浅谈新形势下市政工程档案管理存在的问题及对策研究

李焘

【摘要】随着我国城市建设步伐的加快，城市改建、扩建工程的数量越来越多、规模越来越大。市政档案管理工作的质量直接影响着城市的建设、未来发展。目前我国市政部门急需解决的首要问题就是完善市政档案的管理工作，使其充分发挥自身的重要性。当然，为了我们能够更好地管理、运用市政档案，我们还需要全面了解市政档案的重要作用，仔细分析市政档案管理工作中存在的问题，并在此基础上提出科学的管理方法，为市政档案管理工作做贡献。

【关键词】市政工程 档案管理 城市建设 工作职责

1.前言

档案管理工作对于现代企业制度的健康发展有着至关重要的作用，如何有效的利用档案管理来推动企业的发展，是档案管理工作者最关心的问题。本文主要研究档案管理在市政工程建设方面的重要性，并借鉴国内外先进的档案管理工作经验及研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导档案管理工作者如何管理好市政工程档案，进而激发档案管理工作者的工作热情。

2.市政工程档案管理的重要性分析

2.1 市政工程档案是城市规划编制和调整的基础资料

第一，市政工程档案来自于城市的内部规划以及调整的资料，在某种程度上来说，城市建设规划是领头羊，市政工程档案资料是城市规划的依据，市政工程档案贯穿了城市规划及调整的整体过程。市政专业规划作为城市总体规划的重要组成部分，都需要对城市道路交通状况、供水、供气、排水、供电及城市防洪抗灾能力等基础情况了如指掌，而这些资料得靠市政工程档案来提供，只有保证基础资料的完整性，才能保证城市规划编制和调整的科学性、准确性及合理性。

2.2 市政工程档案是市政工程管理、养护和维修工作的重要依据

通过市政工程档案我们可以了解到市政工程的詳细情况。我们只要能够合理分析市政工程现状，才能制定出科学的市政工程档案。也就是说，没有准确的市政工程档案，我们的城市就不能有效的实现可持续发展。

2.3市政工程档案是市政工作的科技资源的储备手段

在市政工程改造和重新规划的过程中，往往需要参考过往规划所留下的设计文件、勘测、施工及预算资料等，从而利用好这些档案，启迪思路、开阔视野，使新的设计工作更合理、更完善、更适合城市化发展的需要。所以，市政工程档案也是我们市政工作中一种重要的储备手段，只有只有管理好市政工程档案，我们的市政工程才能够长期有效的发展。

3.市政工程档案存在的问题

3.1 对档案管理的重视程度不够

纵观各个行业的档案管理工作，均存在一个共性，那就是对档案管理工作的重视程度不够，市政档案管理尤是。由于我们对市政工程档案的管理重视度不够，导致后续工作中对档案的调配、查阅等工作不顺畅，进而有可能造成工作进度较慢、以及经济损失等不良影响。

3.2 对于市政工程档案的管理较差

主要体现在三个方面，即管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。现如今大部分行业的档案管理工作存在东挪西用的情况，其档案管理者多为非专业人士，对档案的收集、整理、归档、装订等业务的了解也不够，同时对档案工作的精力投入不足，疏于管理，在严重影响档案管理水平的同时，一些归档的材料真实性及准确性也不高，影响后续市政工作设计者的判断性，甚至有造成重大经济损失的可能。

3.3 档案室硬件环境设施不齐全

现如今，市政行业对档案管理的重视程度日益加大，但对档案管理的必备条件落实差，基础设施配套也不齐全，有的甚至没有单独的档案管理室，档案到处都是，对档案保存的有效性较差。

4.市政工程档案管理工作的对策

首先，尽可能任用或聘用具有档案管理方面的专业能力的档案管理工作者，对现有人员，要不断的加强专业知识的培训，提高档案管理工作者的基本素质，尽可能符合现代化档案管理的水平，充分发挥其积极性和创造性。

其次，健全市政档案管理制度。保证市政工程档案管理制度的合理性、科学性、严肃性及可操作性。在具体的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的有效性及权威性。

再次，改进和完善市政工程档案管理的功能，保证档案材料的全面性、客观性及动态功能，尽可能适应市政工作的需要。最后，要做好市政档案管理工作，我们需强化市政工程档案

管理水平及服务意识，提高服务水平。

5.市政工程档案管理的基本要求

为了尽可能符合现代化市政工程档案管理的要求，个人认为需要做到以下几点： 其一，市政工程档案管理需从我做起，从现在做起，在具体工作须确保档案的及时性、准确性、完整性及有效性；其二，市政工程档案标准化管理。档案标准化是规范化管理的基础，建立统一标准化档案是最基本的要求，从收集整理到人卷、归档验收、移交严格把关，必须达到档案管理的标准化；其三，完善及调整档案内容，确保档案管理的延续性；其四，档案管理自动化。运用高速发展的计算机网络系统，把市政管理档案纳入计算机管理体系，方便工作人员实时查询、调配及归档等工作；其五，建立档案检查和调审制度，确保档案的准确性。

6.市政工程档案管理者的素质要求

首先，要端正从业者的职业态度。一般人都认为，档案管理是一份轻松惬意的工作，很多人都能够胜任，事实上并非如此。档案管理入门也许很简单，但是要做好这份工作相当不容易。主要表现为我们的工作是否及时；是否能够很好的配合各个部门的工作；是否能够接受合作部门的不同意见并加以改善；是否在第一时间发现问题并有效的解决；我们是否实时总结各个阶段的工作并加以改进等。那应该如何做好这项工作呢？我们的从业人员应当在日常工作保证做到多思考、多交流、多协调，以热忱、仔细、认真负责的态度工作。同时对整个档案工作的上下游环节要具备补位意识，加强各个部门之间的协调和配合工作，不断的加强自身的文化素养的学习，不断的总结，以至于能够更好的做好这项工作。

其次，档案管理工作者要熟练掌握专业技能。一名成功的档案管理工作者，不但要有端正的职业态度，而且还需要掌握与专业相关的技能，比如了解并掌握建筑方面的常识；熟练操作与档案管理相关的计算机应用软件；熟悉国家、省、市等行政部门所办法的关于档案管理方面的法律法规及标准等；能够正确的使用档案管理中所必备的表格、文件及记录等；以及掌握市政工程档案的收集、编制及整理的方法。

最后，需要明确档案管理工作的职责，明确档案管理工作者的职责也是充分做好档案工作的前提。市政工程档案应随工程建设进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真做好登记工作，项目各项资料要收集齐全、准确、真实有效，保证无未了事项。档案表格应统一采用本地区建筑行政管理部门或档案管理部门所规定的格式。市政工程档案应采取分级管理的方式，各单位（或部门）技术负责人负责本单位（或本部门）工程资料的全程管理工作，而工程档案的收集、整理和审核工作则有本单位档案管理者负责。

7.结论

在所有的城市建设工作中，市政工程档案工作非常重要，它包含了丰富的信息资源，只有充分开发利用市政工程档案才能提升其社会效益及经济效益。所以我们在从事市政工程档案管理工作时，要保证从业者能够达到行业的基本要求外，档案管理工作还要保持顺畅、快捷，才能保证市政工程档案管理工作的延续性。为了顺应时代发展的需要，现代化市政工程档案还可以通过网络开发、存储、传输等方式，实现市政工程档案资源的共享，从而使市政工程建设更加有效、快捷。

参考文献

[1] 杨公之.《档案信息化建设实务》.中国档案出版社.2004。

[2] 冯惠玲、张辑哲.《档案学概论》.中国人民大学出版社.2007。