城乡规划档案工作解析

刘越

城乡规划档案是城乡规划、建设与管理的基础资料，是城乡规划部门依法进行行政管理、执法监督的重要依据。规划档案工作作为城乡规划工作的重要组成部分，必须与城乡规划整体管理工作协调发展，为城乡规划建设的各个环节服务，为提高城乡规划的工作效率服务，为群众方便、快捷、准确的查询服务。因此，随着经济社会的迅猛发展，城乡建设的快速推进，社会各界日益强烈的需要，建立一个科学化、现代化的城乡建设档案管理体系，一支服务能力不断提升、服务意识不断强化、服务方式不断完善的城乡规划档案管理队伍，是档案管理工作者的重要职责。

同时，规划档案既具有一般档案的普遍特点，又具有其自身的鲜明特征，涉及面比较广。规划管理部门在工作内容上包括一般的党政管理和各项具体业务活动，并且由于规划管理的复杂性，业务管理部门就较多，产生的业务种类档案比较繁杂，这就是规划档案管理自身具有的特点。这些不同的机构在从事不同工作活动中产生的档案，按内容划分为文书档案和专门档案。文书档案主要收集党组文件材料，党组会议记录、办公会议记录、工作计划总结、各项规章制度、请示与批复，受到有关部门表彰的通报、机关党总支、团支部在其职能活动中形成的文件材料，机构、人员编制、干部任免材料，本机关印发的各种文件材料等。专门档案包括财会档案、人事档案、规划业务档案、专题档案四类；按载体划分为纸质档案、音像档案、电子档案等，形成了一个多种类型、互相补充的档案结构。

正是由于城建档案具有的上述特点，笔者认为，可以从以下几个方面着手，不断提升城建档案管理水平，以适应各项城乡建设工作的需求。

一、加强领导，提高重视程度

要把档案管理工作搞好，离不开各级领导的重视和支持。只有把城乡规划档案工作纳入领导议事日程，多研究、多关注，从理顺档案管理体制，实行档案集中统一管理入手，在档案室专职管理的基础上，各部门也都配备专兼职档案员，形成专门机构和政务、业务部门齐抓共管的局面。同时把档案管理工作发展编入长期工作规划、年度计划，花大力气在管理方式、管理手段、管理意识上不断优化，把重视真正落到实处。

二、依法治档，建立健全各项规章制度

1.提高档案执法意识，依法治档。在加强领导，提高重视程度的基础上，依法建立档案、依法使用档案、依法管理档案，也是加强城建档案管理工作的重要内容。因此，一要切实提高干部职工的依法用档意识。结合城乡规划工作管理特点，以开展学习宣传贯彻档案法律、法规及规范活动，定期组织干部职工认真学习《档案法》、《城建档案管理办法》及《哈尔滨市档案管理条例》等载体，把档案管理法律法规的学习纳入本部门普法工作内容，营造依法用档的舆论氛围。二是加强档案管理知识上岗培训，实现专兼职人员持证上岗。定期组织专兼职档案人员对档案收集、整理、立卷、归档和开发利用的规范等业务知识进行学习，并外请档案专业人员进行业务指导，组织档案管理人员到其他省市学习档案管理先进理论和经验，使档案工作者熟练掌握档案收集、分类、立卷、归档的技术，提升依法管理的意识，自觉按照各项规范开展工作。

2.建立健全各项规章制度，实行规范化管理。制度是贯彻和落实的最好保障。笔者认为，以《档案法》、《城乡规划法》等为依据，结合城乡规划档案管理的自身特点，建立健全完善城乡档案管理的各项制度，应成为日常档案管理工作中的重中之重。只有健全了制度，才能真正实现档案管理工作与机关其他业务同步运行、同步发展、相互协调，充分发挥出业务工作与管理工作的相互支撑、相互配合的积极作用。这就需要我们有意识地去制定科学的档案管理办法和分类体系，严格执行档案材料收集及时、类别齐全、内容完整的各项制度，使档案管理工作的各个环节都得到制度的保障和约束。

3.注重执行效果，加强指导和督促。制定和实施相应的指导和督促措施，是促进各方面档案管理参与者，提高档案管理重视程度，自觉执行档案管理各项制度有效方法。笔者认为，可以从以下几方面入手。一是以有关规定为依据，考虑本单位实际，制订统一的局系统事业、企业单位档案考评标准。二是坚持每年在系统内开展档案自检、自查工作，形成定期自查、自评、整改的机制。三是每年固定时间，对档案工作“硬件”建设和“软件”建设等方面进行监督整改。通过强有力的日常监督和督促，得以使档案管理的各项制度切实落到实处。

三、注重建设，提档档案管理各项基础设施

上述措施，从某种意义上讲属于城建档案管理的软措施，那么，档案管理的硬措施也是不容忽视的。即使建立了再完整的制度，没有优良硬件做支撑，档案管理的各项目标也是无从实现的。

1.加强档案的基础设施建设。为了适应城建档案管理规范化、标准化建设的需要，更好的服务于社会，应当科学设置办公、库房、阅档等场所，使办公场所展现现代化、整理保存场所具有标准化、调阅场所体现方便化。同时，及时更新升级档案收集、保存等专业仪器，如微机、档案管理和文书处理软件、打印机、复印机、录像机、照相机、扫描仪、刻录机等设备，以及配备防光、防盗、防温、防湿、防火等保护设施。

2.加强档案的信息化建设。过去的档案管理，多处于封闭保管阶段。随着经济社会的不断发展，城市建设的不断加快，对城建档案管理开放性、信息化的要求越来越迫切。为了适应这种变化，就要求城建档案管理加快信息化的步伐，以适应社会的要求。这就需要在日常工作中，充分利用现代科学技术，改变以往档案纸质化这种唯一载体，充分实现电子化，并借助网络这一开放资源，实现档案材料存储、查阅、利用的彻底变革。