高职院校干部人事档案的管理与利用

殷缨

[内容摘要]在高职院校的众多工作任务中，管理和利用干部人事档案占据着重大比例。通过人事档案，我们不仅能够对学校干部人员的能力、品行进行全面的了解，而且可以基于人事档案而对干部人事制度进行相应的改革，从而大大加快学校教育工作的进度，提升整个学校的外在形象，为学校带去更可观的经济效益。本文通过详细介绍加强高职院校干部人事档案的管理和利用的方法，从而为更多的高职院校提供有效建议。

[关键词]高职院校;干部人事档案;管理与利用;管理原则

在各大高职院校中，干部人事档案能直接影响校内人事的任免工作安排。其涵盖的内容丰富多样，除了干部最基本的个人信息外，还包括对干部的思想品质的评价、日常工作中的表现情况、具体的奖惩情况等等，具有一定的客观性和真实性。与此同时，它也是学校对干部进行考察、评价和选用的信息基础。随着教育制度的不断改革，各高职院校也对干部人事档案的管理工作越来越重视，有效提高其管理水平，不仅是加强校内管理的有力法宝，更是提升学校内在竞争力的有效手段。然而，在各高职院校中，人事档案管理工作并不尽如人意，仍然存在很多的不足之处，除了在管理思想上存在偏差外，管理手段及其他服务功能也存在很多的缺陷。所以，从其面临的基本问题出发，加强对档案的管理和利用已经显得刻不容缓，这是新时期的要求，也是教育制度不断改革下的必然趋势。以下是对其加强措施的详细介绍。

一、遵循管理原则，强化管理意识

对于干部人事档案，必须要遵循最基本的管理原则。首先，有关其信息记录必须是真实准确的。应该杜绝“伪造型”档案、“无据型”档案、“隐瞒型”档案等的产生，即对于一些无中生有、胡乱捏造和故意隐瞒不利信息的行为做到及时发现并强烈制止。在管理过程中，我们总是会发现一些年龄、学历与实际不符的情况，一些干部人员为了自身利益，想要加薪或升职等，便故意对档案进行涂改，弄虚作假，严重违背了档案真实性这一原则，大大影响了对其综合能力的正确判断，使得学校在选拨干部时进度迟缓，造成一定的阻碍。同时，档案应遵循准确性这一原则，确保其可靠性，增强其权威力，使得管理人员、干部人员都能更好地规范自身行为，有效减少弄虚作假的情况发生。所以，在档案进行归档的全过程中，都必须做好监督检查工作。在收集档案材料时，要依照基本原则，进行认真核实，做好事先调查，确保信息无误。在材料整合管理时，应该选派专业化的管理人员，尽量避免干部人员与档案进行直接接触。只有立足于基本原则，才能为后续工作奠定良好的基础。此外，管理思想必须做到及时更新，这就要求管理人员的思想素质必须得以提高，只有从思想上得以改变，才能使管理工作更加科学高效。高职院校应该适时地开展一些管理知识讲座，强化管理人员的管理意识，提高他们的专业水平。同时，要开展思想道德教育工作，让管理人员明确人事档案管理的重要性，提高他们对这一工作的自豪感，使工作人员提高工作热情，还可以适当开展一些校内团体活动，培养他们的团结协作能力，使其在工作中能够更加高效地配合，从而加快工作进度，加强管理人员的综合素质，从而提高管理和利用人事档案的效率。

二、做好保密工作，确定开放界限

在一定范围内，人事档案要做到及时开放，以便更好地发挥作用，同时要做好保密工作，它们二者之间相互矛盾，却又互相统一。就管理人员来说，对于人事档案的开放界限，要异常明确，对其开放范围要做到全面掌握。通常情况下，其开放界限主要由利用对象和利用目的决定。比如，对党政领导而言，开放界限可以适度放宽，而对非党政领导，就要严格控制其界限;对于业务管理部门可以适度放宽，对其他人员要从严;对于已经形成文件材料的单位或者是个体，可以依据实际情况考虑加宽开放范围，反之要严格对待。就开放方面来说，要从实际情况出发，做到明确划分，从而使档案管理工作更加有计划性和组织性。在保密方面，可以制定相关的管理制度，从而加强其管理。应制定一套完整的查阅制度，将查阅过程中应该遵循的各项细则及时归入到制度当中去，从而使查阅流程更加规范。比如，档案利用者要对某一档案进行查阅时，必须要出示相关的证件证明，与此同时还要将查阅内容加以告知，对于未经同意的材料，不可以随意摘抄和复制。此外，对于工作人员，应该制定岗位责任制，把档案管理职责落实到每一个人的身上。严格规范工作人员的行为，强化他们的责任意识，对于档案材料中可以公布的和不能公布的，要做到严格区分，对于能看的和不能看的要做到正确衡量，努力保证档案的机密性，将奖惩制度归到岗位责任制中去，对于玩忽职守的工作人员要做到及时惩处，对于使机密受损的工作人员，也要有相应的处理，从而提高制度的严肃性，使全体工作人员在制度的约束下能够更加尽心尽责，提高法律意识和责任感。

三、提升服务质量，扩大利用空间

管理档案归根结底是对其包含的信息加以利用，从而更好地为学校、为社会服务，所以应该对其原有的服务范围进行扩充，从而提高服务质量，使人事档案的利用率得以提高。首先，在服务目标的确定上，应该以为高职院校改革服务为终极目标。其次，在建立档案的信息库时，要把“干档”软件规定的档案内容详细录入相应数据库外，还应该依据不同的档案内容对纸质档案进行整理分类，使利用者无论是在提取电子信息或查阅纸质档案时更加方便。最后，应根据实际情况扩大服务的范围，具体包括服务领域、服务对象等等，使人事档案能够被更多的人利用，提高档案的利用率，同时对于不同阶段的服务情况，都要做好相应的记录，从而使档案评估工作更加客观，在之后的干部人事任免中，能够做到更加公平公正。另外，管理人员在提供档案服务的同时，要学会将“死”的档案信息转化为“活”的内容，即充分发挥服务的灵活性，可以通过引伸的方法对档案信息进行深度挖掘，从而使利用者在提取档案时可以了解档案中隐藏的其他有价值信息。服务应谦和、友善、有耐心，严格规范每一个步骤和每一个环节，最大程度地提高档案的服务质量，使档案资源能够被充分利用。

四、利用计算机网络技术，实现信息化管理

当今时代是一个信息爆炸时代，各国之间的交流日益频繁，整个世界逐渐形成一个“地球村”，各类信息实现了全球共享，这与先进的科学技术密切相关。在近几年的发展过程中，我国的科技水平也得到了一定的提高，各种网络科技相继走进人们的生活，丰富了人们的生活方式，使人们的生活和工作更加方便快捷。其中，计算机设备的应用领域最为广泛。各高职院校在对人事档案进行管理时，也应该学会充分利用现代科技资源，从而提高管理效率。首先，学校应该加大资金投入，提高对计算机设备的购买力度，使校内的计算机设备更加齐全，从而方便学校对干部档案人事进行管理。对于一些经济条件相对困难的高职院校，可以向国家政府或相关部门申请资金支持，从而有效解决这一物质问题。通过借助计算机的辅助功能，档案管理可以实现人工管理到信息管理的转化，不仅能够大大节省人力和物力，还能提高档案管理的科学性和准确性。利用者在进行档案查询时，可以进行自主查询，不需要时刻由管理工作者进行操作，不仅大大节省了查询时间，还有效减轻了管理工作者的工作量。此外，学校在实现信息化管理的同时，还应该制定相应的信息管理制度来对管理工作进行约束，除了确保信息环境的文明与安全之外，还需培养一批专业的计算机技术人才，在日常工作时，要对技术人才进行定期的培训，除了提高他们的专业技术能力之外，还要注重培养他们的综合素质，使其综合能力得到提高，从而充分发挥计算机设备的利用效果，为实现信息化管理做好充足的准备。

高职院校干部人事档案的管理与利用处于刚刚兴起的阶段，面临很大的挑战。通过深度探讨，我们不难发现，只要不断创新思想，加强制度管理，充分融入现代科技，一定能够使档案管理工作迎难而上，取得期待中的成绩。我们有理由相信，在各校领导和工作人员的共同努力下，档案管理与利用定能取得共同进步，在其基础上，我国的高职院校教育事业也定能创造出新的辉煌！

参考文献：

[1]陈蓉蓉，郑家安，罗迎芬.从学历学位清查中谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2012，10（04）：882-883.

[2]陈国英，张家兵，田佳欣.高校人事档案管理中存在的问题与对策[J].绍兴文理学院学报，2011，22（54）：992-993.

[3]刘智勇，郑谷傲，王天都.高职院校开展哲学社会科学研究工作的思考[J].广州番禺职业技术学院学报，2013，20（33）：772-773.

（责任编辑 冯 璐）