构建综合信息管理平台，推进内部控制管理

陈建飞

当前，信息化平台是一个单位日常工作管理的重要于段，结合广播电视行业的实际，莆田市广播电视中心2014年建成综合办公管理系统，进一步推进单位内控工作，把财务活动嵌入到日常管理工作当中，该系统由办公管理、资产管理、广告管理、绩效考评四大模块组成。本文将在分析内部控制的基础上，阐述莆田市广播电视中心的综合办公管理系统。

一、何为内部控制

内部控制是某一企业在保证会计记录和诠释的信息可靠和保障其资产的安全的基础上，为确保企业经营活动正常运转，实现其发展目标而在企业内部采取的一系列自我协调、自我约束、规划发展、评价反馈和有效调整等措施的总称。因此，内部控制是在企业内部建立起来的一套相互约束、相互促进的制度，它的真正目标是完善企业的经营管理模式，以提升其经济效益。随着市场经济迅速发展，竞争越来越激烈，内部控制在企业发展过程中起着越来越重要的作用。

一般而言，内部控制由五大部分组成：控制内部环境、开展风险评估、控制可控活动、有效信息与沟通、有效监控。

在坚持内部控制的过程中一定要坚持内部制度的设计原则：第一，政策性原则，任何企业的内部控制都应该严格按照国家的相关法律和国家会计制度，并在结合自身特点的基础上开展。第二，有效性原则，内部控制制度是为了完善企业内部管理，实现企业目标，因此每一项内部控制的措施都应该有效，切实改善企业内部的工作环境，提高员工的工作效率。第三，严格执行企业中的账日、钱财、实物分开管理的原则，让每一项财务支出都严格按照特定的程序办理，让更多的人经于这笔钱，让经于人共同担负责任，有效防止资金流失，保证财产安全。

通过采取有效的内部控制可以实现以下目标：首先，确保企业的财务报告真实可靠；其次，在一定程度上有效提高企业内部的经营管理效率与经营效果，提高经济效益；最后，保证企业的一切经营行为都符合国家的法律法规，确保企业又好又快发展。

二、综合办公系统的四大模块

1.办公管理

主要功能由公文处理、经费审批、项目预（决）算审批及考勤管理组成。通过该模块，把单位经济活动与公务管理相嵌在一起，起到经费开支“事前有审批、事中有监控、事后有检查”和“三重一大”事项必须实行集体联签的作用，为加强财务监控提供可靠保障。同时，把行政管理综合在一起，实现考勤管理、公文处理、协会办公、车辆管理、人力资源管理办公自动化。采用工作流的概念，使内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为单位管理和决策提供科学的依据。

2.资产管理

主要功能由同定资产、耗材耗品两大模块组成。其中：同定资产具有采购审批、资产转移、资产报废、计提折旧、维修审批、进出库审批功能；耗材耗品具有采购审批、入库管理、领用管理、库存管理功能。采购审批严格按照国有资产采购管理规定和政府采购管理办法，设定审批权限，既不能越级审批，也不能一人审批，确保物资采购公开透明。同定资产管理结合条形码技术，赋予每个实物一张唯一的条码资产标签，从资产购人开始到资产退出的整个生命周期，能针对资产实物进行全程跟踪管理。解决了资产管理中帐、卡、物不符，资产不明设备不清，闲置浪费、虚增资产和资产流失问题。为资产管理工作提供全方位、可靠、高效的动态数据与决策依据，实现资产管理工作的信息化、规范化与标准化管理，全面提升企事业资产管理工作的工作效率与管理水平。使资产管理变得轻松、准确，快捷和全面。

3.广告管理

主要功能由合同管理、开票到款、广告监播组成。合同管理功能实现了广告价格管理、客户管理、合同签订与合同审批目的，环环相扣，合同价款严格按照广告价格清单执行，赋予广告经营者一定折扣权限，以适应广告市场；又实行限低政策，低工规定的广告价款，实行集体联签制度，确保了广告经营既灵活又不违规，既保护了广告经营者不违规经营，又保障了单位利益。开票到款功能实现了合同价款、合同开票与合同到款“三位一体”的管理功能，任意调用一份合同就能清楚地了解该合同开票时间、票据号码、发票金额及到款时间、到款金额，监督合同履行全过程。广告监播功能实现了每天通过广告合同播出明细自动编排广告播出串联单，防止漏播、偷播等违规违纪现象，起到了较好的广告播出监督作用。

4.绩效考评

主要包括考评系统和绩效发放两大功能模块。其中：考评系统由考评项目、评分项目、考评监控组成，实现了对各部门负责人的月度考评自动化，考评系统根据各被考评人提供的相关考评资料，由评委通过系统对各部门负责人进行电子评分，考评过程保密级别高，保证各评委公平、公正评分，从而促进了中心考评工作顺利进行。绩效发放采取统一的模式，根据考评结果，核定各考評部门的绩效基数，由人事部门根据考评结果统一核定，结合部门核定的总分数确保部门绩效工作总额；部门编制绩效工资时，坚持两低工编制原则即部门绩效工资总额不能高工核定总额，也不能高工部门考评分值，切实做到绩效工资与工作情况紧密挂钩，极大调动了各部门工作积极性。

该软件设计与实际工作紧密结合，操作性强，适用性高，灵活性好，为综合办公和财务监督起到了积极的作用，把财务管理嵌入到日常工作当中，内部控制工作得以有效落实。实现了中心与各县（区）部门网络办公，提高了工作效率，减少了人力成本，各项办公规范化、白动化、流程化。减少了人工十预，审批工作程序化。加大了财务监管力度，财务管理贯穿创收活动、经费开支全过程，为增收节支起到了很好的监督作用。