高职院校档案管理问题探析

考立君

[摘 要]高职院校是我国高等教育的重要组成部分，近年来更是在国家相关政策支持下获得了快速发展，但档案管理工作发展缓慢，无法为高效发展带来可靠的保障。本文对当前高职院校档案管理工作中存在的问题进行了分析，提出了做好高职院校档案管理工作的措施，对提高高职院校档案管理水平具有的意义。

[关键词]高职院校；档案；管理

引言

档案管理在高校所有管理中占据重要地位，档案是高校多年来在教学管理、行政管理、人事管理、财务管理、后勤管理等方面所积累的宝贵资源，是高校一笔巨大的财富，必须要加以珍惜。通过档案管理，高校可以对自己在教学、行政等方面所出现的问题及时加以总结，制定新的科学管理规划，帮助高校实现稳步可持续发展。高职院校是我国高等教育的重要组成部分，近年来更是在国家相关政策支持下获得了快速发展，但所属高职院校前身都是中专学校，中间经历了个方面的转型，因此其历史进程也大多较为复杂，这更为其档案管理增加了重要性。基于此，在高职院校开展档案管理现代化建设，尤其是在信息化方面的建设，提高高职院校档案管理水平，具有更加重要和实际的意义。

1.高职院校档案管理的特点

大多数高职院校都有着一定的建校和办学历史，部分高职院校甚至已经有几十年的时间，因此，这些高职院校大多都有着自己比较完善的事业系统，档案管理便承担了其中的文化事业管理部分。因为牵涉到学校各个层面和各个系统的建设工作，高职院校的档案管理工作要想得到较好的开展，比较有极强的专业性和技术性，而其管理水平的高低也直接会对学校的整体管理产生影响。

从高校档案管理工作流程来看，主要包括信息的采集、输入、加工、储存等一系列步骤，是一个较为完善的信息运行和控制系统。档案管理不同于普通的文件管理，不仅要对所有的文件信息进行整理分类，还要对其中的重点进行总结和升华，因此其必须要兼具完整性和科学性的双重特点。而且作为高职院校的内部组织材料，部分档案有属于较为保密的内容，因此还要注意其安全性的特点。

大多数高职院校的档案管理部门在学校管理部门中虽然重要，但是受到的重视程度依然偏低，在资金来源上也并不是很充裕，这就决定了档案管理工作还要注意经济性的问题，尽可能的利用有限的资源做到高效管理，这也是档案管理的另一个特点。

2.高职院校档案管理工作存在的问题

2.1档案工作不受重视

高职院校近年来快速的发展给各个学校的管理层提供了各种发展的机遇，多数高职院校都将发展重点集中在资金、硬件基础建设、师资力量培训、招生就业等几个重大问题方面，对于档案管理工作则关注较少。一方面，前面所述的问题对于高职院校的发展来说确实非常重要和紧迫，另一方面，档案在学校管理中的重要性并不能很好的为人所知，有些高校的领导甚至对档案管理的具体工作内容一无所知，这也直接导致了档案管理在学校中被置于边缘化的境地，经费不足、设备落后等问题较为明显。

2.2学校各级管理层档案意识薄弱

档案管理是学校管理的重要组成部分，学校各个部门各个发展阶段的材料都要进行存档，这样才能在后续发展中有史可鉴。但是由于多数人对档案管理工作的不了解和不重视，导致很多部门并未对此给予足够的重视，很多文件在存档之前便已丢失，造成档案不完整，缺乏可参考性，给档案管理部门带来了很多的工作困难。

2.3档案管理手段落后

随着现代化信息手段的应用，档案管理也逐渐从全人工转向信息化，这是一种巨大的进步，档案管理工作也因此变得更为快捷、高效。但是由于高职院校对档案管理工作的不够重视，部分高校依然处于人工化工作阶段，降低了档案服务水平。还有的高职院校虽然实现了硬件的更新换代，但是在软件上迟迟不能更新，效率提升缓慢。另外在工作机制方面，缺乏有效的考核手段，员工工作效率低下，不能很好的与时代接轨也是较为突出的问题。

2.4档案管理人员的素质有待提高

档案管理人员素质高低对于档案管理工作能否好好开展有着重大的影响，在高校档案管理中经常出现归档立卷不及时造成材料积压的情况，影响了档案管理的正常进行。有些档案管理人员自身缺乏相关的专业知识，有没有经过合理的培训，无法保证档案的安全性和科学性，也完成档案信息的深层次加工工作，降低了档案管理工作的服务质量，这也是必须要重视的问题。

3.做好高职院校档案管理工作的措施

3.1学校管理层面要加强对档案管理工作的重视

高职院校的发展离不开档案管理工作的支持，尤其是在教学、科研、学生管理、组织机构建设等方面的系列文件和管理经验存档，是高职院校继续发展的重要参考平台。因此，学校管理层要从大局出发，将档案管理纳入到常态化管理中，加强对档案管理工作的重视，使其可以在学校发展中提供更有效的辅助。

3.2提高各部门档案工作的服务意识

档案管理是对各个部门工作信息的及时储存、管理和加工的过程，具有中的应用价值。各高职院校应该加强对各个部门对档案管理工作的重视，让所有教师都能够明白档案对个人、对学校的重要作用，所有的重要信息一定要做到及时的交付和存档，确保档案信息材料的完整性、准确性和及时性，为学校发展提供可用的档案服务。

3.3加强队伍建设，提高档案工作人员的专业技能和素质

为了保障高职院校档案管理工作的有效开展，还要注意对从事档案管理工作的人员加强专业技能培训和素质方面的教育提升工作。一方面可以在档案管理部门内部定期举行知识培训，尤其是现代化技术培训工作，能够实现对各种新型工作系统的完全掌握，另一方面要加强对员工的创新教育工作，改变传统的工作方式，学会“走出去”，让学校各个部门和广大师生都明白档案工作的重要性，通过改善服务质量让大家积极参与到档案管理工作中来。此外，鉴于档案管理工作的特殊性，要加强对档案管理工作人员的作风教育，思想教育，增强其工作责任感，维护档案管理的安全性。