基于管理流程的勘察设计项目合同管理系统的设计与实现

王楠

【摘要】合同是企业从事经济活动获得经济效益的桥梁和枢纽。企业的经济往来，主要是通过合同这种方式进行的，所以合同管理是企业经营管理的重要部分。合同管理是一项综合性的工作，涉及到公司的各方面，能否实施有效管理把好合同关，是工程经营管理成败与否的一个重要因素，可控的合同管理是项目质量及进度控制的关键所在，有利于规范项目的管理，预见未来可能发生的风险，将风险扼杀在萌芽中，从而达到保护企业利益的目的。基于此，本文主要对管理流程的工程项目合同管理信息系统的设计与实现进行详细的分析，旨在最终有效地保证项目合同管理系统目标的实现。

【关键词】管理流程；合同管理；信息系统

引言

勘察设计项目合同在法律范围内是被限定的，而市场经济是活态经济，信息时代催生一大批信息产业，传统的建设工程合同管理耗时费力，信息传递速度慢，对各种工程质量、进度又难以做到严密精确的管理，对工程合同有效的动态监控管理影响巨大。勘察设计项目合同管理信息系统是把工程合同的管理和信息技术相融合，使得工程合同管理朝着动态化、智能化、网络化迈进，以此适应工程经济的发展，有效及时地推进工程项目的实施。

一、合同管理信息化的必要性

建设工程合同在法律范围内是被限定的，而市场经济是活态经济，信息时代催生一大批信息产业，传统的建设工程合同管理耗时费力，信息传递速度慢，对各种工程质量、进度又难以做到严密精确的管理，对工程合同有效的动态监控管理影响巨大。建设工程合同管理信息化是把工程合同的管理和信息技术相融合，使得建设工程合同管理朝着动态化、智能化、网络化迈进，以此适应工程经济的发展，有效及时地推进工程项目的实施。

二、勘察设计项目合同管理系统总体设计

（一）合同管理系统的总体设计目标

1）合同基本信息维护方面，系统实现合同基本信息的录入、维护及查询，导入合同工程量清单，实现基于工程量清单编制的合同管理；合同审核签订管理方面，在合同起草完毕后，各级合同评审组及相关领导进行合同评审，提出审批意见。审核通过之后，进行合同签订，并进行合同签订登记。2）合同执行管理方面，合同签订后，各部门严格按照合同条款实施工程项目。系统综合协调合同在各部门、各工程阶段中传递执行，根据合同的计量结算情况反馈工程的执行情况，对结算统计过程中的风险及时预警处理，跟踪管理合同变更及索赔信息，及时申报。3）合同归档管理，项目部和项目派出单位分别进行合同归档。4）综合管理方面，能够实现系统基本信息的维护，保障系统安全，实现各级平台数据同步，维护系统数据的完整性，使得系统性能稳定、界面友好、易操作等。

（二）工程概况

辽宁省高速公路建设处于快速发展的重要阶段，到2014年底，辽宁省高速公路通车里程已经达到 4172 公里，一直以来，辽宁省在东北地区高速公路的发展中有很大的促进作用。

当前辽宁省高速公路勘察设计项目合同管理，主要是针对建设期的合同，而针对运营期间的合同则相对较少。主要涉及的领域有：基建、机电、原材购买等各个方面的招标合同都存在一定数量的符合法律法规的非招标合同。

三、勘察设计项目合同管理系统功能设计

（一）合同签订

合同管理系统中涉及到的合同主要包括承包合同，施工合同，设备、物资的采购租赁合同。在合同签订管理中，主要包括对各类合同的起草、审批、及签订。合同起草包括对合同的基本明细进行录入，包括合同基本信息、扫描合同附件、导入工程量清单；合同审批主要是提交合同内容进行审批设置，记录审批意见；合同签订是将合同签订信息进行登记并扫描合同签订文本。合同签订管理流程如图1所示：

图1：合同签订管理业务流程

（二）合同信息录入

合同信息的录入主要是对合同基本信息的录入，包括合同编码、名称、金额、签订时间、所属工程行业、工程工期、工程内容等等，如果合同涉及到附件文件还可以扫描上传附件，该模块还可以对合同内容进行修改维护操作。

（三）导入工程量清单

工程量清单是合同计量结算的依据是承包合同和施工合同重要组成部分。由于各工程类别的工程量清单设置的格式、内容有所不一，所以在导入过程中我们需要对导入数据进行统一，规范导入的数据。采用数据规范模板、导入技术及数据库存储过程实现工程量清单的规范化导入，保证导入数据的完整性和一致性，保证系统数据是足够清洁的，最大限度的减少因数据错误而导致应用错误。

在设计过程中，数据导入分为两个步骤：数据准备和数据导入。在数据准备阶段，运用数据规范模板来初步规范导入的数据。数据导入系统之前需要先从系统中下载相应的数据规范模板，将导入数据按照模板进行编制。数据导入阶段，又分为数据导入和数据检测。系统采用导入技术将数据导入系统。在导入过程中，充分利用数据库强大的数据检索功能以及存储过程的灵活性，完成数据导入过程中数据规范化检测工作。

（四）合同审批

工程项目合同审批过程是一个典型的工作流管理流程，在本文中采用工作流技术实现合同审批的自动化智能化，合同审批业务操作流程如图2所示。在合同审批功能模块中，用户在系统平台上利用流程模型设计器完成合同的审批流程设计，然后将审批流程进行实例化，即进行合同审批设置。完成审批设置后，系统自动提示相关的审批人员登录系统进行审批工作。在审批过程中，相关人员可以对合同的审批过程进行监控。审批结束后，系统可以打印输出合同审批单，完成合同审批。

图2：合同审批操作流程

四、勘察设计项目合同管理系统的实现分析

（一）统计查询功能的实现

系统中多处都有查询功能，通过提供的査询条件筛选出需要的数据，便于用户找到需要查看的信息。对于某些字段，可以在编辑框中输入汉字，进行模糊查询。比如，要选择潍坊第一钢材厂，则可输入“第一”，稍等片刻，系统可以查询出所有带有第一字样的数据。合同查询界面图3所示：

图3：合同查询界面

（二）合同评审功能实现

创建合同之后需要经过相关部门和领导的评审。发起合同评审，首先要创建一个合同，填写合同的基本信息。然后填写合同会签表，在会签表中附加合同正文和合同附件等文件，发送给下一个评审办理人。填写合同会签表界面如图4所示：

图4：合同会签表界面

上图中，在填写完合同会签表的基本信息后，在界面左边添加合同正文和合同附件。添加文件的方法是：在相应一栏里点击右键，在弹出列表中选择“新增附件”，根据提示选择需要添加的文件，发送合同会签表如图见图5所示：

图5：发送合同会签表界面

在发送界面选择要发送的对象，发送后，系统会将会签表送达发送对象。发送合同会签表可以设置提醒方式，有系统短信、手机短信等。

结束语：

综上所述，推进勘察设计项目合同管理信息化建设就是将传统企业的合同管理与现代信息技术紧密结合，巧妙地找到和应用与现代信息技术的契合点，有效地实现合同管理技术上的更新与变革。及时的对工程项目控制进行动态和检索管理。合同管理贯穿于勘察设计项目建设的整个过程，是整个勘察设计项目管理的核心和灵魂，因此推进合同管理信息系统的建设才能為整个项目管理提供有效的技术支撑。

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