浅谈网上报账系统在高校的实践与探索

方蕾

摘要：本文主要介绍了高校网上报账系统的结构设计、功能设计以及业务流程，重点探讨了笔者所在高校实施网上报账系统时遇到的一些问题，并对其进行分析，提出相应的对策。

关键词：VPN系统；网上报账系统；财务网上综合服务平台

近年来，高校资金规模不断增长，财务报销的业务量急剧增加，巨大的工作量与有限的财务管理人员形成了尖锐的矛盾冲突，“报销难，报账慢”成为高校普遍存在的问题。为缓解报账压力，各高校都在积极寻求解决办法，不少高校开始尝试网上报账系统。

网上报账系统通过计算机网络实现资源共享，不受时间和空间的限制，老师可以在任何一台联网计算机终端登录学校的财务网上综合服务平台，进入网上报账系统后填写报销金额，提交报销内容，生成打印报销确认单；财务人员在账务系统中根据报销确认单自动生成凭证，待发票审核记账完毕后，将报销款转入个人银行卡或单位对公账户。网上报账系统同时可以与网上排队叫号系统、网上授权系统、账务系统、银校互联系统、网上查询系统、财务短信中心平台等互通，并增加了网上评价模块，不仅对传统工作模式进行了重大变革，使财务工作结构发生了质的变化，同时也为高校财务信息化建设的科学发展打造了一个新的功能强大的综合性平台。

一、网上报账系统的结构设计

网上报账系统采用B/A/S三层体系架构，引入中间件软件和应用服务器，将表现逻辑放在客户端，将业务逻辑放在应用服务器，而数据逻辑则放在数据库服务器端。大数据量的访问只与中间层的应用服务器交互，而不会影响到数据库服务器，使效率得到提升。

账务数据库与网上报账数据库通过部署在前置机上的传输平台来传输数据。传输平台从网上报账系统传输已预约单据数据至账务系统，从账务系统传输已制单的单据信息以及基础代码（如科目、项目、部门等）至网上报账系统。传输方式有两种：按时间点传输及按时间间隔传输。

二、网上报账系统的功能设计

考虑到高校财务报账业务流程特点与其他商业性财务报账系统不同，所以高校网上报账系统通常具有日常报销管理、差旅费报销管理、借款业务管理、项目转账管理、经费来款登记管理、财务审核功能、角色权限管理等功能模块。

日常报销管理，主要负责对办公费、邮电费、交通费、劳务费、会议费等日常报销项目进行管理，该功能的实现为老师们对日常需要的报销提交报销申请提供了极大的便利。在实际运用过程中，该管理模块需要填列日期、事项、金额、项目等信息，可以单项填写，也可以累计填写，如果采用累积填写系统会自动合计计算总额。差旅费报销管理，该模块在实际运用中需要填写日期、出差人姓名、出差事由、行程的起止时间、地点、金额等信息，同时在乘坐不同的交通工具时，要在相应的行程单中填写往返行程。该项功能的实现为老师们对出差需要的报销提交报销申请提供了极大的便利。借款业务管理，其运行需要填写借款日期、部门、借款人、借款金额等内容。当老师们需要在项目中预支项目经费时，通过该系统的该管理模块可以方便的实现经费的预支。项目转账管理模块方便校内各单位之间的支出转账，需要填写转账点、转账业务、签发单位、转出项目、金额及用途等。经费来款登记管理模块方便区分来款的项目，主要用于解决目前高校在财务管理中存在的来款多但却无法明确到具体项目上等问题。它需要填列来款时间、对方单位名称、金额等信息。财务审核功能管理，主要实现的是借款单审核、报账单审核等功能。角色权限管理，主要负责用户的添加与删除，以及设置用户权限。

三、实施网上报账系统的体会

（1）网上报账系统的安全性所带来的空间制约

安全性是网上报账系统的生命线。为了确保系统的安全，高校采用了先进的防火墙、访问控制、数据加密、身份认证等技术将不安全因素隔离在系统之外，系统在校园网这个开放的环境下运行。校外教职工通过VPN（Virtual Private Network）认证系统登录，将校外互联网转换成一条虚拟的校园网。VPN系统初次登录需要安装组件（或插件），不同的电脑硬件配置、操作系统、浏览器版本、软件参数设置在安装组件时所出现的操作提示会有所不同，部分教师尤其是那些对电脑操作不熟悉的教师会觉得使用比较困难。高校财务部门要编写详细的报账指南，广泛开展培训，做好答疑解惑工作。

（2）网上报账系统要求财务基础数据的规范性

网上报账系统部署在高校的财务网上综合服务平台上，平台上多个系统之间都是互通的。网上报账系统的基础数据来源于账务系统，网上查询系统等，账务系统的部分信息又来源于工资系统、学生收费系统等。由于网上报账系统运行前需要做好充分的准备工作，且报销系统设计初期工作量大、工作繁琐，包括登录人员权限、个人信息的录入及银行端口等财务功能界面设置等。报销系统设计的科学与否对财务决算表的编制以及高校的财务管理有着直接的影响。只要有一处设置不完整，都将会对网上报账系统的业务处理效果产生影响。因此，构建整个财务综合平台基础财务数据的规范性，对该平台的安全稳定运行具有重要的作用。例如在账务系统中如果没有定义项目的预约报账类型，这个项目就不能进行网上报账。高校财务部门一定要注意各个系统间的规范对接，保证各个系统基础数据的完整性和准确性。

（3）网上报账系统需要解决网上审批问题

报账审批程序繁琐、过程进行迟缓是報账系统长期以来面临的一个主要问题。虽然目前很多高校都已开始通过网络渠道来实施报账，但这仅仅只解决了以往的排队难问题，而并没有从根本上使问题得到解决，且报账单据的签批仍然使用传统报账方式。在这种报账方式下，高校的审批制度相对严格，部分经费报销需要经过多个部门的领导签字审批。如果有领导不在岗或受其他原因影响，则整个审批时间有可能被延长。数字签名作为一种较为成熟的签批技术，在电子商务等领域得到了广泛的运用。高校在采取网上报账的同时结合数字签名技术，可以在一定程度上解决报账中的签批难问题。

（4）网上报账系统怎样解决专业性强引起的问题

网上报账系统在实际运行过程中，由于报账人非专业会计人员，因个人层次不同，系统操作流程不熟悉、电脑操作不熟悉等原因很容易出错，导致网上报账失败的现象经常发生。如有的老师同一个项目在网上报账系统中有大量待提交业务不处理，下次再对这个项目进行网上报账时出现余额不足不能提交，老师还会质疑明明有钱怎么不能报账；再如有的老师在填写报账内容时报销事由或地点、姓名等过于详细，造成摘要过长而提交失败；还有的老师填写了全角字符等，虽然网上报账提交成功，但会计人员进行网银支付时失败等等。高校财务部门应推出人性化的报销指南，对报销人员进行集体培训，以便进一步修改程序，不断完善系统软件。

网上报账系统在高校中的运用，不仅大大提高了报销效率，节约了排队时间，而且有效提升了报销流程的服务水平。但随着系统应用的不断深入，新的问题会逐渐暴露出来，所以高校网上报账系统还需与时俱进，在实践中进行不断的创新与优化。

（作者单位：武汉大学财务部）

参考文献：

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[2]仲云珍.网上预约报账模式对高校财务管理的影响探讨[J].会计之友，2013（28）.

[3]王普伟 曹源 耿晓霞.浅析高校财务网上预约不等候报账[J].齐鲁论坛，2014（3）