监狱电子档案管理及其应用

杨丽萍

【摘要】档案是人类在社会活动中历史传承的最主要且有效的载体。其真实性，安全性，可识别性以及完整性直接决定了一份档案的法律地位与价值。伴随着互联网应用与计算机技术的普及，档案的存在已经不再是一种单一的纸质形式，而是以电，光，磁等介质为主要的信息载体文件，随着这些文件的产生，大量的电子式档案也运用而生。而且，档案信息量的快速增长，使得传统的手工档案管理已经没办法适应实际档案信息的储存以及查询需求。本文就电子档案管理以及应用展开讨论。

【关键词】电子档案管理；电子档案应用

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1006-0278（2015）03-110-01

随着社会经济的信息化建设快速发展，电子文件的产生，档案的完整性，安全性以及真实性受到十分严峻的考验。电子档案的产生，无疑是对档案性能的一种强化。

一、计算机的网络化

计算机的网络化使得众多档案部门可以通过网络联结来实现电子档案的高速传递与资源共享，进而使档案资源能够得到更广泛的利用与开发。一方而，各个部门可以随时随地的将本部门已经形成的，有存档价值的一些电子文件通过互联网发送到需要的档案部门，而后档案人员通过相应的软件程序对档案进行核对，统计；再一方而，档案部门也可以通过互联网网站，发布允许公开的一些电子档案信息，使广大用户能够及时的获取档案信息并最大限度的发挥档案的效用。诚然，网络化有利也有弊，也会给档案管理带来一些负而性影响，比如隐私问题，安全保密性问题等，这需要我们进行深入探索。

二、安全保密性

应用计算机来管理电子档案，就必须要加强安全保密措施，并不断完善。要具备完善的安全保密体系需要具备以下几方而：1）电子档案要学习传统纸质档案设置不一样的密码等级，并且按照密码等级的不同，分别将档案储存到不同的数据库；2）根据电子档案的开放程度与密码等级，使用权限审核方式以及身份认证，确定用户是否可以阅读档案；3）建立安全级别不同的网络分段，特定网段的服务应采取方向控制的手段，一般情况下将内部用户设置为安全网段，受限网段则留给外部用户，内外分离可以减少被不是内部用户攻击的概率；4）对有密码等级的信息内容必须要进行加密处理并定期或不定期的修改所用密匙；5）启用系统自动的入侵检测功能，将操作的全过程以及各种访问进行有效的追踪记录，并安排人员定期的审计日志，能够白动识别蓄意攻击行为并及时处理；6）不断对管理制度进行完善，渐渐对安全保密意识进行树立，最大可能的避免为人疏漏。

三、载体保护与数据备份

与传统纸质档案对比，电子档案是完全依赖于相关计算机的软硬件系统与存储介质，更容易受到储存载体的物理损伤，设备技术故障以及计算机病毒的破坏等突发事故影响，所以，电子档案管理需要重视存储载体的保护与对数据的备份。 （一）数据备份 数据备份能够为崩溃或者受损的电脑系统提供有效，安全的恢复手段，把因为数据丢失而造成的损失减到最低。建议大家采用脱机备份与磁盘镜像两者相结合的方案。热备份是对磁盘镜像的另一种称呼，使用两个或两个以上同种类型的磁盘互相为镜像盘，无论是对哪个磁盘的数据进行操作，都会被直接复制到镜像盘中；若是其中的一个硬盘有了故障，另外一个硬盘就会提供一样的数据，从而减少系统中断或者数据丢失的几率。但是磁盘镜像不能对人为误操作或病毒破坏等问题进行解决，所以还需要定期的进行脱机备份。

（二）载体保护

电子档案记录载体具有光学性，磁光型以及磁性，但是这些载体容易受到光线，温度，湿度以及磁场等环境的影响，其寿命也普遍不会长久。这就需要采取一些保护措施来确保其耐久性：1）选择较高质量的磁盘，磁带或光盘；2）将电子档案盘带放在避光，无腐蚀性气体，防尘或无强磁场干扰的环境中，比如对温湿度的控制，库房或存放载体的柜架达到相关要求标准；3）人为因素。加强工作人员的责任心，提高其操作能力，彻底避免其不恰当操作。比如在使用标识笔标注时，会给盘而带来污损；拿取时的手法不正确，在上面留下指纹中的盐分，微生物或油脂等，会腐蚀盘带。而且，在保管电子档案的时候，要做到多分以及多处保存，以备不时之需。

四、真实性、原始性

电子档案与纸质档案不同，一经改动就有痕迹留下，影响电子档案法律凭证性。要维护电子档案的真实性，原始性就要做到以下几方而：

（一）数字签名技术

数字签名技术主要包括验证技术与数字签署技术，用来解决抵赖，冒充以及伪造等问题，在流通与存储过程中，对电子档案的真实性与原始性进行了保证。当前数字签名技术较常用的有：电子签名，数字指纹，数字证书，数字水印等。

（二）加密与解密技术

一般情况下较多的使用“双密钥”式机制，加密密钥与解密密钥分离。只要将解密密钥妥善保密，用户就可以把自己的加密密钥广泛分发，公诸于众。任何人用加密密钥向其发送加密信息，此用户都可以用解密密钥将之打开并读阅，他人难以介入。

（三）防写措施

比如，现在的一些电子档案软件有一种可以将档案设置成“只读”的功能，能读不能修。

另外，双套归档制（即纸质档案与电子档案的并存）也是在欠缺成熟技术条件下，解决电子檔案真实性与原始性问题的一个可行性办法。

有了上述对电子档案管理的认识，相信监狱的电子档案应用会更加便捷也会更保密。

五、结束语

电子档案管理与应用对监狱至关重要，只有做好电子档案的管理与应用，监狱才能确保信息的不泄露以及安全性。

参考文献：

[1]钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J]档案学通讯，2013（06）.

[2]余隽菡如何提高我国电子档案管理系统利用功能的几点建议[J]办公自动化、2010（13）

[3]张佳，黄世喆论档案管理软件开发中的可重用性[J]湖北档案，2012（03）