工程类企业档案管理探讨

程娟　江月　秦诗艺

摘 要：目前我国工程类企业[1]在现代化建设中的作用越来越重要，它们所经营的工程项目的档案管理工作也越来越受到重视，因为档案的管理反映了每个阶段工程的质量和水平。然而，目前工程类企业的档案管理无论是在管理制度还是人员配置或者技术方面都多多少少的存在问题。本文探讨如何解决这些问题。我们可以试着从建立档案管理文化、规范填写要求以及加强档案管理人员的培养等各个方面入手。

关键词：工程类企业；档案管理；方法；探讨

1 档案的相关理论

（一）档案的内容

企业档案的内容是档案内所记载的企业相关事物的状态和表征，例如企业的发展历程，企业的资产状况，收益状况，企业人事部资料等等。档案的内容是企业中真实的文字或者图片或者录像等真实记录在经过某种提炼以及处理的信息。

（二）档案的规范要求

档案需要依法收录到企业，并且进行妥善保管，符合企业的档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

（三）档案的分类

档案更具不容的分类方法可以分为好多类，单根据档案内容性质即可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。上面所述的每种档案，又可以进行更为具体的细分。由于人们从事的专业不同，对档案的需求都有专指性，这种划分对人们从不同角度检索利用档案有意义。

2 工程类企业档案管理现状

传统的工程类企业的档案管理上存在一些问题。表现一，工文档收集不全，达不到成套性要求。众所周知，工程类企业档案的成套性是工程档案工作的基础，它不仅反映工程的结构安全和使用功能是否符合设计要求，还能反映工程验收是否符合条件。表现二，文件归档混乱。我们都知道，一般工程类企业的项目工程量很大，每个单位都虽然有自己的归档范围，但是个体之间都是息息相关的，整体缺一不可。某单位认为无价值的文件，可能对另一单位来说却是极为重要的，所以文件归档范围急需明确，以防重要文件的遗失。表现三，对档案信息资源的开发利用不足。工程类企业的档案十分繁杂，其中出文字之外，还有图标以及图纸等文件信息，这些文件信都至关重要，存在非常大的利用价值。从目前的情况来看，工程类企业对档案的挖掘利用不足，不能实现这些文档的价值。最后一点就是档案内容失真。记录档案的根本目的在于记录真实的过程，然而现在很多工程类企业的档案存在填写不规范，施工和记录脱离、验收与签字不符合的情况，导致档案内容存在不准确的现象。

3 工程类企业档案管理问题的原因分析

（一）档案管理人员方面的原因

工程类企业的档案管理人员一般来说素质偏低，从专业院校毕业的专业人才十分紧缺。再加上岗位上的管理人员工作流动性比较大，经常调换岗位，或者部分管理人员没有发现和意识到管理工作的重要性，从而产生怠慢和消极的情绪，辞职离职现象也比较常见，这就导致这些档案没有专职的长期的管理人员，不同资料分别交予不同部门的人员来进行保管，常常出现需要某些档案材料的时候，管理人员难以在短时间内准确找到，这样长此以往，不仅浪费时间还给企业带来难以估计的损失。

（二）企业管理者缺乏重视

由于企业的档案部门一直都被认为是企业的边缘部门，几乎没有企业愿意高薪聘请专业的档案管理工作人员，所以这就导致档案管理工作发展进度迟缓。再加上，工程类企业对档案的管理理念十分淡薄，因为他们并没有了解到档案的管理工作对整个企业生产的重要作用和意义，他们仅仅认为档案管理不会给企業带来经济效益，所以对这项工作仅仅局限于不丢失的状态。得不到企业管理者的重视，企业的档案管理工作就会发展缓慢或停滞。

（三）与现代网络信息技术脱轨

现在社会是网络时代，网络信息技术遍布每个角落，然而工程类企业档案虽然是企业十分宝贵的资源之一，然而现在几乎全部的档案管理工作还是手工操作，工作效率低，对于后期的数据查询和分析都十分的不方便，缺乏网络信息技术的应用，这与信息时代的发展要求格格不入。工程类企业档案管理的信息技术的开发和应用已经十分迫切，这种与现代化网络信息技术脱轨的现象应早日解决，以提高档案管理工作的效率。

4 档案管理的建议和策略

（一）规范档案填写

工程项目档案工作能否做到准确与工程文档填写的基本要求及其责任是否明确直接相关。档案是否完整是档案价值能够充分实现的前提条件。由于建筑行业的施工是一项长期、繁杂的过程，也是形成工程文件、档案种类最多、数量最大的重要时期。工程项目文档的管理必须明确各自的责任划分，严格审核工作开展情况。

（二）建立档案管理文化

建立档案管理文化要创造良好的工作氛围，明确规定各个岗位的分工和职责，建立健全激励约束考核机制，让档案管理工作者提升自我工作能力。要更加重视档案价值的挖掘，定期和不定期地召开档案管理会议力求完善现有管理制度和文化的不足之处。加大档案价值的宣传力度，开设培训班，对单位个人及档案管理人员宣传基建工程档案，让整个企业从上到下的开始注重档案管理工作。与此同时，要更加重视和积极的探索如何利用现代网络信息技术，以便让档案管理工作更好更快地发展。通过各方面的努力，来切实提高档案管理人员和工程类企业以及社会大众对档案价值的深刻认识。

（三）对档案管理人员进行素质提升

人才是一切工作的根本，所以档案管理工作也一样。档案管理工作的好坏核心在于人才培养的成功与否。由于大部分文档管理工作持质量低以及续性差，主要原因在于档案管理人员人手不够和在职人员的素质偏低。加强档案管理工作人员的培养和定期进行文档管理培训以及考核，才能够大力度的提高档案管理工作人员的综合素质，培养符合工程文件、档案管理要求的复合型人才。除此之外，还应设置专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，明确每个档案工作者的工作责任，确立责任制。只有建立系统规范的档案管理制度，才能保证档案的规范管理和充分有效的利用。

（四）加速档案网络信息技术建设

大力推行对缩微档案磁介质档案，电子文件档案在工程档案中运用）目前，国外的多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于日前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定，电子文件光盘存储，归档与档案管理要求，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理一个发展方向）近几年，一些建筑公司也开始对照片档案，录像档案以及纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，大大提高了档案管理工作的效率。

参考文献

[1] 于晓庆.企业事业单位档案管理基础[M].内蒙古人民出版社.2001.6.

[2] 百度百科.工程类企业，http：//baike.baidu.com/link？url.

[3] 李培建.浅谈新时期如何做好建筑工程档案的管理控制[J].城建档案，2003（3）.

[4] 侯建亚.加强重点建设工程档案管理之我见[J].档案学通讯，2001（6）.

[5] 潘玉民.档案学若干问题研究[M].香港同泽出版社，2012.