计算机技术对推进档案管理现代化的意义

[摘 要]计算机技术对推进档案工作技术现代化显得迫切而现实，它有力地促进了档案管理的新发展，改变了档案管理的新思路，对档案事业产生了深远而重大的现实意义。

[关键词]档案管理；计算机技术；现代化；程序系统

一、计算机技术运用在档案管理中的必要性

在我国当前的形势下，档案管理工作的目标非常地明确，文献、资料、信息的处理和开发能力，是我们要解决的紧迫问题，也是我国档案管理工作的实质。文献档案信息处理的现代化系统建设，势必涉及到档案信息的收集、存贮、编目、检索、服务等一系列程序的现代化和科学化，在这种情况下，电子计算机技术显得异常重要，当然像其它的静电复印技术、激光光盘技术、微缩技术以及声像技术的运用，也在发挥着不可或缺的独特的作用。计算机处理信息具有极高的效率，能以人们想象不到的速度读入、存储和输出天文数字般的庞大的数据，能够进行严密的逻辑推理和精准的判断分析。因此，在档案管理中有着非常广泛的用途和出人意料的明显效果。

二、计算机在档案管理系统中的几种具体形式

（一）计算机技术应用到档案检索系统，形成了计算机档案检索系统。经过大量的实验研制过程，使用计算机作为检索工具对改进档案管理工作，加速档案管理工作的规范化、现代化、高效化提供了非常可贵的经验。当然今天我们运用计算机管理系统不仅应用于档案文书的管理，还应用在图书馆、博物馆和一些公文、文件、文档的管理中去了。这对我们国家管理的信息化、数字化、现代化、科学化、标准化和规范化起到有力的推进作用。

（二）档案管理和文书处理相结合，形成了计算机文档一体化管理系统。计算机文档一体化管理系统，有着诸多的优势，这种管理系统集合文书处理和档案管理为一体，“具有文件处理阶段的登记、检索、注办、催办、机要文件清退、未归档文件清理；而且还具备档案材料归档功能，档案管理阶段的收集、分类、划定保管期限、组卷、编目、检索、统计、编制销毁清册等功能。通过正规的文件著录，利用计算机辅助著录系统，可以较快地完成档案文件信息的输入，加强文书处理部门与档案部门的联系，提高工作效率，减少人工操作和重复劳动”。

（三）计算机接待利用统计系统。“计算机有两类基本软件。一种是应用软件，另一种是系统软件。计算机接待利用统计系统就是属于应用软件，这个系统具有查档、接待利用工作中各种登记和管理功能，比如像借阅、催询、预约、查找、利用统计等计算机自动管理；自动形成利用过程中产生的各种工作报表和统计表，可直接显示或打印出来。同时，利用系统一般都具有利用者身份检验功能，可供多个用户同时使用，互不干扰。

三、计算机基本设计程序解决档案管理中的几个问题

计算机基本设计程序应用于档案管理，形成了档案管理系统，这些程序设计，决定着计算机档案管理系统程序和步骤。在实际管理中，应该遵循这些程序设计，避免出现失误。

（一）有针对性地选择计算机档案管理系统，明确档案管理的具体课题。档案管理系统的各个方面，对计算机来说是大有可为的，但设备和技术手段的现代化，要求高素质的人才去使用和掌握，要做到目的和手段的统一，需要做好长期的扎实的工作，既需要做好档案管理人员的学习培训、技能训练、业务操作，又要选拔懂得计算机技术的专业人士参与到档案管理工作的事业中去。

（二）分析计算机档案管理系统，确定计算机档案管理目标。分析计算机档案管理系统，深入考查管理系统项目实施情况，及时解决问题适应本部门、本行业、本地区的实际，做到理论和实践的紧密结合。高效科学地完成档案管理工作目标和任务，做到有的放矢，目标明确，项目执行具有很强的可操作性。

（三）进行计算机档案管理系统设计与程序编写。“计算机系统设计一般包括两个环节，应根据用户对系统功能的要求和准备使用的计算机状况，如机型、特点、功能等情况，确定本系统的设计原则。在系统框图、功能模块和数据结构确定以后，就进入了程序编写的阶段。首先应根据档案管理系统的要求，选择采用计算机文件管理方式，或者选择数据库系统管理方式。”

（四）计算机档案管理数据准备和程序调试。“在档案计算机管理系统中，数据量是非常大的，需要根据数据类型的要求收集有关数据，并按一定的格式整理出来，即按规定好的数据结构进行数据的读写。由于计算机只能识别规范的符号，所以应按档案著录标引规则开展这项工作。程序编完后应进行认真的调试，在调试过程中，原来的手工管理系统仍应同时工作，以便对程序作进一步的修改和校正。”

（五）计算机档案管理系统的运行、维护。系统运行是指在数据准备和程序调试基本完成以后，投入正式运行的过程。在运行过程中还要做到系统的调试和维护，保障计算机档案管理系统正常运转和高效工作，发现漏洞及时做好处理和修补工作，让计算机档案管理系统更好地服务于档案管理工作的方方面面，加速档案管理的现代化、信息化进程，提高档案管理的科学化水平。

当然，档案管理工作的现代化是一个长期的进程。随着科学技术手段的提高，档案载体从纸质档案为主转向多种载体并存，改变了传统档案管理的手段和方法，使传统档案管理方法和手段得到改善提升，化解很多档案保管难题。同时，档案管理工作应该具备和科技水平、管理水平、物质发展水平相适应的能力，才能落实现阶段党、国家、人民对档案工作的新需求新要求，造福百姓，造福社会。

参考资料：

1.王云庆苗壮编著：现代档案管理学，青岛：青岛出版社，2002年版。

2.美国档案工作者协会编：档案工作的理论与方法，北京：档案出版社出版，1988年版。

3.金波主编：档案保护技术学，北京：高等教育出版社，2000年版。

王大伟，男，汉族，籍贯：陕西铜川，生于1974-4-26，毕业于香港公开大学，硕士学位，馆员，研究方向；主要从事档案管理