论国企档案管理工作中存在的问题及解决思路

摘 要：长期以来，档案管理工作在国有企业中往往被放置在不受重视的地位，难以随着时代的发展而进步，不仅不能为企业提供服务，有时甚至会成为企业发展的短板。因此，深入分析国有企业档案管理中存在的问题并加强对国有企业档案的管理具有重大的现实意义。

关键词：国有企业;档案管理;解决思路

档案管理工作在国有企业中容易被放置在不受重视的地位，难以随着时代的发展而进步，不仅不能为企业提供服务，有时甚至会成为企业发展的短板。特别是随着计算机技术和网络技术的普及和运用，在给档案事业的发展带来质的飞跃的同时，也带来了新的挑战。如何适应形势，创新理念，推動档案工作迈上新的台阶，是每一个档案工作者面临的问题。

在新形势下，尤其是在这个“数据爆炸”的年代，要做好并发挥好档案管理工作的作用和价值，需要档案管理人员不断的提高档案管理服务意识，创新档案管理方法，实现我国企业档案管理的信息化和现代化管理，才能提高国企档案的管理水平，促进国企档案管理工作的发展。应用现代化的管理手段和服务方式，可以适应新的社会经济环境中对国企档案管理的要求，实现国企档案管理的现代化发展。

一、国企档案管理工作中存在的问题

结合笔者多年的工作经历，认为目前国企档案管理工作中主要存在如下几个问题：

（一）企业内部结构的变化，阻碍了企业档案管理的发展

随着现代企业制度的建立，企业内部管理结构和管理方式发生了根本性的变化，绝大多数的档案部门已经不再独立存在。另外。企业内部各成员自身情况不同，档案管理环境不同，导致各成员企业的档案管理各自为政。产权变动使企业档案管理陷入真空状态。但是我国国有企业还没有完全的产权，国有企业间的重组其实都没有产生产权变动。随着企业的改制，很多企业的档案管理机构被撤销或者被降格，导致档案工作无人管理的局面形成。

（二）企业没有健全的档案管理体系

目前有很多国有企业将档案管理机构进行合并，导致档案管理职能被弱化，给档案管理工作增加了难度。档案管理人员专业知识不高、责任心不强，也没有采取特殊的安全保护。因此档案管理工作极不规范，具有很强的随意性。档案管理规章制度执行力差。造成这些现象的主要原因有：没有将档案工作纳入业务部门职责范围内;在日常活动中形成的大量档案都是分散保存，从而使管理成本大大增加。

（三）档案管理的手段不够先进，信息化水平低

档案管理手段的发展远远落后于新形势的发展需要。造成一些企业利用档案管理薄弱，进行一些违规经营，如披露假信息，存在抽单、埋单、原始资料不全、非正常交易、涂改等现象。

随着计算机和网络技术的引入，国有企业档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而不少国有企业档案管理信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工，严重影响了国有企业档案查找利用的效率，大大的降低了档案利用价值。

（四）国企内部的档案管理的规章制度尚不完善

国企内部对档案管理的规章制度还完善，企业内部没有把工作直接放入到业务部门的职责范围之内，而且在企业的日常业务活动中已经形成了档案分散保存的形式，这就使得企业对员工档案的管理费用大大提高。

此外，由于国有企业人员归档意识差，经常忽略档案资料的收集和整理，缺乏档案意识，导致材料的缺失，严重影响了企业档案的完整性、系统性和准确性。

对于企业档案管理来讲，规范企业经营行为的有效手段就是维护档案的严肃性。从根本上防范化解企业的经营风险的前提就是应该增强企业内部控制的能力而且对企业来说企业的风险防范的第一道防线就是内部控制。企业内控水平的好坏不仅能体现在企业档案管理的好坏，也可以提高企业的管理水平。加强档案管理，促进企业建立风险管理的“事前防范、事中控制、事后监督”的机制。

二、解决思路

基于以上分析，笔者认为可以从以下几方面来提高档案管理的工作水平。

（一）提高档案管理意识

档案管理人员必须重宣传、重造势，在积极探索改制企业档案处置工作的同时，加大宣传工作力度，通过新闻媒体，强势宣传推介档案规范管理工作，引起领导的关注，赢得社会各界的大力支持和监督，为档案工作的顺利推进创造良好的氛闸。

（二）开发和完善企业档案信息资源

档案部门要综合地开展档案信息资源的扩充并积极为咨询、论证工作提供可靠依据。国企的档案人员要确定档案工作为企业发展服务的内容与方法，提高对信息资源的认识，同时企业高层领导要从战略高度重视信息资源之开发、运用，加强信息资源管理，提高企业综合竞争力。国企的档案部门要对企业档案进行整理编研工作，开拓“以档养档，有偿服务”的新路子，要注重培养、任用具有经营头脑和创新思维，有超强专业技术能力、良好信息素养和应变能力的复合型高级档案管理人才。

（三）控制档案流失

组建档案资产评估机构，不仅要把档案资产作为企业有形资产和无形资产价值评估中的原始凭证，更要包括对档案资产自身价值的评估，从而使企业和国家的权益不受影响，杜绝国有资产的流失。

（四）行政主管部门应加大监控力度

行政主管部门加大对档案管理的监控主要从以下几个方面进行：行政主管部门在对档案管理进行监控时，要明确监管范围，摆正档案监管工作的位置;建立完善的监控制度，提高档案管理效率;行政主管部门对档案管理进行监控要随着社会的发展而进行调整。

（五）实施“一体化管理”

现代化管理手段和服务方式的应用，需要企业在档案管理过程中，树立一体化意识。实现企业文档一体化的实质，主要是融合现代的文秘制度和企业的档案管理工作，加强对企业的文档管理控制，保证企业档案管理工作流程的科学化和合理化。企业档案是企业在社会经济发展过程中的一种历史记录，在企业的发展中占有重要的位置，发挥了重要的作用。实现企业档案管理的文档一体化，需要企业的档案管理工作人员保持较强的档案意识，在文档流转的过程中及时的做好不同文本的保存和上缴工作。

三、结语

如今的时代数据爆炸，如何把国有企业的档案作为一种“数据”资源保管并利用好，并充分挖掘其潜在价值，优化生产和服务，发掘新的利润增长点，具有非常重要的意义。

作者简介：蔡舒也，国网上海长兴供电公司，综合专职。