医院综合档案管理的现状与对策分析

王俊平

摘 要：作为重要的信息资源，综合档案在医院管理工作发挥着重要的基础性作用。在当前的医药卫生体制改革以及医疗卫生资源调整的发展背景下，医院综合档案资源的作用更是不可或缺。本文针对医院综合档案管理工作的现状进行分析，并针对问题提出对策，以促进医院综合档案的科学管理，更好地发挥档案资源的作用。

关键词：医院综合档案；卫生行业；档案工作

随着经济社会的进步、档案资源作用的逐步显现等客观因素的推动，医院综合档案管理工作作为一项基础的综合管理工作，已经引起了档案界和医疗卫生机构的关注，现状在逐步改善。但是从整体来看，在以提供医疗技术服务为主的医院管理工作中，综合档案管理的仍然存在一些问题。

1 存在问题

医院综合档案管理工作中存在的问题既涉及档案库房、设备等硬件设施，也存在于管理人员队伍建设、制度建设、档案资源的开发利用等方面。综合来看，具体主要有以下几点。

1.1 机构设置不健全，人员配备不到位

目前，医院的综合档案管理以医院办公室管理的模式为主，办公室下设综合档案室为二级科室或由办公室人员兼管综合档案工作。同时，由于受到编制控制等多种因素的影响，公立医院档案管理人员缺编，导致综合档案管理人员通常身兼多职，档案管理在诸多工作任务中，只能往后排的现象屡见不鲜。在一些三甲医院中，还存在着没有综合档案室，档案人员的配备与单位规模不匹配等现象，导致基础的档案管理工作都难以完成，更是严重影响了档案资源的开发利用。这些基础工作的不到位都一定程度上影响了国家医疗卫生体制改革和卫生资源的调整

1.2 硬件设施不完善

按照《档案法》等相关管理规定，对档案管理环境提出了明确的要求。但是现实条件中，许多医院的综合档案室并未实现“三分开”、具备“八防”措施等基本要求，许多珍贵的档案得不到合理的保存，甚至造成严重损失。由于空间不足等原因，医院的综合档案较多的仍采用铁皮柜存放档案，使用密集架这类的存放载体也受到限制，一定程度上阻碍对档案资源的有效管理和利用。此外，计算机等现代化的配套设施不完善，影响了档案的数字化管理，以及档案资源的共享利用。

1.3 管理制度不健全

当前国家提出了全面依法治国的战略部署，档案管理制度是档案管理的依据，也是综合档案管理工作的基础保障。但就目前医院综合档案管理的现状来看，许多医院并未参照国家标准和规范制定相应的管理制度。例如，在综合档案归档范围、鉴定标准、归档时间等方面沒有设定明确标准，在档案借阅方面未能与档案保密工作等相结合，导致在实际的档案管理工作缺乏规范性和科学性，档案资料得不到统一管理，甚至重要的科研档案、财务档案等专业档案散放丢失，得不到应有的保护，甚至管理责任上出现推诿等现象。

1.4 开发利用不充分

“备以查考性”是档案的基本属性之一。但是，在医院的综合档案管理工作中，相关人员对档案资源的利用意识不强，往往由于借阅流程复杂等原因忽视了对原始资料的利用。同时，在档案管理工作人员中，也存在着重保管轻利用的观念，缺乏开发档案资源的主动意识，以及档案编研、参考咨询服务等专业素养，导致医院的综合档案资源未能充分地发挥价值，服务于医院的各项管理工作。

2 对策分析

医院综合档案管理中存在的问题受到社会档案意识、卫生行业政策等多方面影响，例如在医院等级评审标准中，尚未从宏观管理考核层面对医院的综合档案管理工作进行督查推动，将医院综合档案室建设列为考核标准。但是目前的各个医院参差不齐的管理现状也反映出，单位的管理部署以及人员队伍的管理水平，对医院的综合档案管理工作影响才是决定性的。针对医院综合档案管理工作中普遍存在的问题，提出以下对策。

2.1 全方位强化档案工作，全面提高档案意识

首先，作为医院各项管理工作的决策和督促者，医院领导要提高对综合档案管理工作的重视程度，明确综合档案管理工作分管领导，从管理体制上健全和重视，将档案管理工作纳入医院的日常管理、绩效考核工作等工作中，改变医院综合档案管理工作“边缘化”的状态。其次，提高全院人员的档案意识，在全院开展档案展览、档案主题日等宣传教育活动，使各部门人员意识到档案资源的重要价值，将对档案的收集等各方面具有推动作用。第三，综合档案管理人员要提高自身的档案意识，摒弃“守摊儿”等落后思想，从历史的角度、用发展的眼光，增强对档案管理工作的荣誉感和责任心，起到良好的带动作用。

2.2 完善制度标准，强化对综合档案管理的考核监督

在全面推进依法治国的形势下，建立和完善档案管理的制度法规、管理标准，实现“依法治档”势在必行，要让档案管理工作有章可循，有法可依。在全面推进医药卫生体制改革的背景下，医院的综合档案管理工作迎来了新的发展契机，以《档案法》和国家《卫生档案管理暂行规定》等档案行业的法律法规为基础，结合卫生档案的特点，建立卫生行业的档案管理标准，将全面推进卫生档案资源的管理和开发利用水平，为医院综合档案的信息化建设以及资源共享奠定基础。同时，医院要根据发展规模、管理体制等具体情况，制定具体的档案管理制度，避免形成制度漏洞。

在完善制度的前提下，要将制度的执行与落实列入考核。在医院等级评审、绩效考核等工作中，将医院的综合档案管理工作列入考核指标，对制度的落实和开展工作形成硬约束。在医院的各类绩效考核工作中，将各部门的归档情况等列入考核指标，与各项业务工作同部署、同检查、同考核，强化全院对档案的重视程度，为综合档案管理工作的开展形成良好的氛围。

2.3 加强教育培训，提高档案管理人员队伍的整体水平

医院综合档案管理人员队伍普遍存在专业知识、专业素养参差不齐的现象，直接影响综合档案的管理水平。提高档案管理人员队伍的整体水平，一方面要加强档案行业管理，强化对档案管理人员继续教育和岗位培训要求，将继续教育等列入职称晋升、年度考核等工作中；丰富继续教育的内容，从档案管理基础知识、专业知识、新技术新应用、科学研究、职业道德等各方面设计继续教育课程内容，拓展档案管理人员的视野，拓宽思路，也为档案管理人员提升自身素质提供途径。

另一方面，提高对档案专业人员的重视程度，严格执行档案管理人员准入制度和资质审核，将有专业知识、热衷档案事业的档案学专业人员吸收到档案人员管理队伍，重视医院对档案学等通用专业技术岗位的人员引进工作，鼓励档案管理人员参加档案及相关专业的学历教育，整体上提升档案管理人员的专业化水平。同时，对档案管理人员职称晋升、相关待遇、职业发展等提供保障，调动档案管理人员的积极性。

2.4 强化档案信息化建设，充分发挥档案资源的作用

在大数据时代，信息资源的作用日益明显，医院的综合档案记载了大量的原始信息，对于医院的传承、文化、医疗服务等各方面都具有重要借鉴和指导作用，同时，加强档案信息化建设，推进文档一体化、归档双轨制，也将促进医院的办公自动化和整体信息化水平。实现档案的信息化管理，要推进档案信息的数字化、网络化，促进档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，最终实现档案信息高度共享。需要注意的是，在档案信息化的过程中，要推进某一区域的卫生行业内的统一医院综合档案管理信息化平台建设，制定行业内的统一标准，避免各自为政，影响档案信息资源的共享；要注意网络安全和计算机系统运行安全，及时备份档案信息，采取安全加密、安装防火墙和杀毒软件等措施，保障档案信息的安全。