浅谈土木工程中资料有效管理对施工的重要性

王瑞琼

【摘要】工程资料是土木工程建设中的重要组成，对于建设进度的推进、竣工验收，以及后续的各种工作而言都是重要的依据和参考。在现代建设当中，资料管理工作尤为受到重视，但很多单位和企业对于如何有效的进行资料管理工作，其意识仍旧相对薄弱。文章首先探讨了土木工程资料管理的重要性，进而列举一些常见的问题，并提出提高资料管理有效性的具体办法。

【关键字】资料管理；工程施工；重要性

工程需要进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建时，需要以一定的原始凭证为参考和依据，但是由于工程庞大且复杂的内部构成，因此很难直接对工程的相关信息进行掌握和分析，因此有关的工程资料如文件、材料、图纸、合同等就是综合掌握工程状况所能使用的唯一可靠事物。基于工程资料管理的重要性，对该类工作进行科学的分析并提出相应的保障建议，是每一位档案管理者必须思考的问题。

1.土木工程资料管理的重要性

1.1是当前行业发展下的客观要求

土木工程涉及利益面较广，国家对于该方面的重视不断提高，截至目前为止，就有：中华人民共和国住房和城乡建设部公告第419号、关于发布国家行业标准《建筑工程资料管理规程》的公告、《建筑工程资料管理规程》等一系列文件足以证明，可见做好工程资料管理工作，已经成为国家行政管辖下的一大重点，并且与社会发展息息相关。

1.2有助于工作借鉴和反思

将工程资料搜集整理之后，施工部门可以随时通过查看资料反思和总结工作状况，不仅可以了解工程施工的相关问题，同时还能通过资料客观地掌握施工参与人员的工作面貌和工作能力。对于监理部门、验收部门而言，资料的有效管理为其对比、分析工程实情提供了可靠依据。同时，资料的长期保存，也积累了大量的工程建设经验，以及土木工程研究素材。

2.土木工程资料管理的常见问题

2.1资料失真

土木工程具有规模大、时间长、项目组成复杂、人员素质参差等一系列特点，因此资料在制作、采集、归档、保存等各个环节都具有较大的难度。例如：多种工种长时间开展，产生了大量的资料数据，包含材料消耗、技术、作业交接、现场监理、财务信息等一系列的资料，需要经过复杂地整理才能够系统地归档。在此过程中，可能出现资料缺失、不及时等问题，又因为人员素质不一，部分人员可能不能认识到资料的重要性，对资料的处理随意，导致资料失真。

2.2保存不规范

与办公室相比工程建设现场较为混乱，因此许多数字化的办公设备不能使用，只能更多地依靠手工进行记录，这些书面手工资料容易受到损害，不利于保存。而资料管理部门可能因为管理人员能力不足或者是办公条件有限，最终难以实现资料的系统、有效分类和保存。

3.提高土木工程资料管理有效性的办法

3.1建立全面及时的资料保存机制

资料是工程实践的真实记录凭证，包含了诸如工作笔记、图纸、施工登记、问题记录、检验查验确认、各类单据和数据记录等，可以说在整个工程项目开展的过程中，无时无刻不产生一些资料，这些资料正是能够直观、真实反映工程各个阶段实际情况的最原始的材料。因此，对于工程资料的管理，首先是要认识到各类资料对于工程本身的意义，进而制定出相应的采集、分类、归档、保存制度，确保随时掌握各种工程资料。基于此，可以要求各部门技术人员和管理人员随时做好登记和信息整理，并及时收集每天的部门作业情况，最终形成较为系统的工作明细报告，并上交专门的部门或人员进行资料归档保存。负责最终收集并建档的部门只能是一个，以免造成资料收集的遗漏，同时也有利于资料的整理和分析。

3.2确保资料的真实性、规范性和完整性

由于不真实的资料可能将工程各项工作引入误区，因此资料的搜集建档和保存必须要及时、真实、准确、完整，并且用较为规范统一的方式完成。首先是不能够随意制作，必须在符合客观实际的前提下，及时地进行记录、建档，对于一些部门事后后补资料，容易造成资料混乱且失真的现象，应坚决杜绝。其次是要规范资料的格式，报表、文书、数据整合等各个类型的资料需要有较为统一的格式，不能够出现涂改资料的现象。而在制作资料时，应当尽可能地减少专业术语的出现，或者说可以允许出现通俗说法，便于非专业人员查看。以施工资料为例，完整的施工资料不仅要包含技术资料同时还有材料资料、检验监督资料、试验资料、测量放样资料、工作日志等，缺少其一则不能够完全、系统地反映真实的现场情况，因此必须做好全面记录和资料保存，确保所有数据真实可循。

3.3做好资料的整理和保存工作

应当成立一个专门的档案信息部门，任用专人收集、整理资料，同时资料的整理应当具备一定的纲目性，确保存档后便捷检索资料。可采取：①按照部门进行资料分类整理，不同的工作部门涉及的工作形式和内容不同，产生的问题也不一样，例如混凝土施工部门，其所接触的工作、材料等均较为稳定，因此可以持續进行资料采集而不会混乱；②按照施工进度进行资料整理，对不同阶段下的资料进行统一归档，便于按时检索；③做好资料保存登记，资料卷宗存放应当有所记录，按区域存放；④资料不应当局限于原始书面材料，还应当附带图片、摄像、电子文档等多种形式，尽可能地采用手工与数字化两种版本存档。在外，在资料的日常管理中，应建立资料调档授权机制，即由专人负责监管资料库，查阅资料者需经过授权、登记之后才能够取阅相应的资料，在查阅过程中如有资料遗失、泄露问题，应当承担相应的责任。

3.4资料管理人员素质的保障

①严把人员素质关，在选用资料管理人员时，应当根据相关规定对人员进行考核和不定期培训，确保管理人员具备合格的职业道德和足够的专业素养，包含档案管理的专业知识以及对相关设备如计算机、信息分析软件、归档软件等的使用能力等。②加强资料管理人员与工作实践环境的联系，要求资料管理人员及时地深入基层进行资料采集和对比，改变“办公室办公模式”，及时地获得真实的资料数据。

4.总结

总之，工程建设资料作为考究工程各个项目的书面材料，必须受到足够的重视，特别是随着我国国家建设的推进，对工程建设要求更高，管理更加严格，因此更需要进一步完善工程资料管理工作。在此背景下，要想进一步推进工程资料管理的效率，不仅要依靠完善的制度和办法，同时对于管理人员的业务素养以及管理工具的要求也相应上升，利用庞大的数字存储器，对资料进行分类归档和分析，将会是未来该工作的发展方向。

参考文献：

[1]王建强.建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略研究[J].内蒙古煤炭经济. 2013（07）

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[3]张清乐.工程资料管理中存在的问题及改进措施[J].经营管理者.2014（36）