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要。

社保部门与档案行政管理部门尽快制定企业人事代理人员档案管理办法，进一步明确企业人事代理人员档案管理范围、内容、方式、标准等。

（二）各级社保部门要高度重视企业人事代理人员档案管理。制定规范有效的管理制度，定期检查，发现问题，及时解决。定期对档案管理人员进行业务培训，不断提高档案管理人员业务水平。

（三）使企业人事代理人员档案管理更加规范化、科学化。

对人事代理人员档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。要利用计算机网络技术，逐步建立人事代理人员个人档案与养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业等系统化管理体系，通过科学的管理，为企业提供便利的服务，有效地保障人事代理人员和企业利益，使档案管理工作科学规范化。

四、结语

总之，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

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