浅谈关于建筑工程档案资料整理的注意事项

覃金凤

【摘要】建筑施工工期一般都较长，在一项建筑工程施工过程中，难免会遇到人员调动的现象，这一现象可能导致施工档案资料的丢失或遗漏，给后期工程完工所用资料的整理带来问题，从而影响整个工程的验收。本文就以建筑工程中档案资料整理中的注意事项进行说明，希望对本工作的其他人员有所帮助。

【关键词】建筑工程；档案资料；整理；注意事项

前言

建筑工程档案资料整理是指在该工程项目，在从设计到决策再到实际施工操作过程中所有的有价值的归档文件资料。建筑工程中的档案资料整理工作贯穿整个工程，它的存在是建筑施工中不可缺少的组成部分，应该将其纳入到建筑施工全过程中同步管理，并开设档案资料室，配备必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。由档案资料室统一管理、整理、接收和移交该工程中出现的技术档案资料。

一、档案资料整理管理的职责

1.将有关工程涉及到的法律法规、合同资料、设计文件以文字形式形成资料，分派专人整理和收集工程施工过程中更新的资料，保证工程资料整理和收集同步于工程进度。

2.对工程资料的完整性、有效性和真实性要有保证。参与工程建设的任何单位不得以任何借口和缘由伪造、撕毁和修改工程资料。建筑施工过程中若某一环节需要借助档案资料可以以有效复印件的形式使用。这里需要说明一下什么是有效复印件，有效复印件是指标有原件存放地址，并且经过有效管理人员签字，盖有档案资料原件所属单位的公章的复印件。

3.档案资料的移交需依据有关的法律法规进行，如档案资料的移交应该在工程完工并且通过验收后的3个月内移交到城建档案馆。该工程在完工且通过验收后的2个月的时间内，监理单位需向建设单位提交本工程在建设前、中、后中涉及到的所有工程资料；施工资料的整理需要施工单位负责，此单位的档案资料最好备两份，一份归档到自己单位，一份移交到建设单位，在工程竣工后的一个月时间内将所有资料完成移交。

二、建筑工程资料的分类

建筑工程资料按照分工不同可分为：监理文件资料、建设单位施工文件资料、竣工图纸和施工资料。

1.监理文件是监理单位负责形成的文件资料，包含工程竣工验收总结资料、工程质量评估报告资料和监理规划资料。

2.建设单位施工文件资料由建设单位提供。建设单位的基建文件主要包括项目前期的征地拆迁文件，项目决策文件、招标文件及与承包方的合同文件、勘查设计文件、商务往来文件、工程开工文件以及竣工备案文件等。

3.竣工图纸是由施工单位负责绘制的，作为建筑完工的有效凭证性文件。竣工图纸的绘制可分为以下几个步骤：

（1）竣工图的形式及深度

A.建筑施工过程的实际操作到完工建设与图纸上没有一点变动的，便可以由施工单位（指所有参与施工的单位包括总包施工单位和分包施工单位）在施工图上面盖上“竣工图”的标志，即形成竣工图。

B.建筑施工过程中实际操作与图纸设计岁有变更，但是可以在施工图纸上修改或这补充的，不用重新绘制。施工单位在有设计变更通知单和施工说明后可在图纸上标明修改过的地方，加盖“竣工图”标志，作为竣工图。若实际施工过程中较图纸设计有大的更改的需要施工单位重新绘图。

（2）竣工图编制的分工

建设项目由总承包方分包出去的，那么分包出去的部分项目的竣工图需由分包施工单位绘制，并由总承包单位整理分包单位繪制的图纸。做到与实际建设相一致。

三、建筑工程档案资料归档审查

首先将建筑工程档案资料进行全面审查。建筑工程中的资料审查要求严格，对施工过程中的质量提高了保障。其次，对建筑工程档案资料进行重点审查。每一项工序都以严肃认真的工作态度进行审查，确保资料数据与实际结构无误。

四、关于做好建筑工程档案资料整理的方法

1.对施工过程进行管理，对档案材料编制工作进行加强

加强档案材料的编制工作，施工单位绘制图纸是建设施工最基本的一项工作。作为施工单位如果对绘制图纸这么基础的工作都没有把握，那么对该单位就没有资格承包工程。建筑工程档案资料的质量的好坏在于施工对其编制的过程。那么就需要施工单位明确自己在档案资料编制过程中的责任，提高资料编制人员的综合素质能力，提高业务水平。

2.对于竣工的工程，在验收其的档案资料时要严格谨慎认真，便以发挥档案资料的作用。建筑工程竣工后在交竣工资料的时候，建设单位的档案管理人员在此期间发挥着重要的作用。他们需要对建筑档案资料全部进行审查、核查，发现问题及时提出并找到解决的方法，使得竣工材料真实，健全，符合归档的要求范围。

3.对建筑工程档案管理人员及其相关的技术人员进行培训的力度。为适应档案工作的新变化做好准备。提高档案资料室工作队伍的管理意识，服务意识和服务质量意识。

4.对档案管理工作系统健全管理制度。建筑工程各个阶段的档案资料进行有序的管理，对建筑施工初期的归档资料和图纸的准确、完整和规范做到有效保证。根据相关法律法规的相关规定，再结合建筑操作的实际情况，制定更规范的档案管理制度和措施。明确建筑工程各个参与单位中项目管理管理人员和档案人员在工程档案形成过程中各自应承担的职责，对归档资料收集、整理做到规范进行，确保建筑施工工程从决定实施开始到竣工整个过程中的档案资料都与工程相同步。

5.现代经济发展迅速，许多新技术、新手段对档案资料的收集和归档非常实用，利用新技术多层次的开发建筑工程档案信息资源，为档案信息的统计工作做好铺垫。建筑施工各部门运用计算机建立本部门的档案信息系统，便于单位各个部门对资料的应用，节省时间还可以提高工作效率。对不同性质和类型的档案，如各部门的资料、内部文件等对其分别分类和编号。对于不是本单位的外来文件，根据其性质和类别进行分类，并采用原有的编号归档。

6.归档资料外借或者被还回来切记做记录。档案资料在整理好被管理的过程中，难免会因外借事物的改变对资料进行使用求证，所以外借和传递、变更的情况很容易发生，但这一情况特别容易导致资料丢失、遗漏，对档案资料的完整和有效性造成威胁。所以这就要求各部门人员对档案的传递和增减及时的做出记录，保证知晓建筑档案资料的去向，便于日后查找。为各部门人员日后获取最新的档案资料做好保障工作。

五、结束语

现代社会发展迅猛，建筑市场竞争日益激烈，随之变化的就是建筑工程行业的体制，建筑工程行业的管理体系发生改变后，随之改变的可能是建筑工程档案资料的整理情况。在信息化发展的现代，建筑工程档案资料的整理工作必会得到新知识、新信息的影响，所以不断补充该方面知识，提高对其的认识和经验，从而使建筑工程档案资料整理工作更好的为经济建设服务。

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