浅谈独立学院办公室工作人员应该具备的一些意识

浅谈独立学院办公室工作人员应该具备的一些意识

文/郭星

摘要：独立学院办公室是一个综合性的管理工作部门，也是学院的一个服务部门。在学院工作中，其主要的服务对象有四个。办公室需要运用科学管理的理论和技术，发挥秘书职能，辅助学校领导总揽全局，管理事务、提供服务，协调各个职能部门正常运转，为学校教学、科研、学生管理等提供服务。作为办公室工作人员，应该具备哪些意识呢？本文对此作了浅谈。

关键词：独立学院办公室;工作人员;意识

中图分类号:G717

文献标志码：A

文章编号：2095-9214(2015)09-0222-01

一、独立学院办公室的职能

在独立学院的各个职能部门中，办公室属于一个综合性服务部门。因为办公室的综合性，对学院的各项工作进行统筹、规划、协调等，既要负责学院各类大型会议的组织协调，也要负责各类信息的收集和数据整理，因此，该部门的主要服务对象是院领导、各部门、及一线师生。其服务的形式通常是通过具体的工作来实现的，办公室的主要任务就是协调，在对各种琐碎、复杂、个体事务的处理过程中起到协调作用。在做好服务工作的同时，树立本部门对外的形象。因此，办公室管理工作人员必须树立良好的服务意识，并积极树立良好的服务形象。

二、办公室工作人员需要具备的意识

鉴于独立学院办公室的上述职能，办公室工作人员应该具有相应的一些意识，这些意识主要有：

(一)服务意识

服务是学院办公室工作的根本目的和宗旨，也是办公室的核心工作，因此，办公室工作人员首先应树立服务意识。

办公室工作的服务对象主要有四个：第一，学院领导。作为办公室工作人员，在学院工作中，要积极地为学院领导提供参谋和助手服务。第二，学校各职能部门。学院办公室需要积极地向学校各职能部门传达并落实各部门所布置的任务。第三，学院广大教职工。在学院教职工有事情需要学院办公室处理的时候，学院办公室要主动为他们提供好相应服务。第四，本学院学生。学院的学生需要写证明、办理证件、盖章时，都需要办公室为其提供相应服务。

在面对不同的服务对象时，办公室工作人员也需有不同的服务策略，也各有服务侧重，如对待学院领导需要主动服务，要大胆创新服务方式。不要唯命是从，要敢于提出合理化意见和建议。对待老师，要细致入微、热情真诚、耐心周到。对待学生，要和蔼可亲，平易近人，做到能为学生着想。

(二)大局意识

作为独立学院的办公室工作人员，因为肩负事无巨细的各种“使命”，作为联系学院领导、部门、教师及学生事务的纽带，因此，要有大局意识。所谓大局，就是一种战略布局。这种布局关系到学校、学院的总任务和总目标，关系到全校或全院上下以及全体教职工、全体学生的整体利益和根本利益。在办公室工作中，工作人员如果不能顾全大局，不但会影响到学院的整体布局，也会影响和限制到局部的发展。作为学院办公室工作人员，在处理纷繁复杂的日常事务中，难免会遇到一些临时性、突发性事件。而这些事件，无论从服务对象还是从工作范围来看，都具有多元性和复杂性的特点。在对这些事务的处理中，办公室工作人员必须具备大局意识，要能正确地认清形势，站在大局角度看待问题。在对这些事务的处理中，要把学校和学院的发展放在首位。在处理事情时，首先考虑自己的做法是否会对大局造成影响，并以此作为自己工作的指导意识，并要绝对服从、服务于这个大局。在这个意识的指导下，不偏离工作中心，正确、灵活地处理全局和局部的关系，自觉在全校和全院总体要求和奋斗目标下开展工作。

培养大局意识，要立足于日常工作。办公室工作人员要不断提高政治理论素养。平时要注重对党的方针政策的熟悉，要关心学院的发展，了解学院的发展方向。要深入工作实际，对自己对面对的事务开展调查研究，在实际工作中加强自己对客观事物内部联系的洞察和把握能力。

(三)责任意识

由办公室的工作职能可以得出办公室的工作关系到学院的正常运转以及学院工作的正常开展。因此，办公室工作人员要有强烈的责任意识。责任意识是办公室工作人员立足现有岗位，开展一切工作的基础。

作为办公室工作人员，在日常工作中，要不断强化自己的责任意识。要树立想干事、肯干事的工作态度，要积极地向“会干事”的目标努力。要爱岗敬业，敢于担当，力求不辱使命。

办公室的工作几乎都是日常工作，可以说基本没有轰轰烈烈的大事。这些“小事”看似繁琐和复杂，但每一个环节都容不得出现一点差错。因为每一个环节的处理不当，可能都会影响到整体工作，进而影响到其他各职能部门工作的顺利开展，甚至影响到本学院的整体布局。比如对日常文件和会议精神的传达，再如对通知的下发和送达等等。这些事貌似都是小事，微不足道，但每一件又都关系到学院的管理和日常运作，关系到教职工的切身利益，关系到学生的日常生活和学习。一旦出现些马虎和纰漏，有可能就会影响到大局。一旦被耽误了，对于当事人，可能就是非常严重的大事。

(四)学习意识

办公室工作所面临的事务中总是在千变万化的，因为工作的主要对象是学院各个角度的人，因此，办公室的工作所面临的工作事务甚至可以说是瞬息万变的。因此，办公室工作人员要具有强烈的学习意识。在工作中，要积极进取，不断丰富和完善自己。

在工作中，作为办公室工作人员，首先要在平时注意学习党的先进理论知识，用先进的理论和意识来锻炼自己、武装自己。其次，作为办公室工作人员，各种精熟的业务能力也是一种必备的能力。要熟练掌握办公室工作的工作职责，以做到对各项职能的熟练履行。另外，在当今时代，计算机相关技能也是办公室工作人员应当熟练掌握的。在日常工作中，办公室工作人员要有学习意识，要主动熟悉各种办公软件，熟练运用现代技术。最后，作为办公室工作人员，沟通是日常工作的一个主要内容，因此，平时要注意良好的文字表达能力和语言表达能力的培养。

(作者单位：中山大学新华学院)

参考文献:

习近平.秘书工作的风范：一九九○年三月与地县办公室干部谈心.人民日报，2014-04-24

林健平.高等学校办公室管理创新对策研究.内蒙古农业大学学报.2009

党妮 宋玮．论内部控制理论在我国高校固定资产管理中的应用．中国现代教育装备.2009.11