员工离职后的企业持续管理问题及对策

戴沛如

摘要：员工离职一直是企业关注的问题，员工离职后给企业带来很多负面的影响，为避免问题的出现，企业都在努力挽留员工，但有些情况是员工的离职不可避免，如何做好离职后的持续管理工作也很重要，本文主要从员工离职后的持续管理的问题及相应对策。

关键词：离职；持续管理；对策

企业的员工自愿离职、非自愿离职（解雇、裁员及开除）及自然流失（退休）等情况，都将为企业带来较大的企业成本、工作效率下降、工作中断与信息资源流失等等问题，给企业带来较大的负面影响。当员工离职已成事实，重新招聘是必须的工作时，招聘后员工工作的效率、工作持续等问题成为关键。

1、员工离职后的问题

1.1 工作效率低

员工的离职难免会增加企业重置人员的搜寻成本、招聘与开发成本，尤其是高质量的核心员工，需要企业为之付出更高的薪酬与调试成本。当企业员工的流动量超过某一数值時或关键人员出现集体“叛逃”却无法及时填补空缺时，不仅产生岗位空缺的成本，而且将削弱企业的核心竞争力。即使招聘到合适人员，较少新员工可以短时间内独立工作，在新员工完全胜任工作之前的工作效率较低；同时，工作过程中新员工需要老员工的指导与帮助，如此老员工的工作时间被占用，工作效率同样降低，间接增加人工成本。每位员工在企业里都需要一段时间才能融入到企业内并与团队各成员培养默契，而团队默契的好坏也影响了工作的进度。据美国Abt协会的调查，用一个工作经验不足1年的普通员工来代替一个有5月至8年工作经验的销售代表，给公司造成的月平均损失高达3.6万美元。

1.2工作中断

公司不可避免的由于人员交替而导致工作不衔接问题，严重事导致工作中断或重新开始。员工突然离职，新员工无法理清工作事项，岗位任务，可导致新进员工跟不上工作的进度，最终耽误公司整体进度。如一家做通信设备的公司，其中有一个无任何工作标准的省办主任岗位，若有人员离职，以口头方式交接，要无交接，只能通过其他工作人员指导。该岗位离职频繁，更换几任新负责人后，最后负责人却不知道省站点成品的存货以及客户的欠款情况，甚至是中断了与原客户的联系，无法及时处理存货以及追回欠款，最终导致公司资金紧张。由于工作流程不明确，工作内容无标准，原来凭个人经验来执行任务的岗位，将受到员工的要挟。员工离职可能导致工作中断，企业部分工作难以持续管理。

1.3 知识、信息资源流失

持续管理（continuity management）其实是一种能够有效的将企业/组织至关重要的专业知识或操作知识（不论是外显的还是内隐的、个人的还是集体的）从即将离职、辞职、合同期满或退休的员工那里转移、传承到他们的继任者身上，使企业/组织的知识能够不断地累积与延续，以进一步作为知识创造基础的管理方式与方法。员工离职在流失同时，工作难以延续，同时可能把核心知识、信息与客户资源带走，这将会给企业带来另一压力。如何确保老员工的经验或知识能在本企业内延续并继承，是企业提升企业竞争力和成长速度的一个关键。

以上由于员工离职后给企业带来的直接问题，但效率难以保证，工作、知识信息等难以延续这些问题将间接影响着企业发展稳定。因而企业除了通过降低员工离职率等预防性工作减少成本，还需要考虑员工离职后负面影响并积极采取相应措施。

2、相应对策

2.1 标准化工作手册

“标准化工作的最终目的其实就是使企业的利润能够最大化”。同时，对于可标准化的工作来说，标准化使企业的员工在工作中有迹可循，减少新员工耽误老员工的时间，提高双方效率。但手册的编制、规范与持续更新，是目前企业需克服的困难。编制标准化工作内容的主要有工作周期时间和工作的程序两个要素，如此每位新上任员工都可明确工作期限及相应程序。手册编制人员需由人力资源部门协同岗位同事共同参与，特别是对于一些知识型员工岗位，需要由专业人员对岗位知识进行分析与归纳，提炼关键要点；手册只有持续更新才能确保它的适用性和发挥作用，企业需要通过营造良好氛围或相应机制鼓励员工周期更新手册，如每月考核内容根据工作手册关键内容来设定。人力资源部门人员与离职人员做好离职面谈，通过面谈更好地引导员工把岗位工作手册里的不足补充起来。

2.2 流程优化

Davenport，Jarvenpaa和Beer（1996）认为良好的流程可达成多种目标：明确显性和隐性知识过程、知识性流程可以增加顾客价值、在流程中提升顾客满意度、通过流程更好的分享知识、通过流程改善活动或方案的执行。非流程化管理工作显得随意性，更多地依靠团队的默契与个人判断，新员工接手工作难以保证。而在良好的流程管理中，每个岗位只是企业工作流程中其中一个节点，需要与其他岗位工作衔接。各岗位员工可通过不同节点工作的相互推拉与监督，按上下流程节点要求较好地完成任务。企业员工清楚明了本岗位所处工作流程节点，责任及对接部门，根据流程节点要求完成工作。

2.3 人才梯队

企业成长与发展过程中储备人才，这些被储备的人才分工各异、水平阅历不同，在接班序列上形成了错落有致的人才梯队，一旦企业经历不确定的人事变动，便有人才及时顶替或接班。人才梯队建设除了满足企业当下的人才需求之外，确保因离职导致职位空缺时及时填补。其次，避免了员工交接时工作低效率或中断等问题，降低成本消耗。后备人才的有效选拔与培养关系到企业可持续竞争力的保持，而如何推进企业内部后备人才梯队建设，已经成为多数企业领导层关注的焦点。其中导师制及轮岗制等都较好地培养方式。轮岗的方式让不同岗位员工有机掌握其他部门岗位工作，避免员工因工作单一导致工作沉闷与厌倦，还可以让同一岗位有多位员工胜任，加强内部沟通同时，减少因专为储备人才而引起人才冗余，避免员工离职后的岗位空缺或交接效率低的问题。

2.4 知识共享

企业持续发展需要员工知识与经验的积累，但经验知识不能离开它的主体，因而会随着员工离职而流失，这将约束企业发展。通过工作手册及流程方式，企业虽可进行知识编码而固化知识，但这类方式只适用于可外化的知识（知识传播者可以直接讲述、书写，也可以将显性知识编码后以信息形式存放于物质介质中）。对于离职人员的工作经验等隐性知识，演示方式才是最好的选择，因而导师制，员工“干中学”（Learning by Doing）是合适的方式。但让知识主体乐意分享，需要以企业文化为基础，能否在企业内形成融洽开放，情感交流、亲密合作和相互信任的内环境，能否营造良好的知识共享氛围，是克服阻碍知识共享的文化障碍的关键。

综上所述，员工离职将给企业带来多方问题，但企业通过编写标准化工作手册，优化流程，建设人才梯队及营造知识共享氛围等措施，提高内部效率，从无可挽留的员工当中保留无形的知识，确保员工离职后的持续管理及有效发展。

（作者单位：广东科技学院）

参考文献：

[1]高焱《H公司关键技术人员主动离职中的知识持续管理对策研宄》南开大学2009

[2]樊治平 孙永洪 知识共享研究综述 管理学报[J]2006

[3]方艳 对XX公司知识型离职员工的延续管理研究 北京电邮大学 2014

[4]Davenport，T，Jarvenpaa，S.，and Beers，M.Improving knowledge work processes[J].SloanManagement Review，1996（37）：53-65.

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