浅论档案管理存在的问题与对策

高程

【摘要】

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。《档案法》颁布实施以来，档案行政主管部门对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用，档案事业逐步走向标准化、规范化、科学化的轨道。但由于受多因素的影响，目前档案工作还存在不容忽视的诸多问题，加强管理，提高工作人员素质，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务。

【关键字】

档案管理 问题 方法

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。《档案法》颁布实施以来，档案行政主管部门对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用，档案事业逐步走向标准化、规范化、科学化的轨道。但由于受多因素的影响，目前档案工作还存在不容忽视的诸多问题，加强管理，提高工作人员素质，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务。

一、档案管理工作中存在的問题

（一）档案工作意识淡薄，档案法制观念不强。

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。部分单位的领导认为《档案法》是部软法，其制约力不强，与本部门、本单位的工作职能无关，只是档案行政部门的事，对档案和档案工作一知半解或全然不知《档案法》，因此对档案工作重视、支持不够。

（二）档案管理力量薄弱，专业人才缺乏。

目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，

缺乏系统的业务知识培训，档案业务水平不高，导致资料收集不齐全不完整，这就是档案室和各部门配合的不够密切。做不到专门档案归档了，影响了档案管理和工作正常开展。

（三）档案检索效率不高，资料保密性差。

档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重，大部分资料没有归档，无法利用电子检索全面查找资料。严重影响效率。资料保密，现在尚不明确，复印、扫描、拍照技术很方便，一但借阅走，人家要留一份很容易复制。

二、提高档案管理效率的对策

在新形势下，如何进一步加强档案工作，切实解决当前档案工作中存在的问题，使档案事业健康发展。应采取以下措施。

（一）创新培训。

树立"以人为本"的观念，促进人才健康成长，使其发挥作用。首先要把住人才入口关，引进有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，现有人员需要不断地再学习，再提高，根据不同时期档案工作新的要求，新的标准来制定培训内容。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

（二）规范整理。

1、健全档案管理制度。要根据挡案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行。

2、严格立卷归档标准。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。进行合理的立卷分工，明确归档的重点，首先要区分文件与资料，特别要注意区分相似之处的文件资料，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；把住卷宗的入口关，不该归档的不混入，应归档的不散失。

3、严把公文的制发。档案由公文转化而来，公文制发得如何，不但决定公文本身的质量，也影响档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。

（三）强化领导

领导的关注和支持很重要，每一项工作只有得到领导的支持才能顺利开展。加强档案工作的领导，将其纳入目标管理，列入领导工作议事日程，提高档案工作的地位，与其他工作同部署、同考核、同奖罚。

（四）信息化管理。

档案工作者要着眼于信息化的飞速发展，积极采用现代化的信息手段，推进档案信息的数字化，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。我国信息化建设要求的电子政务建设和数字档案馆的兴起以及相继建立，实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

总之，档案管理工作是一项很枯燥的事情，但是，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，建立科学的档案管理体系，促使档案管理工作顺利进行。

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