关于高校档案管理信息化建设的思考

夏刚

[摘 要]在信息化时代背景下，高校档案管理信息化管理对于高校的教育发展有着重要的意义。本文基于当前高校档案管理信息化建设现状及问题，对其应对措施进行探讨，以促进我国高校档案管理信息化建设水平的提升。

[关键词]高校；档案管理；信息化建设

在信息化科技迅猛发展的形势下，高校传统的档案管理模式不能满足现代高校管理的需求，加强高校信息化管理建设，将现代信息技术充分利用到档案管理工作中，不仅为高校的档案管理提供了便捷的服务，促进档案资料的深度利用，还能推动高校文化科技的传播利用，是实现高校数字化、智能化、现代化的必然要求。因此，基于高校档案管理信息化实施的必要性和意义，高校更应该正视档案管理信息化，不断优化建设质量。

一、当前高校档案管理信息化建设中存在的问题

（一）管理思想陈旧，改革意识欠缺

虽然，当前档案信息化管理在高校档案管理工作中得到应用，但受传统档案管理模式的影响，仍然无法利用信息化技术实现信息的全面整合及快捷分配。在高校档案管理工作的实际开展中，较多领到没有意识到信息化管理的重要性，档案管理思想依然陈旧，依然被过去传统工作模式所限制和影响。很多档案管理工作者无法看清档案管理的实际需求，更缺乏高度的创新改革意识。

（二）管理手段落后，工作有待完善

当前，高校对档案信息化管理工作投入的资金较少，导致档案管理信息化工作中计算机、网络、缩微、档案保护等技术缺乏足够的资金保障，档案管理信息化建设处于纸上谈兵的局面。较多高校的档案信息化管理仍然停留在日常的简单管理和较多人为操作的层面。有些高校即使通过现代科技建立的档案管理数据库，但仍没有尽其所用。另外，有的高校与软件公司合作研发的档案管理软件系统，也因缺少科学的操作程序和技能而使得软件实用性缺失，这都成为档案管理信息化建设的瓶颈。

（三）电子文件归档难，管理效率不高

我国高校档案管理信息化还处于相对初级的阶段，电子文件及档案管理电子化还是一个新的课题。较多高校并未对档案进行系统化的处理，较为严重的电子档案的管理问题，电子档案与纸质档案有着质的不同，对其收集及归档是一项复杂的工作。当前高校档案管理部门却对包含文字材料、数据、表格、图像及声音的不同电子档案的归档管理工作难以落实到位，在其归档过程中，操作的随意性较大，存在的问题较多，导致管理效率不高。

（四）队伍素质不高，制约档案管理信息化建设

目前，已有一部分高校符合档案管理信息化建设的开展标准，但却因为缺乏专业的方案管理人员限制了档案管理信息化工作实施。就现状来看，较多高校档案管理部门通常都成为了安置富余人员的机构，档案管理人员专业结构极不合理，缺乏掌握现代信息化设备操作技能、精通档案管理业务的专业管理人才，整个档案管理队伍素质较低，不能适应档案管理信息化建设的需求。

二、强化高校档案管理系信息化建设的应对措施

（一）重视档案管理信息化建设，加大建设投入

要提高高校档案管理信息化建设质量，首先需要高校领导对档案管理信息化建设引起重视，根据学校实际发展情况制定切实的档案管理规划，协调好学校各部门工作，强化信息共享。同时高校要从政策和资金上加大档案管理信息化建设的投入，加强档案管理基础设施建设，保证档案信息化所需的硬件及软件设施的有效配置，将档案信息化建设付诸于实践。

（二）档案管理规范化，工作流程标准化

高校开展档案管理信息化建设需要在规范的管理工作标准与工作流程下开展，这是最为关键的环节。首先，高校应该制定相应的标准，根据《电子文件归档与管理规范》等规范性文件，结合高校管理部门的实际情况制定相关标准，如：档案目录标准。其次，高校要建立标准的工作流程与规章制度，即涵盖无纸化档案使用制度、重要档案查询、档案资料收集整理及归档保存等，通过管理的标准化与规范化使高校在统一规范的管理软件与管理标准中进行档案信息化管理。

（三）加强档案数据信息库建设，强化网络安全管理

在高校档案管理工作中，实施信息数字化管理能有效防止出现纸质档案受损坏的问题。为了提升数字化档案管理水平，高校应该结合其实际情况建立档案数据信息库，根据教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、人力资源档案及基建档案等主要类型，进行分门别类的建立数据库，方便不同种类档案的整理与保管，方便快速的检索查找与信息资源的共享。当然，档案管理的信息化建设也容易造成网络安全问题的产生，需要高校做好网络安全管理工作。高校应该在档案管理信息系统中加强防御软件的使用，并结合物理、逻辑等安全隔离防范措施对网络“黑客”、“病毒”等危险因素进行及时防范；同时，要规范档案管理人员工作，避免因工作失误而致使网络病毒攻击、设备出现故障引发的档案信息遗失和损毁。

（四）加强档案队伍素质建设，提高信息化管理水平

高校档案管理人员的业务素质能力直接影响着高校档案管理工作的水平。档案信息化管理建设过程中，需要从业务素质、职业技能、道德素质等方面加强对档案队伍的素质建设。首先，高校应不断引进拥有较高职业道德、且熟练掌握计算机操作技能的复合型人才，强化档案管理队伍的的素质力量。其次，高校要建立完善的档案管理员工培训机制，从现代档案管理的数据录入、数据库管理、计算机网络操作技术及档案法等方面加强培训，不断提升档案管理人员的信息化水平。

三、结语

总之，新时期，高校应该重视档案管理信息化，加大投入力度，积极地完善信息化档案管理规范化、标准化建设。并在实际档案管理信息化建设的过程中，科学认识其出现的问题，寻求有效措施确保档案管理信息化建设的顺利开展。

参考文献：

[1]姚树静.关于高校档案管理信息化建设的探讨[J].经营管理者，2013（20）.

[2]张学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013（11）.