信息化时代房地产登记档案管理水平提升的有效路径思考

摘 要：随着信息社会的到来，房地产登记档案管理也呈现出了新的特点。本文将结合房地产登记档案管理的自身规律，联系工作实际，阐述房地产登记档案管理中发现的问题和隐忧，以及关于如何提升当前房地产登记档案管理水平的几点思考。

关键词：房地产；登记；档案；管理

房地产登记档案是房地产登记机构在房地产登记过程中形成的有保存价值的历史记录，是房地产登记工作的真实记载和重要依据。房地产档案信息资源是区域、国家乃至全球信息的一个重要组成部分，而且信息量与日俱增，利用频率不断提高，利用范围和对象逐步扩大，要充分发挥其利用价值，必须提升档案管理水平以使其与社会发展水平相适应。

1 当前的房地产登记档案的管理呈现出如下特点

（一）房地产登记档案的信息化管理已基本实现。

《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化，推动馆藏档案的数字和数据库建设。房产档案管理作为档案管理的一部分，与时俱进地走信息化发展的道路，既是科技发展的要求，也是社会需求的反映。随着近年的持续投入和建设，房地产登记档案信息化管理在全国大中城市已基本实现。

（二）纸质档案管理和电子档案管理并重。

传统的电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。而现在的登记电子档案，其内容包括了档案目录数据文件，登记信息数据文件以及纸质档案的数字化加工处理成果。电子档案与电子登记簿形成对应关联关系，极其方便查询利用。但是从凭证作用和存储性能的安全、稳定的角度来说，纸质档案还是更胜一筹。在权利审核和排解权利纠纷时，或遇到图像质量差的情况信下，或者在需要调阅较为久远的档案信息时，都需要查阅纸质档案。因此，纸质档案的管理普遍为各单位所重视。

（三）房地产档案的信息特性进一步凸显。

房地产的权利状况和自然状况具有极强的动态性，档案信息必须及时有效地记录变更情况。以电子登记簿为核心的登记档案的登记事项的记载时点可以精确到秒，查询时点亦可精确到秒，这就为精确查询利用房地产档案信息提供了途径。例如，限购背景之下，有些城市要求购房者开具在其户口所在地的无房证明，这其实是根据姓名和身份证号码为条件查询个人名下房产信息的结果。另外，电子登记簿加载的信息越来越全面，例如，业务受理窗口配备摄像头，在面见申请人时给登记申请人采集头像，作为电子档案存储，在必要的时候可以作为证据，这些都是在档案信息化之前无法做到的。

2 房地产档案管理中存在的问题和隐忧

（一）由于房地产行业的飞速发展，导致房地产登记档案数量激增。

这带来两个问题，一是档案库容压力大。房地产档案一般要求永久保存，少部分列入销毁范围的登记档案也需要库房存放周转，档案库房日趋紧张。二是与电子档案相比，纸质档案的管理显得滞后。因为档案资料从移交到房地产档案的有序化中间还有好几个环节：装订、编目、数据关联、上架，在实纸质档案上架之前，无法从堆积的资料中找到。

（二）档案数据杂乱。

这有人为的原因，也有历史的原因。主要体现在：第一、姓名。单字的姓名在录入的时候，中间常多输入一个空格，后期查询时，就可能查不到相匹配的信息。第二、证件信息。证件除身份证外，还有军官证、士兵证、文职人员证和护照，军官证、士兵证和文职人员证的编号并非终身不变，自2004年前后军人开始办理身份证至今，有人既拥有身份证还拥有军官证；而护照种类繁多，对护照真伪的鉴别远不及身份证普及，导致在查验身份信息时，无法确定其唯一有效性，这使得查询结果的真实性存疑。第三、房屋坐落信息不统一。第四、图像质量不高。尤其是年代较久远的档案，调取出来的数字化图像上的黑点、黑线、黑边较多，难以辨认。

（三）信息系统还有不完善的地方。

主要是信息数据的更新滞后于权属变化，信息更新不及时。有时会出现业务流程已走完，但登记簿上的信息仍是原产权人的信息的情况，如此一来，登记簿上的信息未必能真实反映房屋的权属状况。还有，目前市民的住房情况查询，只能查到已办理权属登记的有证房屋和已备案的预售商品房的信息，商品房预售备案登记是2005年才开始实行的，如果在此之前购买了商品房且又没有办理房产登记，就查询不到相关信息，这也是与事实不符的。

3 关于房地产档案管理水平提升的有效路径的几点思考

《物权法》第十六条规定，“不动产登记簿由登记机构管理”，《房屋登记办法》第二十八条规定，“房屋登记机构应当将房屋登记资料及时归档并妥善管理”。因此，做好房地产登记档案的管理是对房地产登记机构的一项基本要求。房地产登记档案管理中出现的问题应当引起房地产登记机构管理者的重视，积极争取政府部门的支持，从可操作的层面入手提升档案管理水平。

一是要加大投入，为档案配备符合国家标准满足社会发展需要的库房，为日益增长的档案预备空间。这包括为纸质档案准备的库房和为电子档案预备的储存空间。出于信息安全考虑，电子档案离线备份的介质有磁带、光盘和移动硬盘，相对纸质档案，电子档案要求的保管条件更为苛刻。要管理好登记档案，首先要有合格的可扩充的保管实物档案的空间。

二是要探寻更有效率的工作方式，使纸质档案的管理更高效。房地产档案的编号方法也要适时调整改进，有的城市习惯采用分丘编号法，这种编号法的优点是上下手档案集中，不用登录系统就可知道档案的存放位置；缺点就是档案存放不均匀，空间闲置，而且档案全依赖人工管理，效率低，出错几率大。如果改为流水编号法，将会极大地提高工作效率，充分利用库房。

三是要制定信息著录的标准，增强业务人员的档案意识，从源头把控档案质量。姓名、证件号码、房屋坐落、其他信息等条目必须有统一的标准；在录入信息、扫描资料的过程中，多一分认真细致，确保信息准确无误，图像质量良好。

四是要加强对工作人员的培训。房地产登记是一项跨学科、专业性、技术性较强的工作，房产档案管理人员也应具有较全面的知识结构以及扎实的专业技能和敏锐的信息意识、良好的信息道德。

五是要加强信息系统的建设，做好新旧系统的衔接工作，在实际应用中不断地发现问题，不断地完善更新，确保登记簿上记载的信息真实反映房屋的真实状况。

参考文献

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作者简介

马莹（1984年—），女，陕西西安人，西安市房屋产权产籍管理中心，助理馆员，大学本科学历，研究方向：档案信息化。endprint