浅析高校教学秘书工作的重要性与工作实践

周为婧

【摘 要】在高等院校的教学管理队伍中，最为基层，同时工作也最为细碎的教学管理人员，莫过于高校教学秘书了。高校教学秘书是教学链中不可或缺的一环，是高校管理层和学生之间联系的纽带。它的工作内容繁杂，责任重大，要求任职者具备高度的细心、耐心和爱心。有条不紊、井然有序、高效的教学秘书工作是整个高校的教学秩序得以良好持续的保障。本人在长期的管理实践中，分析了教学秘书一职的重要性，同时指出了高校秘书工作中存在的问题以及高校秘书应该具备的意识，并从实践的角度出发，提出几点推进高校秘书工作顺利开展的建议，以供参考。

【关键词】高校    教学秘书    问题     意识     建议

高校教学秘书是指在高等院校中协助院系领导来处理院系中各类教学管理事务的工作人员。高校的教学工作是所有工作的核心和中心，强有力地保障教学工作的顺利开展就是教学秘书的首要任务。所以教学秘书在高校的日常教学管理中起到了不可或缺的作用，是维系高校教学和管理正常进行的重要保证。

一、高校教学秘书工作在教学管理中的作用

1.组织协调作用。在高校的教学活动中，负责落实院系的规定以及组织协调管理工作的是教学秘书，维系教学职能部门与院系师生之间关系的是教学秘书，沟通院系之间的信息、进行科学统筹的是教学秘书，由此可见，教学秘书的一项重要作用就是组织协调各部门、各院系之间的工作安排。教学职能部门根据实际的情况下达了有关教学工作的事务和教学信息，由教学秘书负责进行组织协调，向院系领导和院系师生进行传达和告知，同时教学的进行情况、师生的反馈等也由教学秘书来反映给教学职能部门，以便于教学职能部门了解情况，根据实际来调整政策。

2.参谋助手作用。教学秘书对于基层的教学工作负有直接的责任，基本上高校的教学管理事务性工作都落在了教学秘书的肩膀上。而教学秘书的日常工作主要是与教学管理有关，因为工作的原因，他们更经常接触到各种教学信息，所以他们能够对教学的日常情况进行随时随地的调查研究，对于已经出现或还未出现的新问题或者苗头，给予灵活处理。在掌握大量一手资料的基础上，他们能够在领导决策中发挥参谋助手的作用，能够为领导提供第一手的、全面、真实、客观的情况资料，为领导的正确决策提供依据。

3.服务保障作用。教学秘书的重要工作内容之一就是保证高校的日常教学工作顺利开展，实现教学任务顺利完成。所以在具体的工作实践中，教学秘书要秉承“勤勤恳恳、服务教学、服务师生”的理念，及时同教学职能部门、师生相联系，发挥其服务保障的作用，将服务理念贯穿于全部工作之中，为高校的日常教学活动和管理活动保驾护航。

4.监督管理作用。高校的教学工作能否得以顺利开展、正常运行，其中的一个关键就在于教学秘书工作能否真正落到实处。从管理的角度来看，教学秘书的职责就在于协助院系领导来监督院系的教学工作是否正常运行。通过多种方式，来监督教学流程，管理教学问题，切实保障教学效果和教学质量。

二、高校教学秘书工作存在的问题

1.重视程度不够，工作队伍不稳定。教学秘书作为高校中基层的管理工作人员，得不到高校的重视。一些高校中甚至存在着“轻视教学秘书工作岗位”“不能正确认识教学秘书的重要性”“看不起教学秘书工作人员”等现象，在干部考核、职称评定、绩效考核、利益分配等方面凸显不出教学秘书应有的优势，这些情况都严重挫伤了教学秘书工作的积极性，影响了教学秘书工作队伍的稳定性。而且教学秘书还常常承担很多学校布置的繁重的、与教学工作密切相关的任务，在不被尊重和重视的环境中长期工作，他们看不到工作的前景，所以为了寻求出路，一部分教学秘书通过提升学历来改变自己的处境。

2.工作任务繁重，培训进修的机会比较少。教学秘书工作的涉及范围比较广泛，除了要处理职责范围之内的事情之外，还需要处理各种教学突发情况、学生的不良思想动向等，工作内容比较繁重。同时，教学秘书的责任重大、压力重大，职责权限不明确等造成秘书工作具有一定的被动性。他们需要随时向领导汇报工作，将教学情况、师生动向反映给上级，同时还需要将教学职能部门的工作指令传达给师生，并被要求时时待命，以应付、协调、处理各种突发情况。但是高校领导对于教学秘书的工作并没有给予足够的重视，认为教学秘书仅仅是“上传下达”，工作没有什么技术含量，所以在各种进修培训中，很少能够看到与教学秘书工作相关的。这导致教学秘书工作人员视野狭窄、知识匮乏，难以适应现代化的教学管理活动，从而阻碍了其工作能力和素质的提高。

3.学历层次不高，创新能力薄弱。目前，各高校的教学秘书基本上都是本科学历，学历层次比较低。虽然也有硕士从事教学秘书工作，但是其学历也大多是通过“在职学习”等方式获得，在知识素养和储备方面难以跟同等学历的硕士相比，其专业也大多与教育教学无关，所以很难适应教学秘书的管理工作。同时，教学秘书在实际的工作中，缺乏创新能力和创新精神，他们已经习惯于按照领导的指令和教学部门的部署来安排工作，工作研究深入不到底层去，工作载体比较狭窄，不够宽泛，工作方式比较僵硬，工作方法比较陈旧，长期不能够突破已有的教学管理知识和理念，一直照章办事，缺乏创新意识。

三、教学秘书在日常工作中应当具备的四种意识

1.学习意识。学习使人进步，高校教学秘书只有不间断地学习，保持主动学习的积极性和意识，形成积极向学的习惯和品质，才能够不断提高自身的综合素质，进而更加适应教学秘书的岗位工作。教学秘书绝不是领导的“传声筒”、学生的“反射镜”，他在做好基本工作的前提下，还应该成为一个专业的复合型人才，这就要求其不仅仅要在自己的专业领域内有所建树，还要学习教育管理、计算机技术、教育心理辅导等相关的知识。同时，教学秘书还应该重点培养自己的调查研究和综合分析能力，通过参加培训研讨活动、阅览报纸杂志、借鉴优秀前人的做法等形式，弥补自己的不足，提高自己的工作能力。

2.责任意识。教学秘书工作的一项重要内容就是要保持与教师、与学生的密切联系，因为教学秘书的很多工作都涉及教师和学生的实际利益，关系到教学工作能够顺利开展，不能够有一丝一毫的疏忽大意。所以，教学秘书就要具备根深蒂固的责任意识，对待工作认真严肃、一丝不苟，真正地爱上自己的工作，保证干一行，爱一行，把自己工作范围内的事情做到尽善尽美。

3.服务意识。虽然教学秘书从事的工作内容比较繁杂，工作范围涉及面较广，但是用一句话来概括，就是教学行政管理，也就是教学管理。这一工作主要是针对教学过程中出现的各种情况进行管理，以维持正常教学秩序的进行，保证教学任务的顺利完成。教学秘书在院系领导、教学职能部门与师生之间起着桥梁和纽带的作用，主要负责双方之间的沟通协调，所以其工作带有浓厚的服务性质。所以教学秘书要以服务为各项工作的出发点和落脚点，对于服务的内涵和理念要有充分的理解，在实际工作过程中，真正树立为学校、为师生服务的理念，奉献出自己全部的热情和精力。

4.质量意识。随着教育改革的不断深化、教学规模的不断扩大，教育质量已经成为我国各大高校越来越看重的指标，提高教育教学质量已经成为各高校进行转型的关键点，它关系着学校的声誉和形象，是培养社会合格人才的重要保证。所以，教学秘书在日常工作中，要树立严肃的执法者形象，按照学校的各项管理规定，执行高校的管理措施，落实高校的各项管理法规。

四、对于做好高校教学秘书工作的几点建议

1.提高对整个教学秘书队伍的重视。在高校的管理体系中，应该提升高校教学秘书在整个管理体系中的重要性和地位，并在制度设计、激励政策、职称评定等方面给予教学秘书一定程度的优先权，只有这样，高校管理体系才能够通过长效、合理的评价激励体系来激发教学秘书工作的积极性和热情，增强教学秘书队伍的稳定性。在学校的年终考核或者年度评优评先中，高校应该充分重视高校秘书的工作，对于表现优秀的个人，给予相应的物质奖励和精神鼓励，充分肯定其对于学校的付出，增强其工作的动力。在职称评定方面，也不应该将教学秘书排除在外，应该允许其申报相应的职称序列，只要教学秘书的工作条件达到了所要求的条件，就应该给予其相应的职称。在教学方面，不应该仅仅将教学秘书只看作管理服务人员，还应该充分发挥其在专业领域的特长，给予其一定的教学任务等等。

2.加大教学秘书队伍的培训力度。在教学秘书的培训方面，高校应该根据本校的工作安排，通过形式多样的培训项目来系统地提升教学秘书的工作能力，拓宽教学秘书的工作思路等。例如，定期组织学习相关的业务知识，进行教学秘书的计算机操作管理的培训，通过远程视频培养教学秘书的工作意识，通过在职深造提升教学秘书的专业水平，等等。同时，高校应该创造条件鼓励教学秘书“走出去”，到其他的院校走一走、看一看、学一学，提升其专业素质和岗位能力。在“走出去”的过程中，教学秘书应学习借鉴其他院校的先进管理经验和管理理念，全面提高工作能力。

3.改进教学秘书队伍的专业结构。从长远的发展来看，教学秘书应该被纳入高校的教学培养计划之中，不仅仅如此，还应该将对教学秘书的专业培养列为学校的重点培养工程，本着“完善结构、改善队伍”的宗旨，对于教学秘书进行科学培养。在教学秘书的选拔上，要实现公平公正，通过竞聘等形式，将真正适合教学秘书工作岗位的、具有专业知识和素养的人选拔到工作岗位上来。在教学秘书的培养方面，在充分发挥政策的调动作用的前提下，真正发挥教学秘书对于工作岗位的奉献精神，真正建设一支具有牺牲精神、乐于奉献、高素质的教学秘书队伍。

4.提高教学秘书队伍的创新精神。应该说，在高校的管理人员中，当属教学秘书最具创新精神，因为他们每天的工作都要与教师和学生打交道，在切切实实的工作中，很容易发现创新点。所以，高校应该充分看到高校教学秘书的这一工作优势，提高教学秘书的创新精神，培养教学秘书的创新意识。高校应该通过各种政策来激励其在工作岗位上的突破和创新。在完成日常工作的前提下，教学秘书也应该积极主动地思考，在总结工作经验的前提下，有意识地对工作中出现的问题进行系统性的整理和总结，并在工作中不断地加以科学研判和初期处置，增强自己独立工作和创新工作的能力。同时，为了提高工作效率，教学秘书在教学信息传递、无纸化办公、教学文件的管理方面，应结合现代的手段和技术，进行积极地创新，以提高工作效率。

【参考文献】

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