高职院校系部教学档案管理的建议

周宗相

【摘 要】本文阐述了高职院校系部教学档案管理的重要性，指出了高职院校系部教学档案管理工作中存在的问题，提出了高职院校系部教学档案管理的几点建议。

【关键词】高校系部；教学档案；管理；建议

随着高职院校的招生规模扩大，国家教育部门对各高职院校开展了各种层次的教学评估。在评估过程中的基本信息都来源于教学档案，教学档案是最能直接反映出教学工作的全部内容，也是各教学单位在长期的教学实践中积累起来的最具有保存价值的教学文件材料。也是整个高职院校提高教学质量改进教学工作的信息资源，在学校的档案中占有很重要的地位。但是高职院校档案工作因档案意识淡薄，管理体系的不健全，部分档案管理人员业务素质不高、缺乏专业技能的培训，而系部教学档案管理工作更是不被重视，使教学档案无法满足教学管理的需要，更谈不上为教学评估提供保障。如何管理好系部教学档案已成为高职院校档案管理研究的课题。

1 高职院校系部教学档案管理的重要性

做好教学档案是学校各个系部专兼职档案工作人员应履行的重要职责。为保证教学运行工作正常开展提出以下几个方面：

1.1 建立良好的教学秩序

系部教学档案管理对各时段的教学管理工作起到基础和制约作用，要求各项教学管理工作在教学计划的指导下都应按程序、在规定的时间完成，进一提高了教学质量和工作效率，促进了教学管理水平的改进。

1.2 教学管理应更规范性

在高职院校教学评估中，教学档案是教学评估工作的重要内容之一，对教学档案管理是否系统、规范、科学，对教学文件材料收集是否完整、系统、准确、真实，是反映教学管理水平和衡量教学档案是否管理的重要数据；教学档案对学科建设及教学评估起着主体、核心和重点作用。

1.3 建立良好的教学运行平台

系部级教学档案内容具有广泛性，涉及师生员工人数居多，工作中杂乱无序就会引发教学事故，同时，教学档案中教学计划是否完善、课程安排是否严格、成绩管理是否准确无误等，都对教学档案的管理提出了高标准的要求，同时也为教学质量的提高和教学运行机制提供了良好的保障作用。

2 高职院校系部教学档案管理存在的问题

2.1 缺少经过专门训练的档案管理人员

许多高职院校系部没有按照相关规定设置专职档案人员，一般都是由有辅导员、教学干事或系党政办主任（秘书）（兼）担任档案管理工作人员，结合工作内涵是有利于教学档案管理工作的。但是，由于辅导员对学生的日常管理事务比较多、教学干事的教学管理工作任务繁重、系党政办主任（秘书）的综合管理工作任务庞杂，对档案工作精力投入不足，只是将教学文件材料集中在一起存放，然后到时间就移交，严重影响了档案管理的水平，没有足够的时间来整理、某一些档案材料还不够真实和准确。而且没有经过档案专业知识、专业技能的培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理不够专业，档案收集意识淡薄。导致收集不全、有丢失现象。因此，能力良莠不齐很难在档案管理工作中达到管理最佳效果，然而就影响了教学档案管理的质量和水平。

2.2 档案意识淡薄

随着办学规模的不断扩大，学校以学科建设，教学质量、科研工作、学生创新活动等为中心，而却忽略了教学档案管理工作，学校领导没有充分认识到教学档案管理工作在整个教学管理和教学研究中的重要作用，没有制定相关的管理规章制度和具体的实施细则，给教学档案材料的收集与管理增添了一定的难度。

（1）有少部分教师对教学档案认识不足，对所担任课程的教学大纲、课件、科研成果等认为是自己在教学过程中逐步积累并取得的成果，非他人所用，理应自己保管。

（2）教学档案在搜集过程中不规范、不及时、缺乏延续性，不能形成有效的系统资料。

（3）档案原始材料无固定场所存放，如历年的试卷、试卷分析报告、、教研室活动记录等，日积月累这些材料无法有效地立卷、归档，只能成捆成堆的堆放在某个角落，无法形成档案。

（4）各种教学档案资源不能得到及时有效的整合，因而教学档案利用率较低，造成极大的浪费：由于无法有效立卷，致使教学档案杂乱无章，残缺不全，不成体系，给档案的开发和利用工作带来困难。

3 高职院校系部教学档案管的建议

3.1 建立系教部学档案管理方案

教学档案管理是教学管理的重要组成部分，是档案建设的一个重要环节，因此，要做好教学档案的管理应抓好以下方案：

（1）增强领导的责任感

教学档案管理工作的好坏直接取决于领导的重视程度，学校领导应把教学档案管理工作纳入年度工作计划，并且应有专人分管该项工作。

（2）建立教学档案管理制度

学校领导应根据档案管理的相关法规制定相应的系部规章制度，鉴于系部教学档案的管理工作基本上是由辅导员、教学干事和系党政办主任（秘书）（兼）职担任的情况。建议最好设置专职管理人员，明确档案管理职责，制定岗位责任制，加强系部教学档案管理人员的业务培训，提高他们的业务素质，把系部教学档案管理工作纳入考核中。

（3）加强档案法制宣传

学校的分管领导应大力宣传档案法规，增强全校师生员工的档案意识和法制观念，并站在法律的角度认识、了解档案工作，无故滞留、毁藏档案是违法行为；如《档案法》第十条中所规定的“对国家归定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理。任何个人不据为己有。”使档案档案法规深入人心，为教学档案工作提供保障条件。

3.2 系部教学档案管理的思路

高职院校教学档案的特点是由学校教学活动的特点所决定的，因此，教学档案管理的思路应符合教学活动规律和专业特点。但是，系部教学档案管理工作应具备较强的管理体系。

（1）按照教学档案活动规律和特点，制定管理工作原则，是实现教学档案管理工作的重要依据

教学档案的材料内容应按照教学活动的内容、发生的时间顺序、围绕教学活动规定的过程，真实地、准确地、客观地反映出来，如：教师电子课件大赛、学术讲座活动、学生教学实习，学生创新活动等。不同学科教学活动的内容、方法也不同，反映出教学档案的专业性与多样性。

（2）分类、整理是教学档案的重要环节

教学档案管理人员在认真收集各类教学档案材料时，要保证教学档案的完整、准确和系统成套，并依据档案法规，对其进行分类、统计、编目和排列。

（3）提高教学档案的编研和开发

要加强档案编研工作，从深处挖掘提炼、在编研过程中逐渐凝练出具有创新视野的院系教学档案，使管理成为典型。但在编辑中要注意几点：第一，保持材料的真实性和原始性；第二，在原始材料中提炼内涵、衬托主体；第三，根据教学要求，从一次文献的编纂到三次文献的编研、凝练出具有前詹性的院系教学档案典型。

（4）采用信息化建设是提高教学档案管理的重要手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，也是高职院校档案管理工作大力推进信息化建设的需要。提高教学档案管理工作的效率和教学档案的利用率，就应提升管理念和提高管理手段：第一，注重计算机和网络技术，实现教学档案的电子化、网络化和信息化管理，这是教学档案管理的有效途径和发展方向。第二，搭建教学档案信息共享服务平台，建立以学校综合档案馆（室）与各系（部）教学档案信息网站，并通过内部网络链接完成档案信息的服务。第三，通过购置应用软件，或应用软件开发人才的培养，做好对原始档案的数字化和现实电子档案的管理。第四，根据档案现代化管理的要求教学档案管理人员，必须掌握信息化的相关知识，在工作中边干边学，改进过去传统的手工劳动，使教学档案管理工作有一个新的突破。

（5）增加经费投入，实现档案设施建设现代化

加强档案设施建设装备的配备（如计算机、扫描仪、刻录机、光盘、可移动磁盘等），建立网站以及支持网络传送的通讯线路等传输系统，需要大量的经费投入购置设备和系统建立，需要上级领导的大力支持，在人力、财力都具备的条件下才能提高系部教学档案管理工作的进度。

总之，系部教学档案的管理，来自于日益积累，只有把握好平时的教学工作的每个环节，遵循教学的自然规律，严格遵守教学工作的基本原则，统筹规划，精心整理，才能实现系（部）级教学档案的管理。相关领导必须从管理着手，为教学档案管理人员提供和营造良好的工作环境，从根本上解决教学档案管理工作中存在的不足和问题，使教学档案适应教学管理的需要，真正实现教学档案为教学参考和查证服务。

【参考文献】

[1]国家教育委员会普通高等学校档案管理办法[Z].1989.

[2]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类与教学档案工作规范[S].成都：四川科学技术出版社，1994.

[3]高校评估工作引起对档案工作的思考[J].档案教研，2008（5）.

[4]刘虹千.浅谈高校档案管理工作中存在的问题及对策[J].2011，12.

[责任编辑：汤静]