社保无纸化办公现状浅析

张福津

摘要 ：随着计算机的广泛应用和网络技术的快速发展，一个高效办公系统已成为一个企业办公不可缺少的强有力工具，通过高科技技术方法的应用来提升企业管理水平，提高工作效率，降低办公费用已成为当务之急。办公人员通过一定的软件操作界面，进行几个简单的按钮操作和文字输入，就可以完成平时的工作，而且通过计算机网络的辅助，可以随时记录当时的工作情况和重要信息的保存，从而使管理工作完全摆脱纸笔记录和人员繁复操作的情况，大大降低了繁复工作所带来的高失误率，提高了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各种信息保存的安全性。工作人员避免了因为打印、拿取文件而浪费时间和精力，而且可以节省纸张及油耗等费用，只需通过计算机系统进行相互通信，使用简单的操作就可以省却许多不必要的麻烦，所以无纸化办公系统对于社保无纸化办公来说非常具有现实意义。

关键词 ：社保 无纸化 办公 现状

1.现状分析

1.1 概况

尽管2013年应用社保综合管理软件以来，账户管理、基金记账、缴费集中支付等有更多的信息都是以综合系统为纽带上传数据数字，各项保险缴费计算精确到分，工作更加标准、规范。可目前社保工作的电子工作流程还没有取代传统的手工工作还没有真正实现无纸化办公。那么无纸化办公离我们还有多远？

1.2 存在的问题

目前，虽然社保综合管理系统已经把养老保险、企业年金、住房公积金等多个险种的业务相融合。可当我们在基层单位中进行调研过程中发现，目前还有很多不尽如人意的方面，影响了无纸化办公的进程。

（1）部分报表没有在综合系统中开发应用，手工报表仍然存在，现有工作流程存在重复劳动。具体体现在：

例如养老保险业务报表仍是用综合管理系统和手工电子表两套工作流程同时工作。

企业年金月报表业务实际仍是手工报表。综合系统中的操作仅是实现缴费的集中支付。

（2）在社保綜合系统中查询不到个人累计数据、账户余额。

（3）与其他系统的集成必将成为瓶颈。由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设，各险种之间很少能够紧密协调起来，各个系统之间无法进行数据联系，导致大量的重复劳动，也导致数据不准确，信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性无法保证，个人、部门之间、各险种之间难于进行信息共享，基层社保专责也难于统揽全局，由于各保险系统是由多个主管部门提供的，即使想集成也存在很多难度，特别是数据库不统一造成集成难度增加，更重要的是相互的配合也会成为很大问题。

企业年金做业务的工作过程中涉及五个信息库（综合系统、账户管理人手工电子表、人资部（ERP）、财务部、账管人（建行）），出现是同一险种，缴费人员基础信息不同一。

同是离退休人员基础信息却在三个库中即金保工程库、基层单位手工电子表（库）、退休养老金库（工资库）孤立运行，在综合管理系统中没有建立离退人员基础数据。

（4）综合系统中没有离退休人员基础信息，养老金支付完全是手工计算，这与现代化办公不相宜。每月的退休支付业务表在综合系统中仅是手工填制的10张报表，报表中的数据来源仍是社保专责用电子表手工统计。例如佳木斯电业局离退休人员1千余人，而到综合服务中心汇总统计时2万余人，工作量大。并且，近年来，对离退休人员待遇政策多，人员增减变化大，繁重工作带来不快捷。

（5）服务中有欠缺。对基层单位每月除了对上做养老金支付申请，对下还要将退休人员变化给退休办做养老金明细（工资条）。随着政策增加工资条每变化增加一次，改一次软件。并且各局情况不同，佳木斯电业局1997年开发的养老金软件VF6.0版本，有的局是电子表格，有的局没有工资条。退休人员查询不到工资明细。有的单位一年打印一次工资条，每调一次养老金，退休人员最多从存折上推测自己涨了多少钱。

2.无纸化办公解决方案

第一步，开发综合系统中的报表业务。养老保险中两个表“缴费人员增加明细表”“缴费人员减少明细表”“月汇总表”；企业年金业务报为年金建行10张表。

第二步，在综合系统中建立离退休人员基本信息，达到现在的在综合系统中的离退休支付表从基础数据库中提取数。

第三步，延伸综合系统的管理层次，设置离退休工资条打印查询功能。达到减少中间环节。

第四步，核对养老保险、企业年金账，将历年数据导入综合系统中。能查询历年数据。

第五步，在入口加扫描仪，电子档案存储。出口（离退休工作部）加设查询机（像银行自动查询功能）

3.无纸化办公可达到的效果

无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、先进、开放的信息化办公平台，进行远程办公，实现办公自动化。无纸化办公可以将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理更加完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，快速提升核心竞争力，其具体效果有四个方面：

1）加快信息流通：领导管理层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作员们能够在网上轻松、直接、公平的发言交流，建立融洽的团队关系。

2）整合资源：通过先进的网络技术将单位的人力资源、客户资源、经验资源、知识资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成规范、科学、开放的单位制度和文化，可促进单位持续快速发展。

3）规范办公流程：建立起一个高效协作、简单实用的管理机制，让办公氛围更具现代化，促进单位持续发展，使工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象，彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确及时的进行。

4）提高办事效率：有效协调多部门之间的协同协作工作问题，实现高效协作办公，领导层能够方便地随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督，提高执行力度和办事效率。

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